Loading...

Mobilny moduł Dokumenty

Moduł Dokumenty w aplikacji mobilnej to odpowiednik kluczowej funkcjonalności systemu Ready_TM o tej samej nazwie. Moduł daje możliwość:

Tworzenie nowego dokumentu

Z poziomu mobilnego modułu Dokumenty użytkownik może utworzyć podstawowe typy dokumentów: Faktura, Dokument oraz Notatka.

Faktura

Aby utworzyć dokument typu Faktura, należy:

  1. kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty;
  2. kliknąć przycisk niebieskiego plusa i wybrać opcję Dodaj fakturę;
  3. w zależności od formy, w jakiej dostępna jest faktura, kliknąć:
    • Zrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie faktury;
    • Wybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcie faktury zapisane w galerii telefonu lub tabletu;
    • Wybierz plik pdf – pozwala wskazać plik pdf zapisany w pamięci telefonu lub tabletu;
Tworzenie nowego dokumenty Faktura - krok pierwszy
Tworzenie nowego dokumenty Faktura – krok pierwszy
  1. zdjęcie faktury lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie;
Tworzenie nowego dokumenty Faktura - krok drugi
Tworzenie nowego dokumenty Faktura – krok drugi
  1. kliknąć przycisk Dalej;
  2. przy pliku pdf lub dobrze wykonanym zdjęciu system uzupełni większość pól automatycznie. Należy sprawdzić, czy dane są poprawne, oraz uzupełnić puste pola zgodnie ze stanem faktycznym i opisem dostępnym poniżej:
    • Opis – opis faktury, który pozwoli na jej późniejszą identyfikację;
    • Numer faktury – miejsce na numer faktury;
    • Termin płatności – za pomocą kalendarza ustawić termin płatności;
    • Sposób płatności – z listy należy wybrać jeden z dostępnych sposobów płatności;
    • Data wystawienia – za pomocą kalendarza ustawić datę wystawienia faktury;
    • Data sprzedaży – za pomocą kalendarza ustawić datę sprzedaży usługi lub towaru z faktury;
    • Sprzedawca – pozwala na ustawienie danych wystawcy faktury. Po kliknięciu pola należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć w module Klienci;
    • Nabywca –pozwala na ustawienie danych nabywcy. Domyślnie pole zawiera dane organizacji, która użytkuje system. Dane są pobierane z ustawień wprowadzonych w Strukturze organizacyjnej dla Jednostki organizacyjnej. Zmiana domyślnej wartości jest możliwa po kliknięciu pola, w którym należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć poprzez moduł Klienci;
    • Sprawa – pozwala powiązać fakturę z określoną sprawą. Po kliknięciu pola należy wybrać sprawę z listy. Jeżeli sprawa nie istnieje na liście, należy ją założyć w module Sprawy i dopiero potem powiązać z fakturą;
    • Typ dokumentu księgowego – pozwala na określenie typu dokumentu księgowego, należy z listy wybrać odpowiedni typ;
    • Kwota netto – miejsce na wprowadzanie wartości netto faktury;
    • Kwota VAT – miejsce na wprowadzenie kwoty podatku VAT;
    • Kwota brutto – miejsce na wprowadzenie kwoty brutto faktury;
    • Waluta – daje możliwość określenia waluty;
Tworzenie nowego dokumenty Faktura - krok trzeci
Tworzenie nowego dokumenty Faktura – krok trzeci
  1. kliknąć przycisk Zapisz. Jeżeli przycisk nie jest widoczny na ekranie, należy go przewinąć w górę. Faktura zostanie zapisana, na ekranie pojawi się szczegółowy podgląd. Grafika poniżej zawiera widok podglądu z zakładki Szczegóły;
Tworzenie nowego dokumenty Faktura - krok czwarty
Tworzenie nowego dokumenty Faktura – krok czwarty
  1. na tym etapie użytkownik może wprowadzić zmiany jedynie w polu Procedura. Rozwijana lista zawiera wykaz procedur, które zostaną uruchomione po kliknięciu zielonego przycisku ZAREJESTRUJ. Dla faktury domyślnie aktywna jest procedura OBIEG FAKTURY. Sam proces rejestracji i tego, co dzieje się dalej, zależy od specyficznej konfiguracji procesu w ramach danej organizacji. W skrócie – faktura trafi kolejno do osób, które ją sprawdzą i zatwierdzą, a następnie zostanie przekazana do księgowości celem uregulowania płatności.

