Rejestrowanie korespondencji

W wielu firmach pocztę przychodzącą i wychodzącą rejestruje się w dużych, papierowych książkach korespondencyjnych. Sprawia to wiele problemów organizacyjnych – od długiego czasu rejestrowania po ograniczenie możliwości weryfikacji książki tylko przez jedną osobę. Skorzystaj z aplikacji Dziennik i usprawnij pracę nie tylko sekretariatu, ale całej firmy!

Jak rejestrować korespondencję przychodzącą? #

Po uruchomieniu aplikacji Dzienniki wybierz dziennik korespondencji przychodzącej, a następnie użyj przycisku korespondencja.

Wybierz lub dodaj nadawcę pisma, opisz czego dotyczy otrzymana korespondencja, oznacz datę jej sporządzenia i wpływu do firmy. Masz także możliwość wskazania terminu odpowiedzi, nadania kategorii, dołączenia skanu dokumentu i wielu innych opcji oznaczenia korespondencji.

Możesz także wskazać do kogo przekazać dokument po jego zarejestrowaniu oraz ewentualnie nadać mu procedurę obiegu.

 

Jak rejestrować korespondencję wychodzącą? #

Po uruchomieniu aplikacji Dzienniki wybierz dziennik korespondencji wychodzącej, a następnie użyj przycisku korespondencja.

Uzupełnij datę wysyłki, nadawcę, odbiorcę oraz pozostałe informacje dotyczące przesyłki. Jeśli jesteś nadawcą masowym możesz we współpracy z Pocztą Polską automatycznie nadawać numer „R-ki” dla listu poleconego z udostępnionej puli numerów. Na końcu zarejestruj dokument.

Jeśli chcesz wydrukować książkę pocztową wybierz po prostu ikonę drukarki i interesującą Cię opcję – system wygeneruje książkę do wydrukowania.

Wydrukowanie kopert również nie stanowi problemu – wybierz ikonę drukarki, a następnie koperty. Wybierz rozmiar koperty oraz co ma się na niej znaleźć i wygeneruj np. plik PDF gotowy do wydruku.

Jeśli korzystasz z aplikacji Elektroniczny nadawca wybierz eksportuj na pasku narzędzi i pobierz plik XML wykorzystywany przez Pocztę Polską.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!