Loading...

Rozliczenie z zamówieniem

Użytkownik systemu Ready_TM w ramach modułu Faktury zakupu może dokonać rozliczenia faktury z zamówieniem. Proces ten jest możliwy po spełnieniu dwóch warunków:

  • wykupieniu pakietu Zakupy (moduły Zamówienie i Zapotrzebowania);
  • ustawieniu statusu zamówienia na ZAMÓWIONO lub ZREALIZOWANO CZĘŚCIOWO;
  • ustawieniu statusu zapotrzebowania na ZAAKCEPTOWANE.

Rozliczenie ma na celu powiązanie zamówień z fakturą zakupu oraz rozliczenie i weryfikację zamówienia względem faktury. Wszystkie niezbędne działania wykonywane są z poziomu zakładki Pozycje dostępnej po otwarciu faktury.

Procedura rozliczenia faktury z zamówieniem odbywa się najczęściej podczas procesu obiegu faktur na etapie OPIS MERYTORYCZNY. Poniżej opisano sam przebieg rozliczania.

Aby rozliczyć faktury z zamówieniem, należy:

  1. włączyć moduł Faktury zakupu;
  2. korzystając z filtrów lub wyszukiwarki, odszukać fakturę, która wymaga rozliczenia;
  3. otworzyć fakturę (na przykład poprzez podwójne kliknięcie pozycji na liście);
  4. przejść do zakładki Powiązania i kliknąć przycisk Rozliczenie;
Rozliczanie faktury z zamówieniem - krok pierwszy
  1. w nowym oknie wskazać produkty na liście i kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ;
    • jeżeli pozycja z zamówienia lub zapotrzebowania nie jest widoczna na liście, należy wyczyścić pole Dostawca;
    • przycisk DODAJ pozwala na dodanie pozycji dodatkowej, której nie było na zamówieniu/zapotrzebowaniu. Natomiast DODAJ I ZAMKNIJ dodaje jedną pozycję i zamyka okno;
Rozliczanie faktury z zamówieniem - krok drugi
  1. nowa pozycja pojawi się na liście. Jeżeli sytuacja tego wymaga, można kliknąć pole Ilość i skorygować wartość, która tam widnieje. Po zmianie należy kliknąć Zapisz. Jeżeli wartość zostanie skorygowana na niższą niż ta w zamówieniu/zapotrzebowaniu, to wtedy system zapyta o działanie w celu dalszej realizacji;
Rozliczanie faktury z zamówieniem - krok trzeci
  1. przejść do zakładki Koszty i kliknąć przycisk Przepisz. Na podstawie danych wprowadzonych w procesie zamawiania pozycje zostaną uzupełnione o MPK i RK i inne analityki;
Rozliczanie faktury z zamówieniem - krok czwarty
  1. jeżeli analityki nie zostały uzupełnione na etapie składnia ZAPOTRZEBOWANIA i ZAMÓWIENIA, to po przepisaniu nadal będą widoczne luki, które można uzupełnić. Na tym etapie można również zmienić dane, jeśli nie odpowiadają stanowi faktycznemu. Wówczas należy dwukrotnie kliknąć pozycję i w nowym oknie należy wprowadzić zmiany lub uzupełnić braki, a potem kliknąć przycisk ZAPISZ I ZAMKNIJ.

Przydatnym rozwiązaniem, które może przydać się podczas rozliczania, jest Rozliczanie wartościowe. Ten sposób rozliczenia ma zastosowanie w sytuacji, gdy pracuje się z produktem, który jest zestawem lub kompletem. Na przykład przedmiotem zamówienia jest serwer o wartości 10 000 zł. Faktycznie przy rozliczeniu okazuje się, że dostarczona została obudowa i płyta główna o wartości 5000 zł. Na resztę zestawu trzeba zaczekać. W tym wypadku należy rozliczyć 50% wartości zamówienia.

W oknie Rozliczanie zamówień należy włączyć kolumnę Przelicz, która domyślnie jest wyłączona. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy nagłówki kolumn, a potem w menu zaznaczyć opcję Przelicz ilość z wartości.

Następnie należy kliknąć pole z kwotą w kolumnie Przelicz przy pozycji, która jest rozliczana. Po wpisaniu odpowiedniej kwoty (zgodnie z wcześniejszym przykładem będzie to 50 % pełnej wartości) należy kliknąć DODAJ I ZAMKNIJ.

Pozycja pojawi się na liście, a w kolumnie Ilość widoczna będzie wartość ułamkowa. W tym konkretnym przykładzie będzie to 0,5.

Z chwilą dostarczenia reszty zestawu należy uzupełnić rozliczenie tak, by kwota obejmowała 100% wartości zamówienia.

Top