Z poziomu aplikacji nie ma możliwości dodania pozycji kosztowych. Oznacza to, że jeżeli procedura uwzględnia opis merytoryczny i wymóg dodania na przykład jednej pozycji, nie da się tego zrobić z poziomu aplikacji.

Notatka

Aby utworzyć dokument typu Notatka, należy:

  1. kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty;
  2. kliknąć przycisk niebieskiego plusa i wybrać opcję Dodaj notatkę;
  3. wprowadzić treść notatki. Jeżeli jest taka potrzeba, można użyć prostego formatowania tekstu (pogrubienie, kursywa, pokreślenie, rozmiar czcionki, dodatkowe style) i kliknąć przycisk Dalej;
Tworzenie nowego dokumenty Notatka - krok pierwszy
Tworzenie nowego dokumenty Notatka – krok pierwszy
  1. uzupełnić pola zgodnie z przeznaczeniem:
    • Opis – temat notatki, powinien być czytelny i sugestywny;
    • Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;
    • Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie da się utworzyć nowej sprawy;
Tworzenie nowego dokumenty Notatka - krok drugi
Tworzenie nowego dokumenty Notatka – krok drugi
  1. użytkownik zobaczy widok szczegółów notatki:
    • Treść notatki – pole może zostać poddane edycji. Kliknięcie pola włączy edytor notatki;
    • Opis – nie może być edytowany;
    • Klient – nie może zostać zmieniony na innego, kliknięcie nazwy otworzy szczegółowe informacje na temat klienta;
    • Sprawa – nie może zostać edytowana. Kliknięcie pola włączy podgląd szczegółów danej sprawy;
    • Procedura – pozwala na ustawienie procedury obiegu dokumentów. W zależności od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
    • Typ dokumentu – nie może zostać zmieniony;
    • Status – zmieni się automatycznie w zależności od postępu ewentualnych prac z dokumentem typu notatka;
    • Data dodania – pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o dacie i godzinie utworzenia notatki;
    • Dodano przez – pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o autorze notatki;
Tworzenie nowego dokumenty Notatka - krok trzeci
Tworzenie nowego dokumenty Notatka – krok trzeci
  1. zakładka Komentarze zawiera komentarze powiązane z notatką. Użytkownik z poziomu aplikacji mobilnej może dodawać własne komentarze oraz przeglądać te, które dodali współpracownicy;
  2. zakładka Załączniki umożliwia dodawanie nowych załączników, które mają zostać powiązane z notatką. W tym miejscu można również przeglądać załączniki, które dodano wcześniej. Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego otwarcie. Należy pamiętać o tym, że na smartfonie lub tablecie musi być zainstalowana aplikacja, która umożliwia otwieranie załączników określonego typu;
  3. zakładka Uprawnienia pozwala nadawać uprawnienia do notatki innym użytkownikom. Element ten został opisany w oddzielnym artykule.

