Obieg faktur

Struktura aplikacji Obieg faktur #

Aplikacja Ready_™ obieg faktur zakupu składa się z 6 zakładek:

WPROWADZANIE – miejsce wprowadzania faktury do systemu i OCRowanie
REJESTRACJA – dokumenty wprowadzone do systemu ale nie przekazane do opisu
W OBIEGU – faktury, które są w trakcie obiegu
ZAKOŃCZONE – faktury o statusie zakończone
WSZYSTKIE – wszystkie faktury, niezależnie w  jakim statusie się znajdują
PROFORMY – zarejestrowane proformy

w górnej części modułu znajdują się przyciski:

  1. Zmień typ dokumentu – zmienia typ dokumentu księgowego
  2. Sprawdź podatnika – sprawdza wybranej faktury podatnika i konto bankowe z białą listą
  3. Biała lista – historią weryfikacji faktur
  4. Analizy kosztów – daje możliwość analizowania faktur od strony kosztów
  5. Export XLS – eksportowanie widocznych faktur do formatu XLS
  6. Odśwież – odświeża widok
  7. Filtr daty wpływu – filtr zawsze włączony i pokazuje faktury z wybranego miesiąca (domyślnie bieżącego miesiąca)
  8. Kolumny – widoczne kolumny można włączać lub wyłączać klikając prawym klawiszem myszy na nazwę kolumny
  9. Filtry – pokaż/ukryj filtry
  10. Szukaj – szuka faktur po wpisanych frazach

Przebieg procesu obiegu faktury #

Rejestracja – wprowadzenie faktury do obiegu faktur #

Obieg faktury rozpoczynamy od dodania skanu faktury w PDF poprzez przeciągnięcie pliku do okna modułu rozpoczynając się proces rozpoznawania danych na fakturze.

Pracownik weryfikuje dane na fakturze z odczytanymi danymi wybiera Typ dokumentu czy jest to Faktura kosztowa czy Korekta

Pole Sprzedawca
Jeśli na fakturze znajduje się kontrahent, który nie znajduje się w bazie klientów w systemie Ready_™ to dane zostaną automatycznie pobrany z bazy GUS i utworzona kartoteka dla nowego Klienta. Pole Sprzedawca może pozostać również puste, jeśli na fakturze nie było informacji o NIP-ie, lub NIP nie został rozpoznany i w bazie GUS, może to być też kontrahent zagraniczny, które dane nie są możliwe do odczytania w bazie GUS.

Pole Nabywca
Nasz firma uzupełniana jest automatycznie.

Pole Data wystawienia
Data zaczytywana jest z pliku .pdf, jeśli pole zostanie uzupełnione błędną datą możemy ją zmienić klikając w pole Data wystawienia, a następnie wskazać w kalendarzu prawidłowy termin.

Pole Data sprzedaży
Data zaczytywana jest z pliku .pdf, jeśli pole zostanie uzupełnione błędną datą możemy ją zmienić klikając w pole Data sprzedaży, a następnie wskazać w kalendarzu prawidłowy termin.

Pole Numer
Numery rejestrowanych faktur od tego samego kontrahenta w tym samym roku nie mogą się powtarzać. Po kliknięciu przycisku UTWÓRZ FAKTURĘ, użytkownik odpowiedzialny za rejestrację otrzymuje komunikat z informacją, że faktura o wskazanym numerze została już wprowadzona do systemu, co oznacza, że rejestracja faktury o tym samym numerze jest niemożliwa.

Pole Wartość netto
Kwota netto zaczytywana jest ze skanu faktury. W przypadku błędnej informacji lub pustego pola, możemy taką informację uzupełnić ręcznie.

Pole Kwota VAT
Kwota VAT zaczytywana jest ze skanu faktury. W przypadku błędnej informacji lub pustego pola, możemy taką informację uzupełnić ręcznie.

Pole Wartość brutto
Kwota brutto zaczytywana jest ze skanu faktury. W przypadku błędnej informacji lub pustego pola, możemy taką informację uzupełnić ręcznie.

Pole Waluta
Waluta jest uzupełniana automatycznie na podstawie informacji pobranych ze skanu faktury. Pole Waluta jest polem słownikowym, dlatego w przypadku, gdy informacja w tym miejscu jest inna to z listy dostępnych walut możemy wskazać tą, która znajduje się na fakturze.

