Instrukcja użytkownika

Aplikacja dokumenty #

Aplikacja Dokumenty jest pewnego rodzaju wirtualnym biurkiem, na którym dostępne są dokumenty z wielu miejsc w systemie. Przede wszystkim w tym miejscu możemy zarządzać dokumentami wychodzącymi i przychodzącymi. Ponadto w module wyświetlane są: dokumenty dołączone do spraw, utworzone w kartotekach klientów oraz zarchiwizowane wiadomości email.

W aplikacji można tworzyć nowe dokumenty i rejestrować je w dziennikach. Pod pojęciem dokument rozumiemy okno, w którym zgromadzone są informacje o dokumencie, natomiast sam plik jest załącznikiem. Przykładowo: do firmy wpłynęło listowne zapytanie ofertowe. Sekretarka tworzy dokument typu Pismo z poziomu formularza dodawania pisma, wypełnia formularz i skanuje papierowy oryginał, który wyświetlany jest na liście załączników.

Dostęp do aplikacji jest możliwy po dodaniu użytkownika do grupy KORESPONDENCJA – DOKUMENTY.

Przeglądanie listy dokumentów #

Dokumenty w aplikacji Dokumenty pochodzą w wielu miejsc w systemie. Mogą być bowiem tworzone np. z poziomu sprawy czy kartoteki klienta. Wszystkie gromadzone są w tabeli, w której znajdziemy odnośniki do powiązanych obiektów i załączników. W kilku pierwszych kolumnach zobaczymy:

  • szczegóły dokumentu – zielona strzałka symbolizuje dokument przychodzący, czerwona – wychodzący. Dodatkowo, po skierowaniu kursora myszki na strzałkę, odczytamy informacje, m.in. o dacie i godzinie pierwszego przeczytania dokumentu
  • informację o typie dokumentu – czy jest to pismo, faktura, notatka itd. – w postaci ikony. Pełny opis rodzaju dokumentu wyświetla się po skierowaniu kursora myszki na ikonę
  • informacja o tym, czy dokument jest w sprawie. Jeśli tak, wyświetlana jest ikona walizki, której kliknięcie otwiera sprawę. Jeśli skierujemy kursor myszki na ikonę i klikniemy odnośnik Sprawdź powiązania do innych spraw, zobaczymy listę spraw, z którymi powiązany jest dokument – elementy listy są linkami do tych spraw.
  • informację o dacie rejestracji w dzienniku dokumentu przychodzącego lub wychodzącego. Informacja wyświetla się w postaci ikony dziennika. Po skierowaniu na nią kursora odczytamy szczegóły na temat dziennika i dacie rejestracji dokumentu.
  • informację o załącznikach. Jeśli dokument posiada załączniki, w kolumnie zobaczymy ikonę spinacza. Po skierowaniu na nią kursora możemy wyświetlić listę linków do załączników, które pobierzemy bez konieczności wchodzenia do dokumentu.

To, które kolumny chcemy zobaczyć, możliwe jest do wyboru poprzez wybranie prawym klawiszem myszy w nagłówek tabeli i oznaczenie checkboxem wybranych kolumn.

Zawartość tabeli możemy ograniczyć poprzez wykorzystanie paneli nawigacyjnych umieszczonych po lewej stronie. Domyślnie, po wejściu w aplikację system kieruje nas na zakładkę ROBOCZE.

Dodatkowo do dyspozycji mamy również Filtry dostępne dla każdej z zakładek pozwalające na zawężenie listy wyników do typu oraz rodzaju dokumentów, dat dodania do systemu bądź w zależności od zarejestrowania w dzienniku.

Zakładka ROBOCZE #

W zakładce ROBOCZE wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały przez nas utworzone oraz nadal znajdują się na naszym stanowisku (nie zostały przekazane innemu użytkownikowi).

Zakładka DO ZAŁATWIENIA #

Wyświetlane są tutaj wszystkie dokumenty, które zostały nam przekazane bądź są do wykonania przez nas poprzez akcję workflow.

