W każdej organizacji jest grupa faktur, które pojawiają się w regularnych okresach i dotyczą tej samej usługi. W ramach modułu Faktury zakupu można zdefiniować Faktury powtarzalne. Mechanizm ten pozwala zautomatyzować: opis faktury, określenie rodzaju kosztów i typu dokumentu księgowego, nadanie wzorca kosztów, generowanie danych księgowych oraz skrócenia ścieżki obiegu.
W ustawieniach modułu Faktury zakupu znajduje się opcja Czy automatycznie tworzyć fakturę powtarzalną przy Eksporcie. Opcję należy włączyć do tego, by móc wykorzystać potencjał faktur powtarzalnych. Dokładna lokalizacja opcji to Ustawienia aplikacji, FAKTURY ZAKUPU/KONFIGURACJA znajdują się w sekcji ETAP – WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA. Więcej informacji na temat ustawień znajduje się w oddzielnym artykule.
Aby zapisać fakturę powtarzalną, należy:
- w module Faktury zakupu dokonać rejestracji pierwszej faktury, która ma być wzorcem dla mechanizmu Faktur powtarzalnych. Sam proces rejestracji faktur opisano w oddzielnym artykule;
- otworzyć uprzednio zarejestrowaną fakturę i kliknąć przycisk Menu, a następnie wybrać opcję Faktura powtarzalna;
- w nowym oknie po zapoznaniu się z informacjami na temat działania reguły należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Warto jednak upewnić się, że elementy będące częścią reguły są odpowiednio uzupełnione w fakturze wzorcowej;
- reguła zostanie zapisana.
Mechanizm faktur powtarzalnych uruchamia się automatycznie przy rejestracji nowej faktury, która spełnia wzorzec będący podstawą do konfiguracji mechanizmu. O tym, że mechanizm został uruchomiony, informuje komunikat, który pojawi się po dodaniu faktury.
Dodatkowo dla wzorca faktur powtarzalnych można wymusić skrócony obieg dokumentu. Rozwiązanie to jest przydatne i ma sens, ponieważ domniemywa się, że skoro raz zatwierdzono fakturę na przykład za abonament telefoniczny, to w kolejnych miesiącach obowiązywania umowy będzie tak samo. W celu skrócenia procesu obiegu w ustawieniach aplikacji należy włączyć opcję Skrócona ścieżka obiegu dla faktur powtarzalnych. Uproszczenie zostanie włączone, jeżeli system rozpozna fakturę powtarzalną. Użytkownik zostanie poinformowany o skróceniu ścieżki odpowiednim komunikatem.
Aby usunąć mechanizm faktur powtarzalnych, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie przejść do zakładki FAKTURY ZAKUPU i kliknąć FAKTURA POWTARZALNA;
- na liście odszukać odpowiednią regułę, zaznaczyć ją i kliknąć przycisk Usuń, a następnie potwierdzić chęć usunięcia wpisu.
Użytkownik zajmujący się rejestracją faktur ma również możliwość wymuszenia automatycznego oznaczania wyłącznie typu dokumentu księgowego.
Aby wymusić ustawienie tylko typu dokumentu księgowego podczas rejestracji, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie przejść do zakładki FAKTURY ZAKUPU i kliknąć FAKTURA POWTARZALNA;
- kliknąć przycisk Dodaj;
- w nowym oknie ustawić pola:
- Sprzedawca – wskazać sprzedawcę, który ma być brany pod uwagę podczas określania typu dokumentu. Wystarczy kliknąć pole i wpisać fragment nazwy, a potem kliknąć przycisk lupy i wskazać na liście odpowiedni podmiot;
- Typ dokumentu księgowego – wskazać na liście typ dokumentu, jaki ma zostać ustawiony;
- kliknąć przycisk ZAPISZ.