Pole Forma płatności
W polu Forma płatności możemy z listy wybrać sposób płatności za fakturę. Pole jest słownikiem, dlatego jeśli na liście płatności nie posiadamy sposobu płatności, który występuje na wprowadzanej fakturze to możemy taką informację wprowadzić klikając przycisk plusika obok pola Forma płatności lub w Ustawieniach aplikacji. Po kliknięciu wygenerowane zostanie okno – Forma płatności, w którym uzupełniamy wszystkie informacje. Jeśli w formie płatności chcemy wprowadzić przelew do kilku dni, np. przelew do 7 dni to w polu Płatne do dnia uzupełniamy informację o liczbie dni, uzupełnienie informacji w tym miejscu pozwoli na automatycznie przeliczenie terminu płatności po wskazaniu formy płatności.

Pole Termin
Informacja w polu Termin pobiera informację o terminie płatności, jeśli jednak pole zostanie błędnie uzupełnione to klikając w pole Termin możemy wskazać poprawną datę z kalendarza.

Pole Konto bankowe
Informacja o koncie bankowym jest pobierana automatycznie z dokumentu faktury i wprowadzane do kartoteki Sprzedawcy.

Przycisk – UTWÓRZ FAKTURĘ  zapisuje informacje i tworzy dokument w systemie

Faktura otworzy się do dalszego procesowania.

Okno faktury zawiera menu zawierające przyciski

  1. Zapisz – zapisuje zmiany wprowadzone w zakładce szczegóły i po dodaniu załącznika
  2. Uprawnienia – informacja o obecnych uprawnieniach do dokumentu, oraz możliwość ich zmiany – więcej na temat uprawnień
  3. Restart procedury – możliwość uruchomienia procedury workflow od początku, bez utraty danych
  4. Usunięcie dokumentu – usunięcie dokumentu możliwe jest dla grupy Księgowość i osoby rejestrującej fakturę, jeśli faktura nie została przekazana do opisu merytorcznego
  5. Drukowanie historii dekretacji – drukowanie historii obiegu i opisu kosztowego dokumentu
  6. Powiadomienie – wysłanie powiadomienia do pracownika z linkiem do dokumentu
  7. Informacja o procesie – historia przebiegu procesu, osoby daty i godziny wykonania etapów
  8. Historia dokumentu – otwarcia dokumentu przez pracowników
  9. Historia zmian pól – historia jakie dane na fakturze zostały zmienione
  10. Procedura workflow – aktualny etap do wykonania, osoba przypisana do etapu i akcja umożliwiająca przejście do kolejnego etapu

Zakładki

  • Dokument –  podgląd dokumentu i przebiegu procesu
  • Szczegóły – wszystkie pola faktury
  • Koszty – miejsce wprowadzania kosztów faktury
  • Powiązania – powiązanie faktury z innymi dokumentami, umową, delegacją, wnioskiem zakupowym. Możliwość utworzenia płatności
  • Załączniki – skan faktury i inne załączniki do faktury
  • Komentarze – komentarz wprowadzone przez pracowników w trakcie obiegu

Jeśli wszystkie wprowadzone dane wymagane przez system są wprowadzone po kliknięciu w POTWIERDŹ WPROWADZONE DANE, przejdziemy do kolejnego etapu. Faktura zostanie zarejestrowana w Dzienniku faktur przychodzących i otrzyma indywidualny numer ewidencyjny.

Wybór osoby merytorycznej #

Skonfigurowaliśmy obieg faktur, tak że pracownik rejestrujący wybiera osobę merytoryczną, dlatego kolejnym krokiem jest wybór z listy pracowników osoby, która opiszę fakturę kosztowo. Na szarfie mamy dostępne dwa pola do wyboru osób merytorycznych.

  • Osoby opisujące marytorycznie dokument – lista pracowników z które wybieramy osoby
  • Lista dystrybucyjna – przygotowana gotowa lista pracowników do których przekażemy faktury. Np Kierownicy – zawiera wszystkich kierowników lub Dział IT – zawiera listę pracowników opisujących fakturę z działu IT

Osoba wybiera osoby do których przekazuje dokument. Faktura może być przekazana do kilku osób równocześnie.