Dokumenty są oznaczone kolorem szarym wtedy, gdy są do wykonania przez nas przez akcję workflow, a my nie jesteśmy autorem dokumentu.

Dokumenty są pogrubione wtedy gdy, zostały nam przekazane do wykonania, a my nie zdążyliśmy ich jeszcze otworzyć.

Dodatkowo, domyślnie pojawia się kolumna Otrzymane od wyświetlająca imię i nazwisko użytkownika, który przekazał nam dokument.

Zakładka ZLECONE #

Wyświetlane są tutaj dokumenty, które użytkownik zlecił innemu użytkownikowi do wykonania poprzez utworzenie zadania powiązanego z dokumentem. Np. korzystając z aplikacji poczty bądź przekazując dokument z zaznaczeniem o utworzeniu zadania.

Dodatkowe kolumny pojawiające się dla tego widoku to:

  • Przekazane do, czyli informacja dla jakiego użytkownika przekazaliśmy dokument wraz z zadaniem powiązanym.
  • Stan załatwienia powiązanego zadania, czyli oznaczenie, czy zadanie zostało już wykonane (kolor zielony), czy jeszcze nie (kolor szary). Klikając w ikonę zadania, można otworzyć powiązane zadanie.

Zakładka ZAŁATWIONE oraz USUNIĘTE #

W zakładce ZAŁATWIONE wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały oznaczone jako „załatwione” bądź zostały przekazane do wykonania innemu użytkownikowi bez utworzenia zadania.

W zakładce USUNIĘTE wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały usunięte czyli przeniesione do kosza. Na liście dokumentów wyświetlają się jako przekreślone wpisy.

Z tego miejsca istnieje możliwość całkowitego usunięcia z systemu dokumentu bądź przywrócenie dokumentu z kosza. W tym celu zaznaczamy wybrany dokument i klikamy w przycisk Kosz.

Zakładka WSZYSTKIE #

Po rozwinięciu zakładki wszystkie możemy zobaczyć szczegółowy widok drzewka o strukturze:

  • Biurko – zawierające dokumenty z folderów poniżej dla wyświetlonego użytkownika (w tym przypadku NOWAK Jan)
    • Nadesłane – dokumenty otrzymane od innych użytkowników, w tym dokumenty nieprzeczytane
    • Załatwione, czyli dokumenty przekazane przez nas do innych użytkowników
    • Robocze – dokumenty, które nie zostały załatwione, czyli nieprzekazane do innych użytkowników
    • Kosz – dokumenty przeniesione do kosza
  • Workflow – dokumenty do wykonania w ramach akcji Workflow.
  • Zarchiwizowana poczta email – folder zawierający zarchiwizowane wiadomości email
  • Udostępnione przez – dokumenty, które udostępniła nam wybrana z rozwiniętej listy osoba
  • Udostępnione dla – dokumenty, które my udostępniliśmy osobie wskazanej na rozwiniętej liście.

Posiadając odpowiednie uprawnienia do jednostek oraz wynikających ze struktury organizacyjnej możemy zobaczyć dokumenty innych użytkowników poprzez wybranie ich stanowiska na liście rozwijanej.

 

Dokument typu Pismo #

Aby dodać nowy dokument w aplikacji, klikamy ikonę Nowy w Pasku narzędzi i z rozwiniętej listy wybieramy typ dokumentu. W zależności od typu dokumentu, zostaje wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz.

Dokument typu Pismo (przychodzące oraz wychodzące):

Opis dostępnych pól:

