Instrukcja użytkownika

Aplikacja Sprawy #

Aplikacja Sprawy pozwala na tworzenie spraw, czyli elektronicznych koszulek na dokumenty. W sprawie można połączyć kilka dokumentów powiązanych tematycznie, jak również tworzyć zadania i podpinać pliki. Może być udostępniana wybranym pracownikom i mieć określony termin realizacji. Dzięki tym funkcjonalnościom sprawę możemy wykorzystać na zarówno do grupowania dokumentów, jak i zarządzania projektami.

Aplikacja składa się z następujących funkcjonalności:

 

Sprawa jako sposób organizacji dokumentów #

Wykorzystanie sprawy jako elektronicznej koszulki na dokumenty pozwala m.in. na przetrzymywanie w jednym miejscu pisma, załączników do niego i odpowiedzi na nie, dzięki czemu możemy śledzić historię dokumentu. Sprawy takie najczęściej tworzymy z dokumentu.

Dokumentami w sprawie zarządzamy z poziomu kartoteki sprawy w zakładce Dokumenty.

Na zawartość zakładki Dokumenty składa się lista dokumentów z wyszukiwarką, Pasek narzędzi oraz panel nawigacyjny Foldery. Jeśli w sprawie zostały utworzone podsprawy, pod które podpięto dokumenty, to zaznaczenie filtra dokumenty spraw podrzędnych sprawi, zostaną one wyświetlone na liście.

Czynności takie, jak: dodawanie, edycja, przekazywanie itd. wykonujemy analogicznie jak w aplikacji Dokumenty.

Jakie dokumenty widzę?

W zależności od posiadanych uprawnień, zakres dostępnych dla użytkownika dokumentów może być różny.

Poniżej przykłady:

Przypadek

Uprawnienie na sprawie

Uprawnienie na dokumencie

Użytkownik odczytuje wszystkie dokumenty w sprawie Odczyt, Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza. Prawo do odczytu nie zostało odebrane.

Użytkownik odczytuje tylko dokumenty dodane przez siebie Prawo do Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza zostało odebrane.

Prawo do odczytu zostało odebrane.

Użytkownik odczytuje dokumenty dodane przez siebie i takie, do których jest uprawniony Prawo do Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza zostało odebrane.

Prawo do odczytu nie zostało odebrane na wybranych dokumentach.

Uwaga
To, że jakiś dokument jest widoczny na liście w zakładce Dokumenty, nie oznacza, że użytkownik może go odczytać.

 

Sprawa jako plan zadań #

Sprawa może być wykorzystania do połączenia ze sobą kilku zadań składających się na jedno duże zadanie lub mały projekt, np. podpisanie umowy z klientem poprzedzone spotkaniami i przygotowaniem dokumentacji. Zdarzenia możemy dodawać do sprawy w zakładce Terminarz w kartotece sprawy.

W zakładce Terminarz możemy zarządzać różnymi typami zdarzeń. Dodawanie, edycja i usuwanie zdarzeń odbywa się analogicznie, jak w aplikacji Zadania. Dodając nowe zdarzenie, pole Numer sprawy uzupełniane jest automatycznie.

Aby zmienić widok listy zdarzeń, klikamy ikonę Widok i z rozwiniętej listy wybieramy: chronologiczny, lista lub tablica.

  • Widok Chronologiczny – domyślnie ustawiany.

 

  • Widok Listy

 

  • Widok Tablicy – wyświetlane zostaną jedynie zadania, które nie zostały wykonane (bądź zostały wykonane w bieżącym tygodniu).

Dodatkowo zawartość listy możemy filtrować tak, aby wyświetlane były zdarzenia: dla spraw podrzędnych, cykliczne lub załatwione.

Uwaga
Zdarzenia do sprawy możemy dodawać również w aplikacji Kalendarz, Zadania lub Terminarz – wypełniając pole Numer sprawy w formularzu zdarzenia. Zdarzenia takie będą wyświetlane w karcie Terminarz sprawy.

 

Zakładanie nowej sprawy #

Sprawy rejestrowane są w teczkach. Aby założyć nową sprawę, w drzewku w panelu Teczki wybieramy teczkę, po czym klikamy ikonę Nowa sprawa w Pasku narzędzi. Teczki na drzewku oznaczone są ikoną

Następnie wypełniamy formularz i klikamy przycisk Zapisz. Do utworzenia sprawy niezbędne jest wypełnienie pól: Nazwa, Teczka, Typ sprawy oraz Odpowiedzialna/y.

Uwaga
Sprawy możemy tworzyć jedynie w teczkach, do których mamy dostęp.

