Kalendarz – Instrukcja użytkownika

Opis aplikacji Kalendarz #

Celem aplikacji Kalendarz jest wyświetlenie wszystkich zdarzeń zaplanowanych w systemie. Kalendarz pozwala nam na analizowanie wszystkich przychodzących oraz niewykonanych zadań / spotkań, które użytkownicy mają zaplanowane – niezależnie, czy zdarzenie jest związane ze sprawą, kontrahentem bądź projektem.

Aplikacja składa się z następujących funkcjonalności:

Subskrypcja kalendarza #

Każdy z użytkowników systemu domyślnie ma udostępniony jedynie swój kalendarz, to znaczy że widzi on jedynie zaplanowane dla niego zdarzenia.

O tym, jakie kalendarze wyświetlane są w zakładkach w filtrze w widoku kalendarza, decyduje fakt, czy dany kalendarz został nam udostępniony lub – innymi słowy – czy jesteśmy uprawnieni do jego podglądu. Niektóre kalendarze możemy subskrybować samodzielnie.

Kto, komu i w jakim zakresie może udostępnić swój kalendarz?

Każdy pracownik może udostępnić swój kalendarz dowolnemu pracownikowi. Mając prawa do stanowisk innych osób (tzw. prawa do jednostki), możemy również sami udostępnić sobie kalendarz tego pracownika.

Aby udostępniać kalendarze swoje lub innych pracowników wybranym osobom, klikamy odnośnik SUBSKRYBUJ/UDOSTĘPNIJ w filtrze po lewej stronie w widoku kalendarza.

Każdy pracownik posiada jeden domyślny kalendarz. Wybierając pozycję z listy Właściciel kalendarza, ten właśnie kalendarz będzie udostępniany. Lista właścicieli generowana jest na podstawie tzw. praw do jednostek.

Po wybraniu z listy właściciela udostępnianego kalendarza, zaznaczamy – w oknie Pracownicy – osoby, którym ma zostać udostępniony wybrany kalendarz. Następnie za pomocą strzałek między oknami Pracownicy i Uprawnieni przenosimy osoby uprawnione na listę Uprawnieni.

Pod oknem Uprawnieni znajduje się sekcja Uprawnienia. W tym miejscu określamy, w jakim zakresie osoba zaznaczona na liście Uprawnieni może posługiwać się udostępnionym kalendarzem.

  • podgląd wolny/zajęty – oznacza, że mamy dostęp do informacji, w jakich godzinach dany pracownik jest zajęty, bez możliwości sprawdzenia szczegółów.
  • podgląd szczegółów – oznacza, że oprócz informacji o godzinach, wyświetlona zostanie nazwa zdarzenia.
  • Edycja – oznacza, że możliwa jest modyfikacja zdarzenia w udostępnionym kalendarzu – po kliknięciu odnośnika Pokaż szczegóły lub dwukrotnym kliknięciu bloku zdarzenia.

Uwaga
Jeśli posiadamy prawo do jednostki to, mimo że nie są zaznaczone dwie ostatnie opcje, możemy modyfikować zdarzenia osoby, do której kalendarza mamy dostęp, po dwukrotnym kliknięciu zdarzenia w kalendarzu.

Jak subskrybować kalendarz innego pracownika?

Jeśli nie posiadamy uprawnień pozwalających nam na samodzielne dodanie elementu do listy udostępnionych nam kalendarzy pracowników, zwracamy się z taką prośbą do osoby, która takie możliwości posiada – np. administrator systemu lub prezes firmy.

Widok kalendarza #

Główne okno modułu Kalendarz składa się Paska narzędzi, Belki zmiany siatki i widoku kalendarza, Filtrów daty i kalendarzy oraz dużego graficznego kalendarza, na którym – w postaci kolorowych bloków – zaznaczone są zdarzenia.

Siatka kalendarza

Domyślnym widokiem kalendarza jest tydzień roboczy. Biały obszar – obejmujący domyślnie godziny 8:00-16:00 oznacza godziny pracy. Widok i siatkę kalendarza możemy zmieniać korzystając z przycisków i listy w belce zmiany siatki kalendarza.

  • Klikając przycisk Dzisiaj widok kalendarza zmienia się na dzienny i pokazuje aktualną datę.
  • Strzałki obok przycisku Dzisiaj służą do zmiany widoku kalendarza wstecz/naprzód o dzień, tydzień roboczy lub miesiąc, w zależności od wybranego rodzaju widoku
  • Wybierając wartość z listy na końcu belki, możemy ustawić siatkę kalendarza w minutach/godzinach.

Filtry daty i zakresu

W kolumnie po lewej stronie od obszaru kalendarza wyświetlane są panele z filtrami – miniatura kalendarza w widoku miesięcznym oraz panel z zakładkami Kalendarze. Wybierając miesiąc i rok w pierwszym z nich, obszar kalendarza po prawej stronie zmienia się na zgodny z wybranym terminem zależnie od ustawień w belce zmiany siatki, tzn. jeżeli wybraliśmy np. Tydzień roboczy, a w filtrze mamy wybrany sierpień 2020, to zmiana miesiąca na np. październik 2020 spowoduje, że po prawej stronie wyświetlony zostanie tydzień będący pierwszym wierszem w miniaturze kalendarza (w przytoczonym przykładzie będzie to okres 28.09-02.10).

Zaznaczając checkboxy w zakładce Pracownicy w drugim panelu, w obszarze kalendarza po prawej stronie wyświetlone zostaną wszystkie wybrane kalendarze.

Wszystkie kalendarze wyświetlone na liście w pierwszej zakładce filtra kalendarzy są kalendarzami należącymi do nas lub udostępnionymi przez innych pracowników.