  • Nadawca – pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim nadawcę. W przypadku dokumentu wychodzącego domyślnie będzie to adres naszej firmy.
  • Odbiorca – pole typu wyszukiwarka. Dla pisma wychodzącego można wskazać większą ilość odbiorców klikając odnośnik umieszczony po prawej stronie. W przypadku pisma przychodzącego na liście wyświetli się adres naszej firmy.
  • Numer pisma – numer zewnętrzny korespondencji. Dotyczy korespondencji przychodzącej.
  • Numer dokumentu – pole wypełniane automatycznie przez system na podstawie zdefiniowanego szablonu numeracji.
  • Opis – tytuł dokumentu
  • Kategoria – lista typów dokumentów, np. wniosek, oświadczenie.
  • Miejsce przechowywania dokumentu – informacja, gdzie fizycznie przechowujemy dokument.
  • Sprawa – pole typu wyszukiwarka. Wybranie w tym polu numeru sprawy spowoduje podpięcie dokumentu do tej sprawy
  • Uwagi – miejsce na dodatkowe informacje o dokumencie
  • Data pisma – dla pisma przychodzącego, data sporządzenia pisma przez nadawcę.
  • Data wpływu – data otrzymania pisma przychodzącego.
  • Termin odpowiedzi – informacja o tym, do kiedy powinna zostać udzielona odpowiedź na korespondencję.

Przycisk Z DYSKU pozwala na dołączenie skanu dokumentu (załącznika).

Po zapisaniu informacji, pojawiają się dodatkowe zakładki:

Dokument – zakładka zawierająca kluczowe informacje o dokumencie, m.in. podgląd załącznika, autor dokumentu, informacja o kontrahencie bądź sprawie.

W miejscu szarego pola Instrukcje / Informacje możemy w momencie przekazywania dokumentu zawrzeć instrukcje do wykonania dla użytkownika.

Załącznik – zakładka, która pozwala na zarządzanie dodanymi załącznikami do pisma.

 

Przekazywanie i dekretacja dokumentów #

Wprowadzane do systemu dokumenty podlegają zazwyczaj dalszemu obiegowi, co związane jest z ich przekazywaniem między pracownikami. Zarejestrowane w kancelarii pisma mogą np. wymagać dekretacji i akceptacji przez upoważnione osoby.

Aby przekazać zapisany w systemie dokument (w tym dokument nadesłany, który chcemy przekazać dalej):

  • klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję Przekaż

 

  • zaznaczamy dokument(y) na liście i klikamy ikonę Przekaż w Pasku narzędzi

 

  • klikamy przycisk Przekaż w oknie edycji dokumentu.

Dokumenty przekazujemy na stanowiska.

Adresatów zaznaczamy na drzewku w oknie Odbiorcy, po czym klikamy przycisk Do, DW lub UDW nad oknami po prawej stronie, w zależności od tego, kto ma być głównym odbiorcą, otrzymać kopię lub ukrytą kopię.

Można też skorzystać z listy dystrybucyjnej, czyli listy użytkowników zdefiniowanych podczas konfiguracji aplikacji.

Uwaga
Główny odbiorca może być tylko jeden. Odzwierciedla to „papierową” sytuację zakładającą, że jest tylko jeden oryginał.

Aby dodać treść, która wyświetli się w zakładce Instrukcje odbiorców, możemy wybrać pozycję z listy Wybierz instrukcję lub napisać własną w polu Instrukcje.

W panelu możemy także tworzyć zadania związane z obiegiem dokumentu dla siebie lub innego pracownika – odbiorcy dokumentu. W tym celu uzupełniamy datę i godzinę rozpoczęcia zadania w polu Na kiedy. Dodanie zadania dla Wykonawcy powoduje, że otrzyma on zadanie w kalendarzu i – jeśli jest ustawiona opcja Przypomnienie – to w ustalony dzień osoba ta otrzyma monit. Przykładowym zadaniem może być utworzenie odpowiedzi na pismo po jego akceptacji.

Uwaga
Po przekazaniu dokumentu, na naszym stanowisku pozostanie po nim ślad (tzw. stan dokumentu w momencie przekazania), który wyświetli się na liście jako wyszarzony wiersz. Informację zwrotną o akceptacji lub uwagach, możemy przekazywać zwracając dokument po zapisaniu zmian lub dodając komentarz, który będzie widoczny na dokumencie „śladzie”.

Tworzenie dokumentu z wzoru/szablonu #

Różnica między wzorem a szablonem polega na tym, że w szablonie zdefiniowane są pewne pola, które uzupełniane są automatycznie na podstawie informacji zawartych w formularzu dokumentu typu Pismo. Wzór natomiast jest dowolnym plikiem tekstowym, który zawiera jedynie tekst i grafikę (może to być np. tabela w pliku *.xlsx ze zdefiniowanymi nagłówkami).

