Konfiguracja

Konfiguracja aplikacji Umowy

Moduł umów pozwala na zarządzania umowami przez wiele działów i osób przy zachowaniu dostępu i poufności danych.

Konfigurację należy rozpocząć od przejścia do modułu Ustawienia aplikacji zakładka Umowy, a następnie opublikowania teczki umowy w dziale, w którym przechowywane lub przygotowywane będą umowy.

Przykładowo można opublikować teczki w:

  • Dziale Zarządu – umowy zarządu i poufne;
  • Dziale  Sprzedaży – handlowcy inicjują umowy z klientami;
  • Dział IT  – umowy rejestrowane dla działu IT.

Utworzenie teczek w kilku działach pozwoli zarządzać uprawnieniami do danych umów.

Teczki/Kategorie

Utworzenie pierwszej teczki można dokonać klikając w przycisk „Dodaj teczkę„. Następnie należy wybrać Dział oraz dodać osoby lub grupy, które powinny mieć dostęp do tworzonej umowy.

 

  • Dodaj teczkę – publikacja teczki umowy w kolejnym dziale.
  • Dodaj kategorię – pozwala dodać kategorię do umów w danej teczce.
  • Edytuj – pozwala zmienić automatycznie nadawane uprawnienia do tworzonych umów. Uwaga!  Zmiana ustawienia nie wpływa na już utworzone umowy, tylko na nowo tworzone.
  • Usuń – teczkę można usunąć, ale należy pamiętać, że jeśli posiadają już utworzone umowy to przestaną być one dostępne dla pracowników.

Rodzaje umów

Przypisanie umów do jednego rodzaju pozwoli wyszukać w bazie danych umów tego rodzaju z różnych teczek. Słownik rodzajów jest domyślnie pusty, dając Administratorowi umów pełną dowolność w tworzeniu struktury słownika.

Uprawnienia do archiwizowania i zarządzania umowami

Z aplikacją zostają zainstalowane predefiniowane grupy, które mają określone role

  • UMOWY – DOSTĘP – użytkownicy tej grupy, otrzymują dostęp do aplikacji i mogą przeglądać umowy, do których mają uprawnienia.
  • UMOWY – PROJEKTY UMÓW – użytkownicy tej grupy, otrzymują dostęp do zakładki PROJEKTY UMÓW, która służy do rozpoczęcia przeglądu umowy.
  • UMOWY – NADZÓR I ARCHIWUM – użytkownicy mający dostęp do tworzenia umowy w bazie umów oraz mający dostęp do wszystkich umów w systemie, niezależnie od tego czy grupa zostanie przypisana do Zarządzania teczką. System pozwala na zdefiniowanie więcej grup nadzorujących proces archiwizacji umów jednak pozostałe grupy, będą miały dostęp tylko do wybranych teczek, w których zostały użyte.
  • UMOWY – PRAWNICY –  osoby z tej grupy, w procesie obiegu projektu umów, otrzymają dokument na stanowisko do przeglądu.

Wiele grup nadzoru nad archiwum

W organizacji w której istnieją osobne zbiory umów i administratorzy umów są różnymi osobami, potrzebne jest zdefiniowanie osobnych grup Nadzoru nad archiwum. W tym celu w Ustawieniach Aplikacji/Umowy/Grupy należy utworzyć nową grupę, dodać do niej osoby oraz przydzielić ją do wybranej teczki lub kategorii.
Poniżej na zrzucie ekranu widoczna jest przykładowa konfiguracja, w której:

  • Osoby będące w grupie UMOWY – NADZÓR I ARCHIWUM mogą archiwizować umowy w Dziale IT i Biuro Zarządu;
  • Osoby będące w grupie UMOWY – DZIAŁ HANDLOWY mogą archiwizować umowy w Dziale Sprzedaży.

Szablon numeracji umów

Domyślną numerację umów  {NR}/{RRRR} na którą składa się:

{NR}  – numer kolejny
{RRRR} – rok

można zmienić w konfiguracji aplikacji umowy.

Do dyspozycji mamy znaczniki:

{NR%n} – {NR%n} – numer kolejny dopełniony z lewej strony zerami do %n cyfr, np. {NR4}, {NR}.
{RRRR} – pełny rok.
{RR} – rok – dwie ostatnie cyfry.
{MM} – miesiąc (zawsze dwucyfrowy, np. 03).
{SYMB_JEDN_ORG} – Symbol jednostki organizacyjnej.
{SYMB_PRAC} – Symbol pracownika.
{RWA} – Symbol teczki.

 

Resetowanie licznika numeracji

Licznik numeracji resetuje się w zależności od zastosowanych znaczników. Jeśli znaczniki zawierają się w sobie, licznik będzie resetowany według najmniejszego:

  • jeśli w szablonie jest {MM} – licznik będzie resetował się co miesiąc;
  • jeśli w szablonie jest {RR} – licznik będzie resetował się co rok.

Przykładowy szablon : {RWA}/{RR}/{MM}/{NR4} – w tym przypadku licznik będzie zerował się co miesiąc.

 

 

Cechy – dodatkowe pola umowy

Aplikacja umowy pozwala na wprowadzanie cech, czyli dodatkowych pól do umowy. W tym celu należy przejść do modułu Ustawienia Aplikacji, następnie do zakładki Umowy i z lewej strony na panelu wybrać CECHY

Powyższa formatka składa się z poszczególnych pól:

Nazwa – oznaczenie dodatkowego pola.

Typ pola – Rodzaj pola, np. lista rozwijana, radio button. Istnieje możliwość wybrania gotowych elementów, np. listy pracowników. Wartość ta nie podlega edycji po zapisie!

Symbol – Unikalna wartość w obrębie danego tenanta.

Alias – Ciąg znaków, który może być wykorzystany w procedurze workflow zamiast ID.

Podpowiedź – tekst wyświetlany po najechaniu myszą na pole.

Priorytet – kolejność wyświetlania dodatkowych pól.

Grupa – zbiór cech (należy wybrać grupę UMOWA).

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!