Import umów z pliku

Program Ready_ umożliwia importowanie umów z pliku (z rozszerzeniem XLS lub XLSX), który został przygotowany w programie Microsoft Excel. Jest to szczególnie przydatne w początkowym okresie pracy z aplikacją Umowy.

Szablon importu

Plik importu musi być odpowiednio przygotowany żeby aplikacja Umowy poprawnie zaimportowała dane. W tym celu został przygotowany szablon do importu, który należy uzupełnić np. kopiując kolumny danych z istniejącego spisu umów.

W celu pobrania szablonu przechodzimy do USTAWIENIA APLIKACJI/UMOWY/NARZĘDZIA  i uruchamiamy narzędzie do importu w którym znajduje się link do pobrania szablonu.

Szablon ma zdefiniowane kolumny, ich nazwy nie mają znaczenia przy imporcie, ale znaczenie ma ich kolejność, dlatego można zaimportować dane z własnego pliku MS Excel, ale należy ułożyć dane w tej samej kolejności co w szablonie. W przypadku pustego pola lub pola, którego dane przy imporcie zostaną odczytane jako błędne np. błędnie wprowadzona data, umowa zostanie zaimportowana ale pole to zostanie pominięte.

Opis kolumn i ich sposób weryfikacji przy imporcie

  1. *Symbol teczki – pole obowiązkowe,  ponieważ w wskazanej teczce zostanie umowa utworzona. Symbol możemy odczytać z pierwszej zakładki TECZKI/KATEGORIE (na poniższym zrzucie ekranu widać jest to BFiA.41).
  2. Numer umowy – pole zawiera wewnętrzny numer umowy – pole może być puste, jeśli zawiera numer musi być unikalne.
  3. Numer umowy klienta – pole zawiera numer umowy klienta – pole może być puste, jeśli zawiera numer musi być unikalne.
  4. *Opis umowy – pole tekstowe obowiązkowe.
  5. Uwagi – pole tekstowe nie obowiązkowe.
  6. Nasza firma NIP – (pole numeryczne bez dodatkowych znaków) NIP firmy (spółki), jeśli pole jest puste ustawiona zostanie firma, do której przypisana jest licencja Ready_.
  7. Kontrahent NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków, w przypadku braku kontrahenta w bazie Ready_ system pobierze dane z GUS i założy kartotekę kontrahenta.
  8. Data zawarcia – pole z datą zawarcia umowy.
  9. Data obowiązywania Od – pole z początkową datą obowiązywania umowy.
  10. Data obowiązywania Do – pole z końcową datą obowiązywania, jeśli pole jest puste umowa zostanie oznaczona jako bezterminowa.
  11. Wartość umowy – pole walutowe.
  12. Rodzaj umowy – pole tekstowe – nazwa z istniejącego słownika rodzaju umów.
  13. Status – pole tekstowe – nazwa statusu z 4 dostępnych statusów: OCZEKUJĄCA, OBOWIĄZUJĄCA ,  ZAKOŃCZONA, ANULOWANA.
  14. % kaucji – pole numeryczne – umowna wartość zabezpieczenia.
  15. Termin zwrotu kaucji – pole z datą zwrotu kaucji.

* Symbol teczki

Import cech umów

Wraz z importem umów można zaimportować cechy umowy. Przed przystąpieniem do ich importu należy utworzyć dla Spraw cechy, które chcemy zaimportować.
Kluczem importu jest nazwa cechy, którą należy skopiować i umieścić w nazwie kolumny P, czyli po Terminie zwrotu Kaucji. Jeśli posiadamy więcej cech do kolejnych kolumn wprowadzamy kolejne ich nazwy.

System przy imporcie wyszuka odpowiednią cechę i ustawi jej wartość.

Obecnie możliwe do importu są Cechy o typie tekstowym, zawierające daty oraz wartości list jednokrotnego wyboru.

Usuwanie błędnego importu umów

Jeśli import umów pominie rekordy ze względu na błędne dane, możemy poprawić plik z danymi i ponownie zaimportować umowy. Nie jest konieczne każdorazowe usuwanie umów, jeśli każda umowa ma swój wewnętrzny numer, ponieważ system ponownie nie zaimportuje takiej umowy, a tylko doda te, których nie ma jeszcze w swoim wykazie. Jednak import nie powoduje aktualizacji danych już istniejących, dlatego może istnieć konieczność usunięcia tych umów w bazie, dla których import ma wykonać aktualizację.

Narzędzie usuwania umów pozwala wykonać operację czyszczenia bazy i umożliwić ponowny import danych.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!