Wprowadzanie faktury – OCR

Elektroniczny obieg faktur rozpoczyna się od przejęcia faktury z wiadomości e-mail lub od dodania skanu faktury papierowej, poprzez przeciągnięcie jednego lub wielu plików PDF do listy.

System dokonuje rozpoznania tekstu za pomocą mechanizmu OCR. Wykorzystanie mechanizmu zapewnia korzyści w postaci oszczędności czasu na wprowadzanie dokumentów papierowych. W ustawieniach można zmienić tryb rozpoznawania dopasowując opcje: Jedna strona na jeden dokument, Dwie strony na jeden dokument, Wiele stron na jeden dokument, Automatyczny – za pomocą kodów kreskowych.

Użytkownik systemu poprzez panel podglądu i metrykę dokonuje weryfikacji i ewentualnej korekty danych. Może także zmienić  Typu dokumentu (Faktura zakupu, Korekta faktury zakupu).

Wprowadzenie przez OCR

Wprowadzenie przez email

Mając skonfigurowaną skrzynkę email możemy rejestrować efakturę  w aplikacji Poczta, wybierając wiadomość email i klikając Utwórz/eFakturę. System uruchamia OCR i dodaje załączniki PDF dołączone do wiadomości email.

Pola nagłówka faktury na zakładce Szczegóły

Sprzedawca

Jeśli w danych na dokumencie jest NIP kontrahenta, który nie znajduje się w bazie klientów w systemie Ready_, to dane zostaną automatycznie pobrane z elektronicznej bazy GUS. Zostanie utworzona automatycznie kartoteka dla nowego kontrahenta, pod którą będą zapisywane dokumenty. Pole Sprzedawca będzie puste, jeśli na fakturze nie było informacji o NIP-ie, lub NIP nie został rozpoznany w bazie GUS. Podobnie może tak być w przypadku kontrahenta zagranicznego, którego danych firmy nie znaleziono w bazie GUS w taki przypadku należy wyszukać kontrahenta w naszej bazie lub dodać nowego klikając w menu z formatki.

Nabywca

Firma skonfigurowana jako domyślna uzupełniana jest automatycznie. Może być również sterowana wyborem kontekstu w przypadku wielofirmowości.

Numer

Numery rejestrowanych faktur od tego samego kontrahenta w tym samym roku nie mogą się powtarzać. Jeśli się powtórzą to po kliknięciu przycisku UTWÓRZ FAKTURĘ, użytkownik otrzyma komunikat z informacją, że faktura o tym numerze została już wprowadzona do systemu. Za pomocą linka będzie mógł przenieść się do tej faktury.

Wartość netto, VAT, brutto

Kwota netto zaczytywana jest ze skanu faktury. W przypadku błędnej informacji lub pustego pola, możemy taką informację uzupełnić ręcznie.

Waluta

Pole Waluta jest polem słownikowym i wymagane jest do prawidłowego rozpoznania przez OCR, aby waluta była wcześniej wprowadzona do bazy.

Forma płatności

W tym polu odczytywana jest informacja o formie płatności (np. Przelew, Gotówka, Karta). Pole jest słownikiem, do którego można wprowadzić nowe pozycje klikając przycisk plus obok pola lub w Ustawieniach aplikacji. Jeśli chcemy aby system mógł automatycznie przeliczyć liczbę dni od daty wystawienia faktury, wówczas należy wprowadzić do słownika pozycje o określonej liczbie dni, np. przelew do 7, 14, 21 i 30 dni w polu Płatne do dnia .

Termin

Informacja w polu Termin pobiera informację o terminie płatności, jeśli jednak pole zostanie błędnie uzupełnione to klikając w pole Termin możemy wskazać poprawną datę z kalendarza.

Konto bankowe

Informacja o koncie bankowym jest pobierana automatycznie z dokumentu faktury, następnie walidowana jest jego suma kontrolna i jeśli wszystko się zgadza, konto jest automatycznie dodawane do kartoteki Sprzedawcy – zakładka Konta.

Przycisk UTWÓRZ FAKTURĘ  zapisuje informacje i rozpoczyna proces obiegu faktury.

Okno faktur kosztowych zawiera Menu z opcjami:

1. Zapisz – zapisuje zmiany wprowadzone w zakładce szczegóły i po dodaniu załącznika.
2. Uprawnienia – informacja o obecnych uprawnieniach do dokumentu, oraz możliwość ich zmiany
3. Restart procedury – możliwość uruchomienia procedury obiegu faktur od początku, bez utraty danych.
4. Usunięcie dokumentu – usunięcie dokumentu możliwe jest dla osób z grupy Księgowość i osoby rejestrującej fakturę, jeśli faktura nie została przekazana do opisu merytorycznego.
5. Drukowanie historii dekretacji – drukowanie historii obiegu i opisu kosztowego dokumentu.
6. Powiadomienie – wysłanie powiadomienia do pracownika z linkiem do dokumentu.
7. Menu dodatkowe – dodatkowe akcja – Faktura powtarzalna
8. Informacja o procesie – historia przebiegu procesu.
9. Procedura – aktualny etap do wykonania, osoba przypisana do etapu i akcja umożliwiająca przejście do kolejnego etapu.

