Aplikacja „Faktury Zakupów” umożliwia przeprowadzenie w szybki i w pełni konfigurowalny sposób obieg faktury zakupów.
Specyfikacja funkcjonalności
Workflow
- Wybór procedury zależny od typu dokumentu księgowego, jednostki rozliczeniowej firmy (spółki), formy płatności, kwoty, kontrahenta
- Skrócony proces obiegu dla stałych faktur poprzez zdefiniowanie dedykowanej ścieżki
- Możliwość ustawiania statusów spośród dostępnych: Rejestracja, Weryfikacja Formalna, Opis faktury, W akceptacji, Do wyjaśnienia, Zwrócona, W księgowości, Akceptacja płatności, Niezaakceptowana, Główny księgowy, Akceptacja zarządu, Zwrócona do kontrahenta, Zatwierdzenie do ujęcia w księgach, Logistyka, Weryfikacja controlingu, Zakończono, Anulowana
- Automatyczne ustawianie statusów dla faktury na każdym etapie obiegu
- Możliwość komentowania dokumentu
- Pobieranie listy wprowadzonych faktur w XLS
- Wydruk dekretacji faktury i historii zmian pól na szczegółach faktury
Wprowadzanie OCR
- Wprowadzanie faktur z email lub plików PDF do OCR
- Automatyczna rejestracja faktury w dziennikach faktur przychodzących i nadawanie indywidualnego konfigurowalnego wewnętrznego numeru dziennikowego
- Możliwość rejestracji ręcznej w dzienniku faktur przychodzących
- Numeracja faktur indywidualna dla każdej spółki
- Rejestracja za pomocą kodów kreskowych więcej
- Automatyczny lub ręczny wybór ścieżki obiegu
- Faktura powtarzalna automatycznie rozpisze fakturę kosztowo więcej
Wybór osoby merytorycznej
- Możliwość wyboru wielu osób opisujących fakturę
- Łączenie wybranych osób z jednego działu do jednego etapu (wystarczy, że jedna osoba pobierze dokument do opisu, to pozostałe nie muszą już wykonywać opisu)
- Koszty mogą być rozpisane niezależnie i równocześnie przez wiele osób z różnych działów
- Listy dystrybucyjne – stałe listy osób, do których możemy wysłać faktury, np. Dział Marketingu, Kierownicy, Logistyka
Opis kosztowy merytoryczny
- Koszty mogą być rozpisane niezależnie przez wiele osób z różnych działów
- Opisanie faktury z wykorzystaniem wbudowanych słowników – Projekt, MPK, RK i pięciu dodatkowych analityk
- Możliwość ograniczenia dla użytkownika widoczności listy kont analitycznych, co wpływa na zmniejszenie ilości błędów przy uzupełnianiu kosztów
- Weryfikacja rozpisania w 100% kosztów
- Weryfikacja wypełnienia wymaganych analityk na koszcie
- Import kosztów z szablonu XLS więcej
- Import kosztów z załączników XLS do faktur paliwowych dla szablonów Orlen i BP więcej
- Wzorce kosztowe procentowe lub kosztowe rozpisujące całą fakturę lub wybraną pozycję kosztową indywidualne lub dostępne dla wszystkich pracowników więcej
- Powiadomienie właściciela MPK o dodaniu kosztu na jego MPK przez osoby z innego działu
Akceptacja faktury
- Wielostopniowa automatyczna mapa akceptacji wybierająca osobę(y) na podstawie więcej
- Kwoty kosztu
- MPK
- RK
- Numer projektu
- Dodatkowej analityki
- Osoby opisującej koszt
- Kontrahenta
- Możliwość przypisania mapy akceptacji do zdefiniowanej ścieżki (np. inna mapa akceptacji dla faktur gotówkowych a inna dla przelewowych)
- Odrzucenie kosztu powoduje przekazanie faktury do osoby opisujące danych koszt
- Koszty zaakceptowane nie podlegają podwójnej akceptacji jeśli po odrzuceniu nie były zmieniane
- Dedykowana plakietka dla osób akceptujących umożliwiające szybkie zapoznanie się z fakturę i jej akceptację bez jej otwierania
- Grupowanie faktur do akceptacji i możliwości akceptacji zbiorczej np dla wybranego opisującego koszt czy rodzaju kosztu
- Akceptacja z aplikacji mobilnej
Księgowość
- Pełne uprawnienia i przegląd faktur na każdym etapie obiegu dokumentu
- Możliwość przekazania faktury błędnie opisanej do wybranej osoby opisującej
- Możliwość przekazania faktury do wybranego akceptanta
- Automatyczne sprawdzenie czy podatnik jest czynnym płatnikiem VAT
- Automatyczne lub ręczne sprawdzenie konta bankowego z białą listą
- Dla osób z Księgowości rejestrujących fakturę możliwość pominięcia etapów opisu merytocznego i akceptacji np w przypadku faktur z energie, stałych opłat
- Możliwość włączenia pobierania faktury do realizacji przez jedną osobę z Księgowości
Uprawnienia do faktur
- Dostęp do faktur w których procesie brałem udział
- Przełożony ma dostęp do faktur swoich podwładnych
- Możliwość przydzielania uprawnienia do podglądu faktury dla działu pracownika, który opisywał lub akceptował fakturę
- Ograniczenie dostępu do faktur (np. B2B) do osoby wprowadzającej, akceptującej i księgowości. Tzw faktury poufne
- Możliwość przypisania grupy mającej dostęp do wszystkich faktur danej ścieżki
- Możliwość przypisania grupy mającej dostęp do wszystkich faktur danej jednostki rozliczeniowej
Wysyłanie powiadomień dot. Faktur
- Ustawianie powiadomienia na email o każdej fakturze do akceptacji
- Powiadomienie na aplikacji mobilnej o fakturze do akceptacji
- Możliwość włączenia zbiorczy email do pracownika o nie opisanych fakturach
- Możliwość włączenia zbiorczy email do pracownika o przeterminowanych fakturach
Proformy
- Rozpoznanie niepowiązanych faktur Proform z fakturami zakupu więcej
- Lista powiązanych i nie powiązanych faktur proform
Powiązania
- Dołączenie do faktury wniosku zakupowego i akceptacja faktury jeśli kwota wniosku jest przekroczona przez akceptanta wniosku
- Powiązanie faktury z umową
- Powiązanie z delegacją jak fakturę stanowiącą część delegacji lub powiązanie w celach określenia całkowitego kosztu delegacji
- Powiązanie z innymi dokumentami lub sprawą