Uwaga
Dostęp do nowo dodanej sprawy uzyskują automatycznie wszyscy użytkownicy posiadający dostęp do teczki, w której sprawa została utworzona.

Uwaga
Sprawy możemy zakładać również:

  • w module Dokumenty poprzez dołączanie do sprawy
  • klikając ikonę w polu Numer sprawy w formularzach dodawania elementów takich jak zdarzenia czy dokumenty
  • w zakładce Sprawy w Kartotece klienta

W powyższych przypadkach korzystamy z podstawowego formularza tworzenia nowej sprawy.

 

Tworzenie sprawy z dokumentu #

Tworzenie sprawy na podstawie dokumentu ma miejsce w aplikacji Dokumenty i jest możliwe na dwa sposoby:

  • po zaznaczeniu dokumentu na liście i kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi

 

  • w oknie edycji dokumentu, po kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi.

Powyższe ścieżki prowadzą do otwarcia formularza Dołącz do sprawy, w którym:

  1. zaznaczamy na drzewku w panelu nawigacyjnym Teczki teczkę, w której ma zostać utworzona sprawa
  2. klikamy przycisk Nowa sprawa umieszczony powyżej.

Zostaje wyświetlony formularz zakładania sprawy. Pola w tym oknie są wypełnione automatycznie na podstawie danych z formularza dokumentu i wybranej na drzewie teczki. Formularz jest edytowalny, zatem możemy te dane zmieniać.

 

Uwaga

  • Jeśli tworzona sprawa ma być podsprawą, element nadrzędny wskazujemy w polu Sprawa nadrzędna.
  • Numer będzie wygenerowany automatycznie, jeśli zaznaczony jest checkbox Generuj znak na podstawie ustalonego wzoru numeracji.

Po kliknięciu Zapisz następuje powrót do okna Dołącz do sprawy. Utworzona sprawa wyświetla się na liście. Zaznaczamy ją i klikamy Zapisz.

Po zamknięciu okna dokumentu (wiadomości) i odświeżeniu listy, obok nazwy dokumentu (tytułu wiadomości) pojawia się ikona oznaczająca powiązanie dokumentu ze sprawą. Ikona ta jest odnośnikiem do kartoteki sprawy.

Założoną w ten sposób sprawę możemy edytować w aplikacji Sprawy.

 

Tworzenie sprawy z maila #

Tworzenie nowej sprawy z maila można wykonać na dwa sposoby:

  • po zaznaczeniu maila na liście i kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi

 

  • w oknie edycji maila, po kliknięciu ikony Dołącz do sprawy w Pasku narzędzi.

 

Powyższe dwie opcje prowadzą do wyświetlenia formularza wyboru teczki, a następnie po wybraniu opcji Nowa sprawa do wprowadzenia danych.

Obydwa formularze są takie same, jak w przypadku tworzenia nowej sprawy z dokumentu.

 

Teczki #

Aby móc założyć sprawę – niezależnie od tego, z jakiego poziomu – niezbędne jest zdefiniowanie w systemie tzw. teczek, w których rejestrowane są sprawy. Teczki przypisywane są do działów, a ich drzewo widoczne jest w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy.

W strukturze drzewa spaw wyróżniamy elementy:

  • Wszystkie sprawy – w której znajdują się wszystkie sprawy spełniające warunki:
    • sprawa została założona przez zalogowanego użytkownika,
    • zalogowany użytkownik jest za nią odpowiedzialny,
    • zalogowany użytkownik posiada prawo do stanowiska na którym jest teczka w której znajduje się sprawa
    • sprawa utworzona jest w udostępnionej teczce
  • Teczki mojego działu – w której znajdują się wszystkie sprawy utworzone w teczce działu zalogowanego użytkownika.
  • Udostępnione działy – w której znajdują się wszystkie sprawy utworzone w teczkach działów do których zalogowany użytkownik ma prawo.
  • Udostępnione teczki – w której znajdują się sprawy znajdujące się w udostępnionych teczkach dla zalogowanego użytkownika lub grupy w której się znajduje.
  • Udostępnione sprawy – w której znajdują się sprawy, do których zalogowany użytkownik ma prawo.
  • Foldery wyszukiwania – w zależności od zastosowanych filtrów.

Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, możemy odczytać z jej symbolu.

 

Tworzenie teczki #

Zgodnie z powyższym zapisem, aby powstała teczka, niezbędne jest zdefiniowanie w systemie Struktury organizacyjnej oraz JRWA (Kategorie spraw – domyślnie wgrane w systemie). Teczka jest wynikiem przypisania wybranej kategorii spraw wybranej komórce organizacyjnej (działowi).