Zakładki

• Dokument –  podgląd dokumentu i przebieg procesu
• Szczegóły – wszystkie pola nagłówka faktury oraz podział VAT (ikona Sumy)
• Pozycje – zakładka dostępna dla aplikacji Zakupy – pozwala na rozliczenie zamówienia
• Koszty – miejsce do wprowadzania dekretacji faktury na koszty
• Powiązania – powiązanie z innymi dokumentami: umową, delegacją, wnioskiem zakupowym. Możliwość utworzenia płatności.
• Załączniki – skan faktury i inne załączniki
• Komentarze – komentarze wprowadzone przez pracowników w trakcie obiegu

Jeśli wszystkie dane wymagane przez system są wprowadzone, to po kliknięciu ZAREJESTRUJ, można przejść do kolejnego etapu. Faktura zostanie zarejestrowana w Dzienniku faktur przychodzących i otrzyma indywidualny numer ewidencyjny.

Wybór osoby merytorycznej

W zależności od wybranej konfiguracji, elektroniczny obieg faktur podpowiada właściwy kolejny etap. Najczęściej po wprowadzeniu faktury osoba rejestrując chce przekazać dokumentu do opisu merytorycznego w takim przypadku osoba wprowadzająca fakturę wybiera osobę merytoryczną z listy pracowników. Faktura może być przekazana do kilku użytkowników równocześnie i/lub Listy dystrybucyjnej. Na szarfie są dostępne dwa pola do wyboru:

• Osoby opisujące merytorycznie dokument.
• Lista dystrybucyjna – przygotowana wcześniej gotowa lista pracowników, do których przekażemy faktury. Na przykład: Kierownicy – zawierać może wszystkich kierowników działów.

Wybór kilku osób z różnych działów

Każdy użytkownik otrzymuje „własny” proces opisu faktury – koszty nie muszą być rozpisane w 100%. Procedura nie pilnuje rozpisania kosztów w 100% ze względu na to, że wskazane osoby mogą nie „przyznać się” do części wydatków na fakturze, a nie można obarczać rozpisaniem tej części ostatniej osoby, która została wybrana do wprowadzenia opisu. W takim przypadku, faktura jest przekazywana bezpośrednio do wyjaśnienia przez Dział Księgowości (pomijając etap akceptacji) z informacją, że koszty na fakturze nie zostały wprowadzone w 100%.

Wybór kilku osób z jednego działu

Oznacza to, że osoba odpowiedzialna za wybór osoby merytorycznej nie była pewna kto w wybranym dziale jest odpowiedzialny za wprowadzenie opisu kosztowego. W takim przypadku na etapie wyboru osoby merytorycznej może zostać wskazana więcej, niż jedna osoba z tej samej komórki. Faktura zostanie przekazana do wszystkich, ale przyjęcia faktury dokonać będzie mogła wyłącznie jedna – pierwsza osoba. Po przyjęciu dokumentu, faktura zostanie przypisana na stanowisko osoby, która zdecydowała się przyjąć fakturę i rozpisać koszty, u pozostałych użytkowników dokument zniknie z panelu Workflow.

Wybór z listy dystrybucyjnej

Zasada podobna do wybrania kilku pracowników z działu, z tą różnicą, że w liście dystrybucyjnej jest wcześniej zdefiniowana grupa. Lista dystrybucyjna wykorzystywana jest w przypadku, gdy na etapie wyboru osoby merytorycznej wskazuje się zawsze te same osoby. Dzięki temu nie musimy każdorazowo wybierać tych samych pracowników do opisu faktury, tylko wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę.

W obiegu dokumentów zakupu wszystkie powyższe opcje można łączyć razem. Proces obiegu odpowiednio przypisze wskazane osoby na etapie opisu merytorycznego.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Jak po utworzeniu faktury zakupu skonwertować ją do korekty faktury zakupu
   Aby skonwertować fakturę zakupu do korekty faktury zakupu lub na odwrót należy skorzystać z menu kontekstowego dostępnego pod prawy klawisze myszy klikając na fakturę. Konwertowanie nie wpływa na dane na fakturze lub obieg, zmienia tylko rodzaj dokumentu. Konwertowanie może wykonać osoba posiadająca u siebie w procesie workflow fakturę, ponieważ posiada uprawnienie zapisu (zmiany) na dokumencie.