Instrukcja Użytkownika

Opis aplikacji Wnioski Zakupowe #

Aplikacja Wnioski Zakupowe składa się z dwóch zakładek Wnioski oraz Budżet. W zależności od nadanych uprawnień, użytkownicy mają dostęp tylko do swoich wniosków zakupowych oraz tylko do budżetów, w których są dysponentami bądź mają pełne uprawnienia.

Dostęp do aplikacji jest możliwy po dodaniu użytkownika do grupy WNIOSKI DOSTĘP DO APLIKACJI. Dzięki temu uprawnieniu, użytkownik może dodawać nowe wnioski, a na liście wniosków widzi tylko te które dodał. Dodatkowo, może dodawać nowe budżety, a na liście widzi tylko te, których jest dysponentem.

Grupa uprawnień WNIOSKI NADZÓR pozwala na wyświetlanie i edycję wszystkich wniosków Zakupowych oraz Budżetów.

Wnioski #

Zakładka Wnioski składa się z dodatkowych pozycji menu:

  • MOJE I PRZYPISANE DO MNIE, czyli wszystkie wnioski które dodał zalogowany użytkownik lub na których został wybrany jako Wnioskujący.
  • ZAKOŃCZONE, czyli wszystkie wnioski o statusie ZAMÓWIONY bądź ZREALIZOWANO STANEM MAGAZYNOWYM.
  • WSZYSTKIE, czyli wszystkie wnioski, do których zalogowany użytkownik posiada dostęp.

Pomiędzy powyżej opisanymi zakładkami, a listą wniosków możemy wyświetlić dostępne filtry:

  • data utworzenia wniosku,
  • kategoria,
  • status,
  • wnioskujący.

 

Złożenie wniosku zakupowego #

Nowy wniosek zakupowy tworzymy w zakładce Wnioski poprzez kliknięcie przycisku Nowy wniosek i wybranie odpowiedniej kategorii.

Wyświetlone zostanie okno dodawania nowego wniosku zakupowego.

  • Nazwa/Temat – wymaga uzupełnienia przedmiotu wniosku
  • Opis – dodatkowy opis dotyczący składanego wniosku
  • Zapotrzebowanie – rozwijana lista predefiniowanych opcji dla wybranego formularza
  • Szacunkowa kwota – uzupełniane szacowanym kosztem jaki zostanie poniesiony na zakup przedmiotu wniosku
  • Wnioskujący – rozwijana lista z możliwością wybrania osoby wnioskującej o zakup
  • Lokalizacja – wskazanie lokalizacji, której dotyczy wniosek – wybór dokonywany z listy lokalizacji definiowanej w Ustawieniach aplikacji
  • Osoba na CC – rozwijana lista z możliwością wybrania osoby, która ma być poinformowana o składanym wniosku

Wyświetlone pola mogą się różnić w zależności od wybranej kategorii wniosku i ustawień jej formularza.

Po zapisaniu formularza z wykorzystaniem przycisku Zapisz, po prawej stronie okna wyświetlona zostanie procedura Workflow – obiegu wniosku, na której należy potwierdzić złożenie wniosku poprzez wysłanie go do akceptanta zgodnie z procedurą formularza.

Wniosek zyskuje status W AKCEPTACJI i jest zablokowany do edycji.

W oknie wniosku zostaną wyświetlone dodatkowe zakładki, które zostały opisane w Opis poszczególnych zakładek wniosku

 

Akceptacja wniosku zakupowego #

Osoba odpowiedzialna za przyjęcie wniosku zakupowego otrzymuje powiadomienie o nowym wniosku do rozpatrzenia. Po otwarciu formularza wniosku, osoba rozpatrująca ma trzy możliwości:

  • ZAAKCEPTUJ WNIOSEK
  • ODEŚLIJ DO POPRAWY – wniosek wraca do etapu ZŁOŻENIE WNIOSKU do użytkownika, który go dodał. Po naniesieniu poprawek, użytkownik ponownie wysyła wniosek do akceptacji.
  • ODRZUĆ WNIOSEK – użytkownik odrzucający wniosek ma obowiązek wyjaśnić, dlaczego taką decyzję podjął. Następnie wniosek otrzymuje status ODRZUCONY i jest widoczny w zakładce ZAKOŃCZONE.

Po zaakceptowaniu wniosku, akceptant wybiera pozycję budżetu i potwierdza wykonaną operację klikając opcję POTWIERDŹ WYBÓR.

Jeśli przełożony nie wybierze pozycji budżetu i przejdzie do kolejnego etapu procesu, będzie musiał wskazać innego użytkownika, który wybierze budżet bądź utworzyć nowy budżet.

W następnym kroku, wniosek zostaje przyjęty do realizacji poprzez zatwierdzenie na szarfie.

Następnie, należy podjąć decyzję, czy wybrany wniosek ma zostać zrealizowany stanem magazynowym.

Po wybraniu opcji NIE, wniosek otrzymuje status Zamówiony.

W przypadku wybrania opcji TAK, wniosek otrzymuje status Zrealizowano stanem magazynowym.

Wybór każdej z powyższych opcji kończy proces Workflow.

 

Opis poszczególnych zakładek wniosku #

Każdy dokument Wniosku Zakupowego składa się z zakładek:

  • Podsumowanie,
  • Szczegóły,
  • Załączniki,
  • Historia,
  • Powiązania,
  • Komentarze.

