Mapa akceptacji

Mapa akceptacji jest zaawansowaną funkcją automatycznego wyboru osoby(ób) akceptującej na podstawie informacji na fakturze i wprowadzonym koszcie.
Proces przed przekazaniem do akceptacji sprawdzi każdą pozycję kosztową i wybierze odpowiednią regułę dla każdego kosztu. Ważna informacja reguła dotyczy pozycji kosztowej a nie całej faktury.
Dzięki takiemu podejściu każdy koszt może być akceptowany przez inną osobę np ze względu na analitykę.

Przykład

  • oczekujemy żeby każdy kierownik projektu otrzymywał fakturę do akceptacji jeśli pozycja faktury dotyczy jego projektu. Faktura może dotyczy kilku projektów i każdy kierownik będzie musiał zaakceptować swój koszt
  • oczekujemy żeby każdy dyrektor działu akceptował swoje koszty, jeśli słownik MPK to działy to możemy wykorzystać tą analitykę do wybory dyrektora lub np poprzez informację kto dodał koszt. Jeśli dodała osoba z Działu IT to akceptującym jest wybrany dyrektor działu IT niestety w ostatnim przypadku, koszty rozpisywane przez osoby z innych działów a dotyczące działu IT nie będą akceptowane przez tego dyrektora.

Opis formularz reguły #

Opis reguły – jest własny opis wprowadzonej reguły

Ścieżka procesu #

stworzona reguła może dotyczyć wybranej ścieżki lub być globalna dla wszystkich ścieżek. System najpierw szuka reguły dla ścieżki i jeśli jej nie znajdzie szuka reguły globalnej. Przykładowo może zastosować różne reguły dla ścieżki Gotówkowej i Przelewowej, lub ścieżki stworzonej dla Spółki A i Spółki B.

Kontrahent #

Jeśli dana reguła dotyczy kontrahenta – przykładowo wybranego kontrahenta X-KOM koszty akceptuje tylko Dyrektor działu IT. Reguła rzadko stosowana

Spółka #

Jeśli dana reguła dotyczy jednostki rozliczeniowej – inne osoby mogą akceptować faktury dla spółki A a inne dla B. W przypadku prostej mapy akceptacji, np że wszystkie faktury spółki A akceptuje Jacek a spółki B Krzysiek ten jest konfigurację możemy osiągnąć na ścieżkach procesu. Nie musimy do tego wykorzystywać mapy akceptacji.

Kwota Od #

kwota netto wprowadzonego kosztu od której będzie reguła zastosowania.

Ważne w przypadku reguły na 1 poziomie akceptacji. Jeśli wprowadzimy regułę że akceptacja jest od kwoty np 500 to poniżej tej kwoty jeśli żadna reguła nie jest spełniona uważa się że faktura nie wymaga akceptacji

Kwota Do #

kwota netto wprowadzonego kosztu Do

Zazwyczaj dajemy maksymalną kwotę czyli domyślnie 1000000, przykładowo jeśli na 1 poziomie Jacek akceptuje faktury od 0 – 1000 a na 2 drugim poziomie Krzysiek od 1000 do 100000 to jeśli faktura jest powyżej wartości 1000 zł to Jackowa reguła nie jest spełniona i faktura nie spełnia żadnej reguły na 1 poziomie.

Merytorysta/Dział #

Osoba lub Dział, który wprowadził koszt

MPK, RK, Projekt, Dodatkowa Analityka #

dotyczy jednej pozycji lub poprzez zastosowanie % całego segmentu. Możemy stosować też przecinki do wprowadzenia wielu reguł wyboru analityki.

Przykład: 505,51% – mapa szuka dla tej reguły mpk 505 lub mpk zaczynającego się do 51 np 515,516

Poziom akceptacji #

mapa akceptacji może być wielostopniowa. Co oznacza wielostopniowość. Jeśli na poziomie 1 wszystkie osoby zaakceptują fakturę to system szuka reguły na poziomie 2 .

Przykładowo faktury jeśli na

  1. poziomie zostały zaakceptowane np kierownik akceptuje każdą fakturę dla swojego działu
  2. na poziomie 2 szuka reguł, czyli druga poziom będzie sprawdzany jeśli zaakceptowany jest poziom 1. np fakturę akceptuję Dyrektor pionu jeśli faktura przekracza kwotę 5 tys zł

Akceptujący #

kto będzie akceptował fakturę. Jeśli wybierzemy więcej osób to każda osoba musi zaakceptować fakturę. Stosuje się to np przy akceptacji faktury o dużej wartości, gdzie wymagana jest akceptacja dwóch członków zarządu

Wystarczy akceptacja jednej osoby ? #

jeśli zaznaczymy tą opcję wystarczy akceptacja tylko jednej z wybranych akceptujących, jeśli akceptację danego kosztu może wykonać Dyrektor i jego zastępca to zaznaczenie tej opcji spowoduje że obie osoby będą mogły zatwierdzić fakturę, a akceptacja jednej z nich wystarczy do akceptacji faktury. Druga osoba nie musi akceptować dokumentu.

 

Widok formularz mapy akceptacji jest dostosowany do konfiguracji systemu i nie wszystkie widoczne pola mogą być dostępne w Państwa konfiguracji

Przykład poziomów akceptacji #

Przykłady #

  • Faktura ma koszt na kwotę 300 zł – oznacza to że faktura zostanie przekazana do akceptacji tylko Krystiana na 1 poziomie na tym zakończy się proces akceptacji
  • Faktura ma koszt na kwotę 2800 zł – faktura zostanie wysłana do akceptacji do Krystiana na poziomie 1, po jego akceptacji zostanie przekazana do Piotra na poziom drugi na tym zakończy się proces akceptacji
  • Faktura ma koszt na kwotę 14000 zł – faktura zostanie przekazywane przez wszystkie stopnie akceptacji najpierw do Krystiana potem do Piotra a jak Piotr zaakceptuje fakturę to do Prezesa Johna.
  • Faktura ma dwa koszty jeden na 1000 zł drugi na 1500 zł – faktura jest o wartości 2500 zł ale ze względu na podział kosztów nie zostanie przekazana do akceptacji na poziom 2. Można uniknąć takiego sposobu obejścia mapy akceptacji poprzez włączenie ustawienia nr 41. (poniżej)

#

Uwagi #

  • Jedna pozycja kosztowa może spełnić jedną regułę jeśli spełnia dwie lub więcej reguł, system wybierze pierwszą spełniającą wymaganie
  • Jeśli reguła na 1 poziomie nie jest spełniona to system nie szuka kolejnych poziomów akceptacji.

 

 

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!