Konfiguracja

Zaawansowany system konfiguracji pozwala odzwierciedlić obieg delegacji jaki występuje w firmie.

Panel konfiguracyjny znajduje się w module Ustawienia Aplikacji na zakładce Delegacje pod przyciskiem Konfiguruj

 

Poszczególne opcje w ramach każdego z bloczków są odzwierciedlone jako kolejne etapy procesu (workflow):
1. Pierwszy bloczek składa się jedynie z trzech etapów w procesie – przygotowanie polecenia wyjazdu służbowego następnie po wykonaniu rozliczenia delegacji: potwierdzenie wykonania rozliczenia delegacji oraz akceptacja działu księgowego.
2. Kolejna możliwa opcja składa się z tych samych etapów, co poprzednia z tą tylko różnicą, że przed akceptacją działu księgowego występuje akceptacja przełożonego (bądź osoby zdefiniowanej w mapie akceptacji lub na dokumencie delegacji).
3. Trzecia opcja składa się na obsługę zaliczek, ale bez akceptacji polecenia wyjazdu służbowego. Po odbyciu delegacji następuje rozliczenie jej, akceptacja oraz akceptacja działu księgowego.
4. Ostatnia możliwa opcja jest najbardziej rozbudowana pod względem procesu polecenia wyjazdu – znajdziemy tam etap akceptacji polecenia oraz w przypadku pobrania zaliczki – etap wypłaty zaliczki.

Po przejściu do kolejnego kroku (przycisk DALEJ) wyświetlony zostaje krok 2 kreatora – Rejestracja, w którym decydujemy o wartościach stawek dla posiłków, ryczałtu noclegu i przejazdu, stawce maksymalnej dla samochodu osobowego (domyślnie, uzupełnione dane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Dodatkowo, wyświetla się informacja o grupie nadzorującej proces obiegu delegacji (domyślnie jest to grupa Nadzorująca proces, opisana w zakładce Aplikacja Delegacje – opis w rozdziale Role w aplikacji)

 

Oprócz stawek mamy możliwość decyzji:
Czy blokować tworzenie polecenia wyjazdu z datą wsteczną? – zaznaczenie opcji spowoduje niemożność utworzenia polecenia wyjazdu wstecz. jest to szczególnie istotne wtedy, gdy decydujemy się na akceptację polecenia wyjazdu.
Sposób wyboru akceptanta. Nie – Ręcznie na dokumencie, Tak – Mapa akceptacji lub w przypadku braku mapy akceptacji przełożony osoby Delegowanej – zaznaczenie opcji spowoduje brak możliwości wybrania akceptanta na delegacji. W takim przypadku, konieczne jest odpowiednie zdefiniowanie struktury organizacyjnej bądź przygotowanie mapy akceptacji.

Mapa wyjątków akceptacji #

W naszym procesie akceptacji może wprowadzić pewne zmiany odzwierciedlające proces w naszej organizacji.

Przykładowo chcemy żeby delegacje zagraniczne dodatkowo były akceptowane przez Prezesa, ale tylko na etapie zatwierdzania delegacji, na etapie rozliczenia już nie ma potrzeby zatwierdzania delegacji.
Do tego właśnie służy mapa wyjątków.

Pole na regule jakie możemy użyć do stworzenia reguły.

  1. Rodzaj delegacji – czy reguła dotyczy Krajowej, Zagranicznej – brak wyboru oznacza że dotyczy obu
  2. Akceptujący – kto będzie akceptował tą regułę
  3. Poziom akceptacji – mamy do dyspozycji dwa poziomy akceptacji, 1 poziom oznacza że domyślnie wybrana jako osoba zlecająca zostanie zastąpiona przez zdefiniowaną w tej regule. Poziom 2 oznacza że po pierwszym standardowym poziomie akceptacji będzie wymagany drugi poziom. Np na 1 przełożony a na drugi Prezes
  4. Pracownik delegowany lub pracownicy delegowani działu – reguła będzie dotyczyła wybranych osób delegowanych
  5. Jednostka rozliczeniowa – reguła dotyczy tylko wybranej firmy
  6. Na jakich etapach ma zostać używa reguła – reguła dotyczy tylko poziomu drugiego, czyli może być potrzeba zatwierdzania delegacji na poziomie 2 ale rozliczenie delegacji nie musi być akceptowane na poziomie 2

 

 

Kategoria dokumentów #

Kategorie faktur kosztowych służą do określenia jakim rodzajem kosztu opisany jest dany dokument. Standardowo moduł Delegacji instaluje kategorie

  1. Noclegi
  2. Przejazdy
  3. Inne wydatki

w przypadku eksportu dokumentu Delegacji za pośrednictwem modułu ERP Exchange do systemu ERP możliwe jest przypisanie dekretów do załączonych dokumentów i odpowiednie zaksięgowanie delegacji. Kategorie służą też do zgrupowania dokumentów na wydruku rozliczenia Delegacji oraz automatycznego oznaczenia dokumentu tej kategorii czy jest on wliczany w koszt delegacji czy też nie.

Faktura, która jest w liczona w koszt delegacji nie podlega osobnemu obiegu w systemie ponieważ stanowi część delegacji i jest z nią rozliczana.
W przypadku wybrania danej kategorii jako Fakturę nie stanowiącą koszt delegacji, np Hotel zapłacony wcześniej przez firmę, który jest księgowany jak każda faktura kosztowa, procedura na takim dokumencie będzie uruchomiona a na wydruku rozliczenia delegacji będzie widniała jako dokument stanowiący całkowity koszt delegacji ale nie wpływający na wartość rozliczenia z pracownikiem

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!