Zaawansowany system konfiguracji pozwala odzwierciedlić obieg delegacji jaki występuje w firmie. Panel konfiguracyjny znajduje się w module [Ustawienia Aplikacji] na zakładce [Delegacje].
Kreator wyboru procesu obiegu
Kreator wyboru procesu obiegu delegacji można uruchomić klikając w przycisk [Uruchom kreator].
Spowoduje to otwarcie okna kreatora, które pozwala wybrać jeden z standardowo zdefiniowanych obiegów delegacji.
Trzy pierwsze obiegi stosuje się gdy nie ma potrzeby akceptacji delegacji przed jej realizacją, można wtedy utworzyć dokumenty delegacji po powrocie z wyjazdu. Ostatni obieg delegacji może być zastosowany w przypadku, gdy dokument zlecenia delegacji powinien zostać poddany procesowi akceptacji przed realizacją wyjazdu.
Poszczególne opcje w ramach każdego z bloczków są odzwierciedlone jako kolejne etapy procesu (workflow):
- Pierwszy bloczek składa się jedynie z trzech etapów w procesie – przygotowanie polecenia wyjazdu służbowego następnie po wykonaniu rozliczenia delegacji: potwierdzenie wykonania rozliczenia delegacji oraz akceptacja działu księgowego.
- Kolejna możliwa opcja składa się z tych samych etapów, co poprzednia z tą tylko różnicą, że przed akceptacją działu księgowego występuje akceptacja przełożonego (bądź osoby zdefiniowanej w mapie akceptacji lub na dokumencie delegacji).
- Trzecia pozwala na obsługę zaliczek, ale bez akceptacji polecenia wyjazdu służbowego. Po odbyciu delegacji następuje rozliczenie jej, akceptacja oraz akceptacja działu księgowego.
- Ostatnia możliwa opcja jest najbardziej rozbudowana pod względem procesu polecenia wyjazdu – znajdziemy tam etap akceptacji polecenia oraz w przypadku pobrania zaliczki – etap wypłaty zaliczki.
Wybór odpowiedniej opcji należy potwierdzić klikając w przycisk [Zakończ].
Słowniki
Słownik Kategorie dokumentów służy do określenia jakim rodzajem kosztu opisany jest dany dokument. Standardowo moduł Delegacji instaluje kategorie:
- Noclegi.
- Przejazdy.
- Inne wydatki.
W przypadku eksportu dokumentu Delegacji za pośrednictwem modułu ERP Exchange do systemu ERP możliwe jest przypisanie dekretów do załączonych dokumentów i odpowiednie zaksięgowanie delegacji. Kategorie służą też do zgrupowania dokumentów na wydruku rozliczenia Delegacji oraz automatycznego oznaczenia dokumentu tej kategorii czy jest on wliczany w koszt delegacji czy też nie.
Faktura, która jest w liczona w koszt delegacji, nie podlega osobnemu obiegowi w systemie, ponieważ stanowi część delegacji i jest z nią rozliczana.
W przypadku kiedy faktura zostanie oznaczona kategorią nie stanowiącą koszt delegacji (np. hotel zapłacony wcześniej przez firmę, który jest księgowany jak każda faktura kosztowa), procedura zostanie uruchomiona, a na wydruku rozliczenia delegacji będzie widniała jako dokument stanowiący całkowity koszt delegacji, ale nie wpływający na wartość rozliczenia z pracownikiem.
Ustawienia
Sekcja Ustawienia pozwala skonfigurować podstawowe ustawienia aplikacji Delegacje.
Czy pracownik delegowany przy rozliczeniu delegacji może edytować polecenie delegacji? – pozwala zdecydować, czy podczas rozliczania pracownik może wprowadzać zmiany w dane polecenia.
Czy wymagać od pracownika w edycji polecenia ustawiania godziny przy wprowadzaniu terminu delegacji Od Do? – kwalifikuje czy podczas edycji polecenia pracownik będzie mógł prowadzić tylko datę Wyjazdu i Przyjazdu czy datę wraz z godziną.
Czy zablokować tworzenia polecenia wyjazdu z datą wsteczną? – włączenie tego ustawienia uniemożliwi pracownikowi utworzenie delegacji z datą wsteczną, jest to szczególnie istotne wtedy, gdy zostanie wybrany obieg z akceptacją polecenia wyjazdu.
Jak ustawiana jest osoba zlecająca delegację, osoba zlecająca jest także osobą akceptującą delegację? – pozwala ustalić kto jest osobą zlecającą delegację, czy jest to:
- Przez delegowanego – osoba wskazana przez delegowanego.
- Automatycznie – przełożony – automatycznie przełożony delegowanego.
Czy pole szacunkowy koszt delegacji jest wymagane? – ustawia wymagalność pola [Szacunkowy koszt delegacji w PLN].
Czy do każdego załączonego rachunku należy dołączyć skan? – włącza wymagalność załączenia skanu do każdego rachunku dokumentującego koszty delegacji.