Zakładka Podsumowanie

Zakładka Podsumowanie pojawia się tuż po pierwszym zapisaniu dokumentu. Zawiera podstawowe informacje o Wniosku Zakupowym z podziałem na poszczególne grupy informacji:

  • Podstawowe informacje zawierające dane o tym, kto utworzył wniosek, kiedy oraz kategoria wniosku.Dodatkowo, znajduje się również informacja o statusie, która wraz z kolejnym krokiem procesu Workflow podlega aktualizacji.
    Informacja o budżecie, którego dotyczy wniosek zakupowy
  • Treść wniosku – przepisane informacje z zakładki Szczegóły, które uzupełnia użytkownik tworzący Wniosek Zakupowy.
  • W zależności od wybranej kategorii wniosków, pola widoczne w Treści wniosku mogą się od siebie różnić.
  • Wykonane etapy – krótka historia procesu workflow, czyli informacja o użytkowniku i dacie wykonania poszczególnych etapów.

 

Zakładka Szczegóły

Zakładka widoczna jeszcze przed pierwszym zapisaniem wniosku zakupowego. Wszystkie pola są możliwe do uzupełnienia bądź edycji do momentu aż wniosek zostanie wysłany do akceptacji.

 

Zakładka Załączniki

Zakładka pozwala na dołączenie do Wniosku Zakupowego pliku z dysku poprzez wybranie opcji Dodaj lub przeciągnięcie wybranego pliku z folderu na dysku.

 

Zakładka Historia

W tej zakładce znajdują się informacje o dokonywanych czynności na dokumencie. Za pomocą checkboxów można uzyskać informacje o zdarzeniach otwarcia dokumentu oraz historii załączników. Historię dokumentu również można wydrukować poprzez kliknięcie w Drukuj.

 

Zakładka Powiązania

Na zakładce można podejrzeć szczegóły dokumentu powiązanego, który jest opisany poprzez: Numer, Typ, Data wprowadzenia, Rodzaj powiązania.

Dwukrotne kliknięcie w wybraną pozycję powiązania umożliwia podejrzenie szczegółów wybranego z listy dokumentu powiązanego. Jest również możliwe dodanie Nowego powiązanego dokumentu, zadania, sprawy już istniejącej, istniejącego kontaktu oraz dokumentu. Wszystko za pomocą opcji Nowy dokument, Dodaj zadania oraz dodaj powiązanie.

 

Zakładka Komentarze

Umożliwia komunikację pomiędzy osobami zaangażowanymi w dokument.

 

Dostępne przyciski #

Wniosek Zakupowy pozwala nam na dodatkowe akcje, takie jak Zapis zmian na dokumencie, nadanie bądź weryfikacja uprawnień, anulowanie dokumentu oraz wysłanie powiadomienia do wybranego użytkownika.

  • Zapisz – pozwala na zapisanie zmian na dokumencie. Przycisk jest aktywny, czyli możliwy do wybrania tylko do momentu przesłania wniosku do akceptacji przełożonego. Istnieje również możliwość edycji pól z zakładki Szczegóły, w przypadku gdy akceptant zwraca dokument do poprawy.
  • Zaawansowane uprawnienia – domyślnie przed przesłaniem wniosku do akceptacji uprawnienie do wniosku ma jedynie użytkownik tworzący go. W momencie przekazania wniosku do akceptacji, uprawnienie do wniosku otrzymuje również akceptant.
  • Anuluj – możliwość ustawienia statusu wniosku na anulowany, przerwanie procesu workflow oraz zamknięcie dokumentu. Przycisk widoczny jedynie dla użytkowników należących do grupy WNIOSKI NADZÓR.
  • Powiadom o dokumencie – możliwość przesłania powiadomienia dla wybranego użytkownika o wniosku.

 

 

 

Budżet #

Zakładka Budżet zawiera listę wszystkich budżetów, do których użytkownik posiada uprawnienie, czyli jest właścicielem bądź dysponentem budżetu. Wyjątkiem są użytkownicy posiadający uprawnienie do wszystkich budżetów.

Dodatkowo, po kliknięciu w strzałkę przy kolumnie Suma wniosków rozwinie się tabela ze wszystkimi wnioskami zakupowymi powiązanymi z wybranym budżetem.

Po kliknięciu w strzałkę przy kolumnie Wykonanie rozwinie się tabela ze wszystkimi fakturami powiązanymi z wybranym budżetem.

 

Dodanie nowego budżetu #

Dodawanie nowego budżetu odbywa się w aplikacji, na zakładce Budżet. Na pasku narzędzi widoczne są opcje pozwalające na zarządzanie budżetami, do których użytkownik posiada uprawnienie: Nowy, Edycja, Usuń.

Dodanie nowego budżetu odbywa się poprzez wybranie opcji Nowy i uzupełnienie poszczególnych pól:

  • Opis – nazwa, po której wyszukiwany będzie budżet
  • Właściciel budżetu – użytkownik odpowiedzialny za realizację budżetu.
  • Dysponent budżetu – lista wielokrotnego wyboru. Użytkownicy, którzy mogą dysponować wybranym budżetem.
  • Kwota – wartość budżetu
  • Projekt – budżet wiązany jest z wybranym projektem. Projekty możemy zdefiniować w Ustawieniach aplikacji -> Faktury.
  • Centrum kosztów – pole nieobowiązkowe, pozwalające na powiązanie z dodanymi pozycjami ze słownika Rodzaj kosztów.
  • Status – w przypadku, gdy nie wybierzemy statusu OTWARTY, nie będzie możliwe dodanie pozycji budżetowej.

Po zapisaniu zmian, budżet pojawia się na liście.

 

Zarządzeni budżetem #

Po powiązaniu wniosku zakupowego z wybranym budżetem możemy zaobserwować wzrastanie sumy wniosków oraz po dodaniu faktury zakupu – wartości wykonania budżetu. Wartość sumy wniosków uzależniona jest od powiązanych wniosków z budżetem:

Na wykonanie budżetu wpływa wartość faktury, która została powiązana z budżetem poprzez zakładkę Powiązania na dokumencie faktury zakupu:

 

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!