Udostępnienie Kategorii spraw dla wybranego działu odbywa się poprzez przejście do Centrum -> Narzędzia -> Panel sterowania -> Sprawy -> Obszary (Kategorie Spraw).

Zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych Kategorii spraw, które mogą być edytowane zgodnie z oczekiwaniami.

Aby udostępnić kategorię spraw dla wybranego działu należy przejść Centrum -> Narzędzia -> Panel sterowania -> Sprawy -> Teczki. Zostanie wyświetlony Panel definicji wyciągu z wykazu akt, gdzie w strukturze organizacyjnej firmy zaznaczamy dział, dla którego chcemy udostępnić kategorię spraw, a następnie wybieramy przycisk Wybierz obszary.

W nowym oknie Edycji obszarów dla wybranej komórki zaznaczamy na wykazie dostępnych akt te konkretne teczki lub grupy teczek, które mają zostać przydzielone wybranemu działowi. Po zaznaczeniu należy użyć przycisku z symbolem strzałki w prawo, co spowoduje przeniesienie wybranych teczek do Wyciągu dla komórki. Zamknięcie okna automatycznie zapisze dokonany wybór.

Aby odebrać działowi teczki, które wcześniej zostały przydzielone należy w oknie Edycji obszarów dla wybranej komórki, zaznaczyć pojedynczą teczkę lub kilka teczek (przytrzymując klawisz Ctrl), a następnie korzystając z przycisku z symbolem strzałki w lewo usunąć je z Wyciągu dla komórki.

 

Uwaga
Niezależnie od poziomu kategorii, teczki nie będą przejmowały ich hierarchii. W teczkach obowiązuje bowiem jeden poziom -bez elementów podrzędnych i nadrzędnych.

Uwaga
Jedną kategorię możemy opublikować w różnych działach, tworząc dla nich teczki posiadające wspólny numer (kategorii), ale różniące się symbolem działu – np. DH.101 to oferty w dziale handlowym, a S.101 to oferty w sekretariacie.

 

Uprawnienia do teczek i spraw #

Domyślnie, do każdej utworzonej teczki  uprawnieni zostają – wszyscy pracownicy działu, na którym została utworzona teczka oraz wszyscy użytkownicy, którzy mają prawa do jednostki do działu.

Dodatkowo, będąc w dziale, w którym znajduje się teczka bądź mając uprawnienia do użytkownika mamy również uprawnienie do wszystkich spraw utworzonych przez tego użytkownika.

Mamy zatem dwa uprawnienia:

  •  uprawnienie do teczki, dzięki któremu możemy tworzyć nowe sprawy w teczce bez możliwości oglądania utworzonych spraw przez innych użytkowników.
  •  uprawnienie do spraw, które utworzyli inni użytkownicy, ale bez możliwości tworzenia własnych, nowych spraw.

Powyższe dwa uprawnienia możemy nadać poprzez przejście do Obszarów (Kategorii Spraw) w Centrum -> Narzędzia -> Panel sterowania -> Sprawy.

Po wybraniu kategorii spraw, wybieramy przycisk Edycji i przechodzimy do zakładki Teczki / Dostępność.

W tym miejscu możemy zobaczyć, na jakich działach utworzone są teczki (zaznaczone checkboxem) oraz kolejne dwie ikony informują nas o dodatkowych uprawnieniach – do teczek i spraw.

Wybierając pierwszą ikonę, czyli opcję Zarządzaj domyślnymi uprawnieniami do teczki możemy zdecydować, który z użytkowników systemu może mieć uprawnienie do wszystkich utworzonych spraw w ramach tej teczki.

Po wybraniu użytkownika i kliknięciu strzałki możemy zdecydować jaki poziom uprawnień nadać.

Do wyboru mamy:

  • Odczyt – dostęp do kartoteki sprawy bez możliwości zarządzania zawartością zakładek, jednak z możliwością tworzenia spraw podrzędnych i dodawania komentarzy.
  • Zapis zadań i dokumentów – zarządzanie zawartością zakładek Terminarz oraz Dokumenty, działa gdy nadane jest prawo do odczytu, jeśli mamy odpowiednie uprawnienia do dokumentów.
  • Zarządzanie (karta Ogólne i Uprawnienia) – zarządzanie zawartością zakładki Ogólne oraz możliwość nadawania uprawnień do spraw, działa gdy nadane jest prawo do odczytu.
  • Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza – prawo do odczytu zawartości zakładek Dokumenty oraz Terminarz bez możliwości dodawania, działa gdy nadane jest prawo do odczytu.
  • Powiadomienia o nowych dokumentach, zadaniach i komentarzach – prawo do otrzymywania powiadomień o dodaniu nowych dokumentów w zakładce Dokumenty, zadań w zakładce Terminarz oraz komentarzy w zakładce Komentarze kartoteki sprawy.