Dokument

Aby utworzyć dokument typu Dokument, należy:

  1. kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty. Użytkownik domyślnie zostanie przeniesiony do folderu Robocze. Aby to zmienić, należy kliknąć ikonę obok nazwy folderu, a potem wybrać inny;
  2. kliknąć przycisk niebieskiego plusa i wybrać opcję Dodaj dokument;
  3. w zależności od formy, w jakiej dostępny jest dokument, kliknąć:
    • Zrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie dokumentu;
    • Wybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcia dokumentu zapisanego w galerii telefonu lub tabletu;
    • Wybierz plik pdf – pozwala wskazać plik pdf zapisany w pamięci telefonu lub tabletu;
  4. zdjęcie dokumentu lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie. W tej chwili można dodać kolejne pliki. Jeżeli dodawane są zdjęcia dokumentu, który ma kilka stron, warto zaznaczyć opcję Połącz przesłane pliki JPG w jeden plik PDF;
Tworzenie nowego dokumenty - krok pierwszy
Tworzenie nowego dokumenty – krok pierwszy
  1. kliknąć przycisk Dalej;
  2. kolejne pola uzupełnić zgodnie z potrzebami i opisem poniżej:
    • Opis – temat dokumentu, powinien być czytelny i sugestywny;
    • Klient – po kliknięciu pola pojawi się lista, z której można wybrać odpowiedni podmiot. W tym miejscu nie ma możliwości utworzenia nowego klienta;
    • Sprawa – po kliknięciu pola pojawi się lista dostępnych spraw. W celu wybrania sprawy wystarczy ją kliknąć. W tym miejscu nie da się utworzyć nowej sprawy;
    • Procedura – pozwala na ustawienie procedury obiegu dokumentów. W zależności od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
    • Typ dokumentu – nie może zostać zmieniony;
    • Status – pozwala na wybranie z listy jednego z dostępnych statusów;
Tworzenie nowego dokumenty - krok drugi
Tworzenie nowego dokumenty – krok drugi
  1. kliknąć przycisk Zapisz;
  2. użytkownik zobaczy widok szczegółów dokumentu;
    • Opis – nie może być edytowany;
    • Klient – nie może zostać zmieniony na innego. Kliknięcie nazwy otworzy szczegółowe informacje na temat klienta;
    • Sprawa – nie może zostać edytowana. Kliknięcie pola włączy podgląd szczegółów danej sprawy;
    • Procedura – w zależności od ustawionego statusu to pole może zostać poddane edycji. Pozwala ono na ustawienie procedury obiegu dokumentów. Zależnie od wybranej opcji w górnej części pojawi się przycisk do uruchomienia danej procedury. Więcej informacji na temat procedur znajduje się w oddzielnym artykule;
    • Typ dokumentu – to pole nie może zostać zmienione;
    • Status – zmieni się automatycznie w zależności od postępu ewentualnych prac nad dokumentem;
    • Data dodania – nie może zostać zmieniona, zawiera informacje o dacie i godzinie utworzenia dokumentu;
    • Dodano przez – to pole nie może zostać zmienione, zawiera informacje o autorze dokumentu;
Tworzenie nowego dokumenty - krok trzeci
Tworzenie nowego dokumenty – krok trzeci
  1. zakładka Komentarze zawiera komentarze powiązane z dokumentem. Użytkownik z poziomu aplikacji mobilnej może dodawać własne komentarze oraz przeglądać te, które dodali współpracownicy;
  2. zakładka Załączniki umożliwia dodawanie nowych załączników, które mają zostać powiązane z dokumentem. W tym miejscu można również przeglądać załączniki, które dodano wcześniej. Kliknięcie załącznika na liście spowoduje jego otwarcie. Należy pamiętać o tym, że na smartfonie lub tablecie musi być zainstalowana aplikacja, która umożliwia otwieranie załączników określonego typu;
  3. zakładka Uprawnienia pozwala nadawać uprawnienia do dokumentu innym użytkownikom. Element ten został opisany w oddzielnym artykule.

Wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów

Moduł Dokumenty został tak zaprojektowany, by ułatwić zarządzanie dużymi zbiorami dokumentów różnego typu. Po kliknięciu przycisku menu, a potem wybraniu opcji Dokumenty pojawi się widok zawartości folderu Robocze. Aby zmienić folder, należy kliknąć ikonę obok nazwy i wskazać na liście inny.