Szablon generujemy dla pism wychodzących. Po zapisaniu pisma pojawia się dodatkowy przycisk Generuj plik.

Po kliknięciu i wybraniu opcji DOCX / RTF / HTML pojawia się okno ze zdefiniowanymi szablonami w Word dostępnymi w systemie.

Po wybraniu jednego z szablonów i potwierdzeniu wyboru przyciskiem Generuj przycisk zmienia swoją nazwę na Pobierz.

Aby móc wygenerować jeszcze raz plik z szablonu, klikamy w trzy pionowe kropki i otwieramy Menu z dostępnymi opcjami: Generuj plik, Podgląd pliku.

Po pobraniu i otworzeniu pliku w aplikacji Word, wygenerowany dokument zawiera uzupełnione informacje wynikające z danych uzupełnionych w systemie.

Plik z szablonu jest generowany automatycznie i zapisywany w postaci załącznika do dokumentu, natomiast wzór jest otwierany w edytorze tekstowym, po czym zapisywany w postaci załącznika do dokumentu.

Edycja wygenerowanego załącznika #

W przypadku, gdy wygenerowany dokument potrzebuje naniesienia zmian, możemy je wykonać poprzez pobranie pliku, naniesienie zmian, a następnie wgranie nowej wersji do systemu.

Aby wgrać nową wersję, przechodzimy do zakładki Załączniki, odszukujemy wygenerowany dokument i prawym klawiszem myszy wybieramy opcję Nowa wersja.

Następnie wgrywamy poprawiony dokument i klikamy ZAPISZ W SYSTEMIE

Po wprowadzonych zmianach, kolumna Wersja (można ją dodać klikając prawym klawiszem myszy w nagłówek) powinna wskazywać 2.

Następnie, jeśli klikniemy prawym klawiszem myszy w edytowany plik i wybierzemy opcję Właściwości możemy zobaczyć dokładnie te zmiany, które zostały naniesione wraz z poprzednią wersją pliku.

Po przejściu na zakładkę Wersje możemy zobaczyć wszystkie wprowadzone zmiany oraz użytkownika, który te zmiany wprowadził.

 

Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną #

Dokumenty, a ściślej mówiąc – załączniki wyświetlane w na liście załączników w oknie dokumentu, mogą być przesyłane jako załączniki do wiadomości Email. Wiadomość taką możemy wygenerować na jeden ze sposobów:

  • wybierając pozycję Wyślij pocztą elektroniczną z menu rozwiniętego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy pozycji na liście dokumentów

 

  • z poziomu panelu zarządzania załącznikami

Tak utworzona wiadomość pocztowa będzie zawierała wybrany załącznik.

Uprawnienia do dokumentów #

Dokumenty mogą być dodawane w kilku miejscach w systemie i powiązane ze sprawami i/lub klientami. Biorąc po uwagę ten fakt oraz system uprawnień, świeżo utworzone przez nas dokumenty mogą być widoczne dla innych pracowników. Możemy rozważyć następujące sytuacje:

  • Po dodaniu dokumentu z poziomu aplikacji Dokumenty, jest on widoczny (poza naszym kontem):
    • dla użytkowników, którzy mają prawo do naszego stanowiska, tzw. prawo do jednostki.
    • w przypadku powiązania dokumentu z klientem lub sprawą będzie on widoczny dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu zakładki Dokumenty kartoteki klienta lub sprawy.
  • Dokumenty dodane z poziomu zakładki Dokumenty kartoteki klienta/sprawy, są widoczne dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu zakładki Dokumenty tej kartoteki.
  • Wiadomość email – w zależności od ustawień archiwizacji poczty email – jest widoczna:
    • w kartotece klienta
    • w kartotece sprawy.
  • Po utworzeniu dokumentu podczas rejestracji w dzienniku, dokument ten będzie mógł być odczytany przez innego użytkownika mającego dostęp do danego dziennika.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!