Czy można usuwać dokumenty delegacji? – pozwala zdecydować czy dokument delegacji może być usunięty czy jedynie anulowany.
Automatyczne ustawienia daty rozliczenia delegacji na: – ustawia datę rozliczenia delegacji na:
- Dzień po odbyciu delegacji.
- Dzień, w którym pracownik wykonał Rozlicz delegację.
- Dzień wypłaty zaliczki.
Diety
W sekcji Diety należy wprowadzić wartości diet delegacyjnych oraz procentowy podział stawek dla poszczególnych posiłków (domyślnie, uzupełnione dane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).
Środki transportu
Sekcja Środki transportu pozwala na skonfigurowanie parametrów środków transportu używanych i rozliczanych w delegacji.
Czy ograniczać widoczność samochodów służbowych dla przypisanych użytkowników? – włączenie tej opcję spowoduje ograniczenie listy samochodów służbowych do tych, do których został uprawniony.
Czy pracownik może dodać samochód prywatny? – opcja umożliwia dodanie przez pracownika samochodu prywatnego oraz edycję jego danych.
Stawka maksymalna dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – w tym polu należy podać stawkę z km dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Czy wymagać od pracownika podania uzasadnienia wybrania jako środka transportu samochodu lub samolotu? – opcja dostępna jest jeśli wybrany jest proces obiegu z Akceptacją polecenia wyjazdu i służy do podania uzasadnienia wyboru środka transportu.
Koszty
W sekcji Koszty należy skonfigurować opcje aplikacji Delegacje dotyczące wymagania oznaczania delegacji wartościami pól Projekt, MPK oraz RK.
Czy włączyć uzupełnienie Projektu na poleceniu delegacji? – załączenie tej opcji spowoduje wymóg uzupełnienia pola Projekt przez Pracownika.
Czy włączyć uzupełnienie MPK na poleceniu delegacji? – ustawienie tej opcji spowoduje, że pole MPK będzie wymagane do uzupełnienia przez Pracownika.
Czy włączyć uzupełnienie RK na poleceniu delegacji? – włączenie tej opcji spowoduje wymóg uzupełnienia pola RK przez Pracownika.
Stawki
Sekcja Stawki pozwala ustawić stawki ryczałtu noclegu oraz przejazdu w kraju (domyślnie, uzupełnione dane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).
Zaliczki
W sekcji Zaliczki można ustawić opcje dotyczące obsługi zaliczek dla delegowanych pracowników.
Czy pracownik może wprowadzać „Preferowany termin odbioru” zaliczki? – pole wymagane do uzupełnienia przez delegowanego przy wybraniu gotówki jako formy wypłaty zaliczki.
Gotówka – włączenie opcji udostępnia gotówkę jako sposób wypłaty zaliczki dla pracownika.
Przelew na ROR – włączenie opcji udostępnia przelew na ROR jako sposób wypłaty zaliczki dla pracownika.
Przelew na inne konto – włączenie opcji udostępnia przelew na inne konto jako sposób wypłaty zaliczki dla pracownika.
Konfiguracja dostępu
Sekcja ta służy do konfigurowania dostępu do aplikacji Delegacje oraz do przydzielenia wybranych użytkowników do poszczególnych grup pełniących odpowiednie role w aplikacji. Mamy tutaj również możliwość tworzenia dodatkowych grup użytkowników, które mogą być dodatkowo wykorzystywane podczas procesowania delegacji.
Mapa wyjątków akceptacji
W naszym procesie akceptacji może wprowadzić pewne zmiany odzwierciedlające proces w naszej organizacji.
Przykładowo chcemy żeby delegacje zagraniczne dodatkowo były akceptowane przez Prezesa, ale tylko na etapie zatwierdzania delegacji, na etapie rozliczenia już nie ma potrzeby zatwierdzania delegacji.
Do tego właśnie służy mapa wyjątków.
Pole na regule jakie możemy użyć do stworzenia reguły.
- Rodzaj delegacji – czy reguła dotyczy Krajowej, Zagranicznej – brak wyboru oznacza że dotyczy obu
- Akceptujący – kto będzie akceptował tą regułę
- Poziom akceptacji – mamy do dyspozycji dwa poziomy akceptacji, 1 poziom oznacza że domyślnie wybrana jako osoba zlecająca zostanie zastąpiona przez zdefiniowaną w tej regule. Poziom 2 oznacza że po pierwszym standardowym poziomie akceptacji będzie wymagany drugi poziom. Np na 1 przełożony a na drugi Prezes
- Pracownik delegowany lub pracownicy delegowani działu – reguła będzie dotyczyła wybranych osób delegowanych
- Jednostka rozliczeniowa – reguła dotyczy tylko wybranej firmy
- Na jakich etapach ma zostać używa reguła – reguła dotyczy tylko poziomu drugiego, czyli może być potrzeba zatwierdzania delegacji na poziomie 2 ale rozliczenie delegacji nie musi być akceptowane na poziomie 2