Wybranie kilku osób z różnych działów #

Każdy użytkownik otrzymuje własny proces opisu faktury – koszty nie muszą być rozpisane w 100%. Procedura nie pilnuje rozpisania kosztów w 100% ze względu na to, że wskazane osoby mogą nie przyznać się do części kosztów na fakturze, a nie można obarczać rozpisaniem tej części ostatniej osoby, która została wybrana do wprowadzenia opisu. W takim przypadku, faktura jest przekazywana bezpośrednio do wyjaśnienia do Działu Księgowości (pomijając etap akceptacji) z informacją, ze koszty na fakturze nie zostały wprowadzone w 100%.

Wybranie kilku osób z jednego działu #

Oznacza to, że osoba odpowiedzialna za wybór osoby merytorycznej nie była pewna kto w wybranym dziale jest odpowiedzialny za wprowadzenie opisu kosztowego. W takim przypadku na etapie wyboru osoby merytorycznej może zostać wskazana więcej, niż jedna osoba z tego samego działu. Faktura zostanie przekazana do wybranych merytorystów, gdzie za przyjęcie faktury odpowiedzialna będzie wyłącznie jedna osoba. Po przyjęciu dokumentu, faktura zostanie przypisana na stanowisko osoby, która zdecydowała się przyjąć fakturę i rozpisać koszty, u pozostałych użytkowników dokument zniknie z portletu Workflow.

Lista dystrybucyjna #

Zasada podobna do wybrania kilku osób z działu, z tą różnicą, że w liście dystrybucyjnej mamy wcześniej zdefiniowaną grupę osób. Lista dystrybucyjna wykorzystywana jest w przypadku, gdy na etapie wyboru osoby merytorycznej wskazujemy zawsze te same osoby, dzięki temu nie musimy każdorazowo wybierać tych samych osób do opisu faktury, tylko wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę.

Wszystkie powyższe opcje można łączyć razem, system odpowiednio przypisze wskazane osoby na etapie opisu merytorycznego.

Opis merytoryczny #

Pracownik otrzymuje fakturę do przyjęcia do opisu merytorycznego. Jest ona widoczna po zalogowaniu się w portlecie Workflow.  Dokument otwieramy przyciskiem „DOKUMENT” przypisanym do dokumentu. Kliknięcie przycisku otwiera okno faktury wraz z procedurą obiegu faktury.

W przypadku, gdy jako Osoby Merytoryczne wskazane zostały osoby z jednego działu posiadają one jeden proces, na którym wymagane jest wprowadzenie opisu merytorycznego wyłącznie przez jedną osobę merytoryczną. Opisanie i zatwierdzenie oznacza zakończenie procesu i przekazanie faktury na etap akceptacji.

Jeśli wybrane Osoby Merytoryczne są z różnych działów otrzymują własną procedurę do wykonania, dzięki czemu koszty mogą zostać rozpisane przez wiele działów niezależnie od siebie.

  • PRZYJMUJĘ I OPISUJĘ KOSZTOWO –  pracownik przyjmuję fakturę do opisu kosztowego
  • INNA OSOBA MERYTORYCZNA – faktura nie jest do mnie ale wiem, kto powinien opisać tą fakturę, lub jeśli pracownik rejestrujący przekazuje fakturę do dekretacji kierowników działów kierownik może przekazać pracownikowi do opisu
  • NIE MOJA – faktura nie jest do mnie, zostanie zwrócona do osoby rejestrującej w celu wskazania innej osoby

Przyjęcie faktury do opisu kosztowego wiąże się z uzupełnieniem pozycji kosztowych na zakładce koszty.