Kolejną opcją uprawnień jest Udostępnij, dzięki której możemy zdecydować, który z użytkowników powinien móc dodawać nowe sprawy do teczki.

Podsumowując, uprawnienia do spraw przyznawane są na kilku poziomach:

  • bezpośrednio w kartotece sprawy – najważniejsze z punktu widzenia zarządzania kartoteką
  • w kategoriach spraw  – uprawnienia domyślne dla spraw zakładanych w wybranej teczce – są nadpisywane przez uprawnienia nadawane bezpośrednio w kartotece
  • w kartotece pracownika  – poprzez prawa do jednostek
  • w kartotece pracownika poprzez dodanie do odpowiedniej grupy
  • domyślne uprawnienia – uprawnienia nadawane po założeniu sprawy przez dowolnego użytkownika w teczce udostępnionej danemu działowi, np. po założeniu sprawy w teczce w dziale handlowym wszyscy z tego działu zostaną uprawnieni do odczytu sprawy, niezależnie od tego, przez kogo będzie ona założona.

 

Prezentacja kartoteki sprawy #

Kartoteka sprawy w systemie składa się z kilku zakładek, które uzupełniamy w zależności od tego, do czego wykorzystujemy sprawę (np. grupowanie dokumentów i zdarzeń, sprawa sprzedażowa, projekt).

Podsumowanie:

  • wyświetlane jest podsumowanie, czyli ogólne informacje o sprawie, które mogą być edytowane po wybraniu przycisku Edytuj.
  • znajduje się przycisk Edytuj, po kliknięciu którego wyświetlany jest formularz edycji sprawy
  • znajduje się przycisk Menu, po kliknięciu którego wyświetlona zostaje lista akcji, których możemy dokonać na sprawie.

Po wybraniu przycisku Edytuj otwiera się okno z możliwością edycji poszczególnych pól.

Opis pól:

  • Nazwa – Nazwa sprawy. Jeśli wymaga ona szerszego opisu, możemy w tym celu wypełnić pole Uwagi.
  • Numer – Zaznaczenie checkboxa Generuj znak za polem Numer spowoduje automatyczne nadanie numeru sprawie wg wzoru zdefiniowanego w Ustawieniach aplikacji. Numer możemy również nadać ręcznie po odznaczeniu tej opcji.
  • Sprawa nadrzędna – Uzupełnienie tego pola sprawi, że edytowana sprawa stanie się podsprawą wybranej sprawy.
  • Osoba odpowiedzialna – W polu tym wskazujemy pracownika – użytkownika systemu, który odpowiada za sprawę.
  • Klient – Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim kontrahenta, z którym powiązana jest sprawa, np. klient, dla którego realizujemy projekt.
  • Osoba kontaktowa – Jeśli ze sprawą został powiązany klient, w polu Osoba kontaktowa możemy wskazać konkretną osobę reprezentującą klienta, z którą należy się kontaktować.
  • Data wszczęcia – Pole uzupełniane automatycznie. Uzupełniona data jest terminem utworzenia sprawy. Datę tę możemy zmieniać w obrębie tego samego roku kalendarzowego. Zmiana roku spowoduje bowiem błędne generowanie numerów dla kolejnych spraw.
  • Typ – Z listy wybieramy, czy sprawa jest terminowa (np. projekt), czy stała (np. usługa dostarczania Internetu, w której możemy tworzyć sprawy terminowe uwzględniające podział na klientów).
  • Termin realizacji – Pole to możemy uzupełnić wybierając datę z kalendarza wyświetlonego po jego kliknięciu lub wybierając czas trwania sprawy z listy ustaw dla. Zmiana daty wszczęcia spowoduje odpowiednią zmianę w polu Termin realizacji.
  • Zamknięto – Pole uzupełniane automatycznie po zamknięciu sprawy.
  • Stan – Z listy wybieramy, czy sprawa jest aktywna, czy zakończona. Jeśli wybierzemy z listy opcję Zamknięta i zapiszemy zmianę – sprawa zostanie oznaczona jako Zakończona.
  • Status – Wartość w tym polu informuje o postępie prac nad sprawą, np. w trakcie.

Na zakładce Uprawnienia mamy możliwość nadania bądź odebrania użytkownikom prawa do sprawy.

Uprawnienia do sprawy nadaje się w taki sam sposób jak zostało to opisane wcześniej.

