Pracownik akceptujący fakturę może wybrać kilka sposobów akceptacji dokumentu.
Portlet Workflow
Podstawowy i szybki sposób akceptacji jest dostępny zaraz po zalogowaniu się użytkownika do Ready_ poprzez portlet Workflow, w którym bez otwierania dokumentu może zatwierdzić dokumentu zapoznając się z kluczowymi danymi faktury.
Fakturę można otworzyć w celu wglądu w dane faktury klikając niebieską ikonę w lewym górnym rogu plakietki workflow.
W aplikacji w zakładce – DO AKCEPTACJI
Moduł w odróżnieniu od portletu posiada dodatkowe możliwości grupowania dokumentów co umożliwia akceptację zbiorczą wszystkich dokumentów z danej grupy.
- Grupowanie dokumentów możliwe jest według
- Brak grupowania – wszystkie dokumenty w jednej grupie
- Formy płatności
- Typów dokumentów księgowych
- Osoba merytoryczna – rozpisująca koszt
- Analityki jeśli występują MPK, RK
- Akceptuję wszystkie dokumenty – akceptacja wszystkich dokumentów z grupy
- Koszt akceptowany w danej grupie
- Koszt występujący na fakturze ale znajdujący się w innej grupie faktur. Jest to informacja dla akceptującego że akceptując ten koszt, faktur z grupowana w innej grupie MPK zostanie zaakceptowana.
- Akceptacje na pojedynczym dokumencie – możliwe jest odrzucenie np jednej faktury a zaakceptowanie wszystkich pozostałych
- Suma kosztów danej grupy kosztów – suma nie uwzględnia kosztów z innej grupy
- Suma faktur danej grupy
Smartphone – aplikacja mobilna na iOS i Android
Akceptacja, może odbywać się również przez aplikację mobilną Ready_.
Jakie akcje ma użytkownik
Nie zależnie od wybory metody akceptacji dokumentu proces obiegu pozwala na podjęcie następujących decyzji:
Akceptuję – akceptacja kosztu i faktury.
Proszę o wyjaśnienie – przekazanie do wybranej osoby w celu dodatkowego wyjaśnienia. Akcję wybieramy jeśli chcemy doprosić osobę, do procesu i nie jest to osoba opisująca koszty
Nie akceptuję – odrzucenie faktury, wiąże się z dodaniem komentarza i przekazaniem faktury do opisującego koszt
Jak wybierane są osoby akceptujące ?
Ready_ posiada 2 mechanizmy konfiguracji przypisywania osób do etapu akceptacji w zależności od naszej potrzeby możemy wybrać jeden z nich
- Prosty – jedna zasada – jeden poziom akceptacji ustawiany w konfiguracji ścieżki procesu
- Zaawansowany – wiele zasad – wiele poziomów i reguł ustawiany w Mapie akceptacji