  1. Dodaj koszt – otwarcie formatki kosztu do wprowadzania pozycji kosztowych
  2. Nowy z istniejącego – utworzenie kosztu na podstawie istniejącego
  3. Usuniecie pozycji kosztu
  4. Uruchomuruchomienie wzorca kosztowego
  5. Nowy  – utworzenie nowego wzorca kosztowego na podstawie wprowadzonych kosztów w tej fakturze
  6. Import kosztów – możliwość importowania kosztów z pliku XLS

W polu Projekt/MPK/RK wprowadzany fragment słowa lub konta jaki chcemy wyszukać, a następnie klikamy przycisk ENTER. Zakres wyszukiwanych słowników zostanie ograniczony, z listy wskazujemy Projekt/MPK/RK, którym jesteśmy zainteresowani. Pozostałe pola znajdujące się na zakładce Koszty są uzupełniane automatycznie przez system. Jeśli faktura ma zostać rozpisana na kilka pozycji podczas wprowadzania kosztów po wcześniejszym wybraniu słowników, należy wprowadzić zmiany w polu Udział(%) lub Wartość.

Udział (%) – system domyślnie wprowadza udział w 100%, jednak w przypadku gdy mamy kilka pozycji kosztowych możemy określić ich % udział, tym samym automatycznie będzie przeliczana informacja w polu Wartość;
Wartość – jeśli nie posiadamy na fakturze % udziału, tylko informację o wartości pozycji kosztowych, możemy uzupełnić pole Wartość, tym samym automatycznie zostanie uzupełnione pole Udział (%);
Po zapisaniu informacji pozycje kosztowe zostaną wprowadzone na zakładce Koszty.

Po uzupełnieniu pozycji kosztowych decydujemy czy faktura wymaga weryfikacji ze strony jeszcze jednej Osoby Merytorycznej, czy została ona poprawnie opisana. Prawidłowo opisaną fakturę zatwierdzamy przyciskiem TAK na procedurze obiegu faktury. Po zatwierdzeniu faktura przekazywana jest na etap akceptacji do Akceptanta, który przypisywany jest automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanej reguły.

Akceptacja #

Pracownik akceptujący fakturę po zalogowaniu się do systemu może poprzez portlet Workflow na pulpicie w szybki sposób zaakceptować fakturę.

Mamy do dyspozycji akcje

Akceptuję – akceptuję  koszt i fakturę
Proszę o wyjaśnienie – przekazuje do wybranej osoby fakturę w celu wyjaśnienia (napisania komentarza do faktury)
Nie akceptuję – odrzucenie faktury, wiąże się z dodaniem komentarza i przekazaniem faktury do opisującego

Fakturę można też odtworzyć w celu wglądu w dane faktury klikając niebieską ikonę

Akceptacja może odbywać się również przez aplikację mobilną Ready_, w aplikacji mobilnej nie ma możliwości przekazania faktury do wyjaśnienia.

Weryfikacja Rachunkowa – Księgowość #

Kiedy wszyscy pracownicy zaakceptują fakturę, zostanie przekazana do Księgowości. To z reguły ostatni etap obiegu faktury. Pracownicy księgowości ze względu na pracę na dużej ilości dokumentów pracują z poziom modułu faktur filtrując statusem W KSIĘGOWOŚCI. Pracownik może wykonać na procedurze następujące czynności:

FAKTURA POPRAWNA – przekazuje do kolejnego etapu procedury, jeśli WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA jest ostatnim etapem faktura otrzyma status ZAKOŃCZONO i będzie zamknięta do edycji
DO PONOWNEGO OPISU MERYTORYCZNEGO – aby przekazać powtórnie do opisu merytorycznego lub przekazać do dowolnego pracownika, który ma wykonać opis jeśli np. opis jest błędny
DO AKCEPTACJI – aby przekazać fakturę do dodatkowej akceptacji, jest to akceptacja nie zależna od skonfigurowanego procesu akceptacji. Księgowość może wskazać dowolną osobę, która ma dodatkowo zatwierdzić fakturę.
ZWROT DO REJESTRUJĄCEGO FV– aby zwrócić faktury do sekretariatu np. w przypadku zwrotu do kontrahenta
ANULOWANIE DOKUMENTU – aby zakończyć procedurę i ustawić status faktury na ANULOWANA

Zakończenie obiegu faktury i eksport do systemu ERP #

Fakturę można następnie wyeksportować do jednego z popularnych systemów ERP i programów księgowych: Sage ERP lub Comarch Optima. Dla nich dostępne są standardowe konektory. Indywidualne integracje do innych systemów możliwe są do realizacji w ramach wdrożenia realizowanego przez firmę eDokumenty.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!