 

Wybrane opcje Menu #

W Menu sprawy mamy ukrytych kilka dodatkowych funkcjonalności:

  • Przenieś sprawę – sprawy możemy przenosić pomiędzy teczkami wskazując docelową teczkę w drzewie Teczki lub Wykaz akt i kliknięciu OK. Znak przeniesionej sprawy nie ulega zmianie.

    Uwaga – Jeśli przenoszona sprawa zawiera podsprawy, nie zostaną one przeniesione!

  • Zamknij sprawę – akcja powodująca oznaczenie sprawy jako Zamknięta, co spowoduje brak możliwości edycji takiej sprawy.

    Po zamknięciu sprawy, w miejsce opcji Zamknij sprawę pojawi się opcja Wznów sprawę, która pozwoli na otwarcie i edycję.

  • Wyłącz dla mnie powiadomienia – po kliknięciu tej pozycji, nie będziemy otrzymywać żadnych powiadomień związanych ze sprawą, np. informacji o dodaniu nowego dokumentu czy komentarza.
  • Powiadom – wysłanie powiadomienia wraz z możliwością szybkiego otworzenia sprawy.
  • Historia – wyświetlanie informacji o zmianach w sprawie.
  • Sprawdź poziom uprawnień – wyświetlanie informacji o czynnościach, jakie możemy wykonać w danej sprawie.
  • Komasowanie spraw – w przypadku, gdy dwie osoby utworzyły podobne sprawy, można je złączyć w jedną poprzez zamknięcie wybranej i przeniesienie wszystkich dokumentów oraz zdarzeń do sprawy wyznaczonej jako sprawa do pozostawienia.

 

Zamykanie spraw #

Możemy zamykać i otwierać ponownie wiele spraw jednocześnie. Jeśli sprawa zawiera podsprawy, mogą one być zamykane łącznie z nadrzędną.

Chcąc zamknąć wiele spraw jednocześnie, zaznaczamy je na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy ikonę Zamknij w Pasku narzędzi.

Zamykane sprawy wyświetlane są z podziałem na teczki, w których zostały założone. Zmiana statusu spraw w teczkach dotyczy tylko tych wybranych do zamknięcia i nie ma wpływu na pozostałe sprawy w danej teczce. Podana w nawiasie liczba spraw jest sumą spraw nadrzędnych i wszystkich utworzonych do nich podspraw. Zamykając sprawy, możemy ustawić dla nich status:

  • Zakończony – oznacza zamknięcie sprawy, która została ukończona (np. oferta zaakceptowana przez klienta).
  • Nie zmieniaj statusu – status pozostaje bez zmian. Opcja ta ma zastosowanie w sytuacji, kiedy z jakiegoś powodu sprawa (np. projekt) nie została ukończona. Sprawa taka zostanie zamknięta, jednak jeśli jej status pozostanie ustawiony np. na W trakcie, będzie to dla nas informacja o tym, że sprawa nie dobiegła końca.
  • Ustaw status na… – status wybieramy z listy rozwijanej.

Checkbox Zamknij podrzędne zaznaczamy, jeśli chcemy, aby podsprawy zostały zamknięte automatycznie w chwili zamknięcia sprawy głównej.

Pojedynczą sprawę (wraz z podsprawami) możemy zamknąć z poziomu kartoteki sprawy. W tym klikamy przycisk Menu na kartotece i wybieramy pozycję Zamknij sprawę.

 

Wznawianie spraw #

Zamknięte sprawy mogą być wznawiane pojedynczo. Dotyczy to również spraw zawierających podsprawy, tzn. jeśli wznowimy sprawę, która była zamknięta wraz z podsprawami, to tylko sprawa główna zostanie wznowiona, a każda podsprawa będzie musiała być wznawiana osobno. Istnieją dwie drogi wznawiania spraw:

  • zamkniętą sprawę zaznaczamy na liście i wybieramy z Menu górnego pozycję Akcje > Wznów sprawę
  • klikamy przycisk Menu na kartotece i wybieramy pozycję Wznów sprawę.

 

Usuwanie spraw #

Aby usunąć sprawy, zaznaczamy je na liście i klikamy przycisk Usuń w Pasku narzędzi:

Inną możliwością jest wybranie pozycji Usuń w menu rozwijanym po kliknięciu elementu na liście prawym przyciskiem myszy:

Dla pojedynczej sprawy istnieje możliwość usuwania spraw z kartoteki sprawy, jako kolejna opcja w menu:

 

Przywracanie spraw #

Usunięte sprawy możemy również przywracać z poziomu kartoteki sprawy jako opcja na liście w Menu:

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!