Aby wyszukać dokument, należy:

  1. kliknąć przycisk menu i wybrać Dokumenty;  
  2. kliknąć pole wyszukiwarki, wpisać szukaną frazę i nacisnąć ikonę lupy;
  3. na liście pojawią się dokumenty, które spełniają kryteria wyszukiwania;
Wyszukiwanie dokumentów
Wyszukiwanie dokumentów
  1. w celu cofnięcia wyszukiwania najwygodniej ponownie kliknąć przycisk menu, wybrać Dokumenty i kliknąć folder na liście.

Aby odfiltrować dokumenty, należy:

  1. kliknąć przycisk menu i wybrać Dokumenty;
  2. kliknąć przycisk z symbolem lejka i z menu wybrać odpowiedni filtr:
    • Data utworzenia – pozwala filtrować według daty utworzenia dokumentu (na przykład ostatni miesiąc);
    • Typ – pozwala filtrować według typu dokumentu (na przykład pismo, notatka, e-mail);
Filtrowanie dokumentów
Filtrowanie dokumentów
  1. w kolejnym kroku wskazać odpowiednie kryterium, na przykład Ostatni miesiąc lub Notatka, i kliknąć OK;
  2. na liście pojawią się dokumenty, które spełniają kryteria filtrowania. W tym przypadku będą to te, które zostały utworzone w ostatnim miesiącu;
  3. w celu wyłączenia filtra należy odznaczyć wybrane wcześniej kryteria. Można również kliknąć przycisk menu i następnie Dokumenty oraz kliknąć folder.

Wyszukiwanie i filtrowanie można ze sobą dowolnie łączyć.

Przeglądanie i edycja istniejącego dokumentu

Aplikacja mobilna Ready_TM daje możliwość przeglądania dokumentów zapisanych w systemie. Użytkownik może podejrzeć kluczowe informacje dotyczące różnych typów dokumentów.

Aby podejrzeć dokument, należy:

  1. odszukać i kliknąć dokument, który ma zostać podejrzany;
  2. w zakładce Szczegóły widoczne będą kluczowe informacje dotyczące danego dokumentu. Kliknięcie niektórych pól (na przykład Klient i Sprawa) otworzy podgląd z dodatkowymi informacjami na temat danego klienta lub sprawy;
Przeglądanie i edycja istniejącego dokumentu
Przeglądanie i edycja istniejącego dokumentu
  • w zakładce Komentarze możliwe jest przejrzenie komentarzy powiązanych z dokumentem. Można tam również dodać nowe komentarze;
  • w zakładce Załączniki można przejrzeć załączniki, które dodano do dokumentu. Kliknięcie nazwy załącznika spowoduje jego pobranie i otwarcie;
  • zakładka Uprawnienia została szerzej opisana w oddzielnym artykule.

Dokumenty, które już istnieją w systemie, można poddać prostej edycji. Użytkownik ma możliwość:

  • zmiany opisu;
  • przypisania lub zmiany procedury;
  • dodania załącznika;
  • dodania komentarza.

Pozostałe elementy nie mogą być modyfikowane z poziomu aplikacji mobilnej.

Aby edytować dokument, należy:

  1. kliknąć przycisk menu i wybrać opcję Dokumenty;
  2. za pomocą wyszukiwarki lub filtrów odszukać żądany dokument;
  3. kliknąć pozycję na liście;
  4. kliknąć przycisk z trzema kropkami (w prawym górnym narożniku) i wybrać z menu opcję Edytuj;
  5. wprowadzić zmiany i kliknąć przycisk Zapisz.

Praca z obiegiem dokumentu

Potwierdzanie załatwienia

Aby potwierdzić załatwienie, należy kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

Potwierdzanie załatwienia
Potwierdzanie załatwienia

Powiadamianie o dokumencie

Aby powiadomić innego użytkownika o dokumencie, należy:

  1. odszukać i otworzyć dokument, dla którego ma zostać wysłane powiadomienie;
  2. kliknąć przycisk z trzema kropkami (prawy górny narożnik), a potem z menu wybrać opcję Powiadom;
  3. wskazać na liście osobę, której ma zostać wysłane powiadomienie o dokumencie;
  4. dodać treść powiadomienia i kliknąć przycisk OK;
  5. powiadomienie zostanie wysłane do wskazanej osoby.

