Pracownik otrzymuje fakturę do przyjęcia do opisu merytorycznego (opisu kosztów). Jest ona widoczna po zalogowaniu się w portlecie Workflow. W przypadku braku portletu można go włączyć klikając prawy klawiszem myszy na pulpicie i wybraniu widżetu „Workflow”
Przyjęcie faktury
po otwarciu dokumentu mam możliwość wykonania kilka opcji w procesie obiegu, pierwsza opcja jest zawsze pozytywna w tym przypadku przyjmuję fakturę do opisu
- PRZYJMUJĘ I OPISUJĘ KOSZTOWO – pracownik przyjmuje fakturę do opisu kosztowego
- INNA OSOBA MERYTORYCZNA – jeśli pracownik nie przyjmuje dokumentu, ale wie kto powinien go opisać. Opcji tej może użyć również kierownik działu, który chce przekazać dalej dokument do opisu.
- NIE MOJA – pracownik zwraca dokument do osoby rejestrującej
Przyjęcie faktury do opisu kosztowego wiąże się z uzupełnieniem pozycji kosztowych na zakładce Koszty. W zależności od konfiguracji możemy ustawić wymagalne pola na koszcie, które pracownik musi uzupełnić
- Dodaj koszt – otwarcie formatki kosztu do wprowadzania pozycji kosztowych
- Nowy z istniejącego – utworzenie kosztu na podstawie istniejącego
- Usuniecie pozycji kosztu
- Uruchom – uruchomienie wzorca kosztowego
- Nowy – utworzenie nowego wzorca kosztowego na podstawie wprowadzonych danych w tej fakturze
- Import kosztów – możliwość importowania danych z pliku XLS
W polu Projekt/MPK/RK wprowadzany fragment słowa lub konta jaki chcemy wyszukać, a następnie klikamy przycisk ENTER. Zakres wyszukiwanych słowników zostanie ograniczony, z listy wskazujemy Projekt/MPK/RK, którym jesteśmy zainteresowani. Pozostałe pola znajdujące się na zakładce Koszty są uzupełniane automatycznie przez system. W razie konieczności rozpisania na kilka pozycji, można skorzystać z możliwości automatycznych obliczeń zmieniając dane w polu Wartość lub Udział.
Udział (%) – system domyślnie wprowadza udział w 100%, jednak w przypadku gdy mamy kilka pozycji kosztowych możemy określić ich % udział, tym samym automatycznie będzie przeliczana informacja w polu Wartość;
Wartość – jeśli nie posiadamy na fakturze % udziału, tylko informację o wartości pozycji kosztowych, możemy uzupełnić pole Wartość, tym samym automatycznie zostanie uzupełnione pole Udział (%);
Po zapisaniu informacji pozycje kosztowe zostaną wprowadzone na zakładce Koszty.
Po uzupełnieniu pozycji kosztowych decydujemy czy faktura wymaga weryfikacji ze strony jeszcze jednej Osoby Merytorycznej, czy została ona poprawnie opisana. Prawidłowo opisaną fakturę zatwierdzamy przyciskiem TAK na procedurze. Po zatwierdzeniu faktura przekazywana jest do Akceptanta, który przypisywany jest automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanej reguły.
W przypadku dodania kosztu na inny dział (MPK), właściciel tego MPK otrzyma powiadomienie o dodaniu takiego kosztu
Dodatkowe informacje
Jak działa proces równoległy
W systemie Ready_ opis merytoryczny jest wykonywany równolegle co oznacza że każda osoba wybrana do opisu może w tym samym czasie opisać fakturę. Ostatnia osoba opisująca fakturę kończy etap opisu merytorycznego i faktura zostanie przekazana do kolejnego etapu.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
- Dlaczego nie mogę wybrać żadnej analityki ze słownika MPK, RK
Taka sytuacja może mieć miejsce kiedy nie został wprowadzony słownik analityk na rok daty sprzedaży wprowadzonej faktury. Proszę zwrócić wtedy uwagę na rok, który pojawia się na formatce dodawania kosztu w prawy górnym rogu. Słowniki nie aktualizują się automatycznie ponieważ konta w kolejnym roku obrachunkowym mogą ulec zmianie, dlatego co rok należy uzupełnić słowniki analityk. Jeśli konta w danym słowniku nie zmieniają się, lub zmiana jest niewielka można przepisać konta z jednego roku na drugi i wprowadzić zmiany.