Podpisywanie dokumentów

Dokument zapisany w systemie może zostać parafowany przez użytkownika. Podpis jest wykonywany własnoręcznie na ekranie urządzenia mobilnego i zapisywany w formie pliku graficznego w zakładce Załączniki dokumentu.

Aby podpisać dokument, należy:

  1. odszukać i otworzyć dokument, który ma zostać parafowany;
  2. kliknąć przycisk z trzema kropkami (prawy górny narożnik), a potem z menu wybrać opcję Podpisz;
  3. podpisać się na ekranie smartfona lub tabletu w ramach białego pustego obszaru i kliknąć przycisk Zapisz;
Podpisywanie dokumentów
Podpisywanie dokumentów
  1. podpis zostanie zapisany w zakładce Załączniki.
Podpisywanie dokumentów - ciąg dalaszy
Podpisywanie dokumentów – ciąg dalaszy

Procedura obiegu dokumentu

W ramach systemu Ready_TM dostępna jest funkcja procedur, które automatyzują pewne typowe operacje związane z obiegiem dokumentu. Administrator systemu musi jednorazowo ustawić procedury obiegu dokumentów. Następnie użytkownik podczas pracy z dokumentem w polu Procedura może wskazać odpowiednią regułę, która ma zostać wykonana.

Nazwa dostępnych procedur oraz to, w jaki sposób mają one działać, zależy od specyfiki organizacji. Na przykład w przypadku obiegu faktury zakupowej po wprowadzeniu dokumentu do systemu następne kroki mogą sprowadzać się do: weryfikacji formalnej, weryfikacji rachunkowej, akceptacji i akceptacji płatności. Więcej informacji na temat definiowania procedur znajduje się w oddzielnym artykule.

Aktywacja procedury oraz dalsze kroki z nią związane odbywają się za pomocą zielonego przycisku, który widać na poniższej grafice.

Procedura obiegu dokumentu
Procedura obiegu dokumentu

Kolejne kroki będą zależeć od wewnętrznych ustawień oraz będą pojawiać się na stanowiskach, które biorą udział w procesie akceptacji dokumentu. Nazwy przycisków będą zmieniać się w zależności od etapu procedowania dokumentu.

Zarządzanie uprawnieniami do dokumentu

System Ready_TM dużą wagę przywiązuje do bezpieczeństwa oraz kontroli uprawnień. Oznacza to, że podczas pracy użytkownicy mają kontrolę nad tym, kto i co może zrobić w odniesieniu do dokumentów. Za kontrolowanie uprawnień dla dokumentu odpowiada zakładka Uprawnienia.

Aby nadać uprawnienia do dokumentu, należy:

  1. odszukać i otworzyć dokument;
  2. przejść do zakładki Uprawnienia i kliknąć niebieski przycisk ze znakiem plusa;
Nadanie uprawnień do dokumentu
Nadanie uprawnień do dokumentu
  1. kliknąć pole Użytkownik lub Grupa, a następnie z listy wybrać osobę lub grupę. Następnie zaznaczyć rodzaj uprawnień – Odczyt, Zapis, Zarządzanie;
  2. kliknąć przycisk Zapisz. Osoba lub grupa, której nadano uprawnienia, pojawi się na liście.

Aby zmienić lub odebrać uprawnienia do dokumentu, należy:

  1. odszukać i otworzyć dokument;
  2. przejść do zakładki Uprawnienia i kliknąć trzy kropki obok osoby lub grupy, których uprawnienia mają być zmienione lub odebrane;
Zmiana uprawnień do dokumentu
Zmiana uprawnień do dokumentu
  1. w menu oznaczyć uprawnienia, które mają zostać odebrane lub kliknąć przycisk Usuń, aby trwale odebrać dostęp do dokumentu.
Top