Aby zmienić kolor wybranego kalendarza, klikamy kolorowy kwadracik przy nazwie i wybieramy kolor z wyświetlonej palety.

Wyświetlać możemy także zdarzenia o określonym typie, priorytecie, statusie lub kategorii. W tym celu klikamy ikonę Filtry w Pasku narzędzi i zaznaczamy odpowiednie checkboxy.

Uwaga
Aby zaznaczyć/odznaczyć kilka pozycji, należy przytrzymać klawisz Ctrl.

Typy zdarzeń

W systemie wyróżniamy następujące typy zdarzeń:

  • Zadanie – służy zlecaniu poleceń służbowych najlepiej pojedynczej czynności.
  • Termin – dowolne zdarzenie np. urlop, termin ważności ubezpieczenia, rocznica.
  • Spotkanie– służy do rejestracji zdarzeń, w których uczestniczą inne osoby.
  • Rozmowa telefoniczna – miejsce, w którym zapisujemy informację o rozmowie z klientem. Informację o tym że ktoś nie odbiera, lub jest nieobecny należy umieścić w komentarzu.
  • Przypomnienie – wyskakujące w ustalonym czasie – w formie okna komunikatu – powiadomienie. Może być niezależne lub powiązane z innym zdarzeniem.

W zależności od typów zdarzeń, na etapie ich dodawania korzystamy z indywidualnych formularzy zawierających pola charakterystyczne dla danego typu zdarzenia.

Dla różnych zdarzeń można zdefiniować:

  • Cykl – zdarzenie powtarzające się (np. zebranie zarządu odbywające się w każdy poniedziałek) w określonych odstępach czasu.
  • Zdarzenie prywatne – zaznaczenie tej opcji w oknie zdarzenia sprawia, że NIKT, nawet osoby, którym udostępniliśmy nasz kalendarz oraz przełożeni, nie będą widziały tych zdarzeń.

Dodawanie nowych zdarzeń #

Aby dodać nowe zdarzenie, na kalendarzu zaznaczamy obszar obejmujący czas trwania zdarzenia klikając lewym przyciskiem myszy godzinę rozpoczęcia i przeciągając go w dół. Następnie wybieramy typ zdarzenia z listy rozwiniętej po puszczeniu przycisku. Wskazanie w ten sposób godzin sposób sprawi, że pola Data, Czas trwania zostaną wypełnione automatycznie.

Zgodnie z powyższym zapisem, pola data i czas trwania są uzupełniane automatycznie, możemy jednak je zmienić.

Formularz zdarzenia #

Okno dodawania nowego zadania składa się z zakładek: Ogólne, Dodatkowe, Komentarze, Załączniki oraz przycisków na pasku narzędzi:  Utwórz zdarzenie powiązane, Usuń, Cykl.

Dodatkowo, każde zdarzenie posiada przyciski OZNACZ JAKO ZAŁATWIONE, ZAPISZ I ZAMKNIJ oraz ZAPISZ.

Zakładki

Zakładka Ogólne:

Opis pól

  • W polu Temat wpisujemy nazwę zadania, np. przygotowanie dokumentacji.
  • W polu Data uzupełniamy datę i godzinę rozpoczęcia zadania. W polu Czas trwania wpisujemy informacje o czasie trwania zdarzenia, w formie: godziny: h, minuty m. Np. 1h30m, 2h, 30m.
  • Z listy Dla kogo wybieramy osobę, która ma wykonać zadanie. Możemy wybrać więcej niż jednego użytkownika.
  • W polu Opis notujemy szczegółowe informacje, np. uwagi dotyczące wykonania zadania.
  • Pola Powiązania pozwalają na powiązanie zdarzenia z wybraną kartoteką kontrahenta oraz sprawą.

Klikając w fioletową ikonę przechodzimy do kartoteki klienta natomiast klikając w czerwoną ikonę teczki – do kartoteki sprawy.

Dodatkowo, zadanie to będzie widoczne w kartotece wybranego klienta oraz w kartotece wybranej sprawy w zakładce Terminarz.

  • Z listy Kategoria wybieramy kategorię zadania, która zostanie dodana do nazwy wpisanej w polu Temat, np. zadanie priorytetowe.

Zakładka Dodatkowe:

Opis pól:

  • Z listy Przypomnienie możemy wybrać, z jakim wyprzedzeniem ma być wysyłane przypomnienie o rozpoczęciu zadania.
    Przypomnienie o nadchodzącym zdarzeniu pojawia się w formie:

 

  • Jeżeli w systemie skonfigurowano moduł Kampanie, nazwy aktywnych kampanii będą wyświetlone na liście Kampania.
  • Pole Status informuje nas na jakim etapie wykonania jest zadanie (wykorzystywane w aplikacji Zadania)
  • Z listy Priorytet wybieramy poziom istotności zadania. Wybranie opcji niski, bądź wysoki spowoduje wyświetlenie tej się informacji na nagłówku zadania:

 

  • Jeśli przydzielamy zadanie innemu pracownikowi i chcielibyśmy otrzymać powiadomienie o jego zakończeniu (w momencie, kiedy będzie ono wykonane w 100% lub oznaczone jako załatwione), zaznaczamy checkbox poinformuj mnie, jeżeli wykonano.
  • Zaznaczenie opcji oznacz jako prywatne sprawi, że zadanie będzie widoczne tylko i wyłącznie dla osoby, której przydzielamy zadanie, a zatem wskazanej w polu Pracownicy.
  • Jeśli chcemy, aby zadanie było wyświetlane w Planie dnia, zaznaczamy checkbox plan dnia.
  • W polu Identyfikator wpisywany jest ciąg znaków (np. SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie zadań przez procedury.
  • W polu Postęp podajemy procentową wartość obrazującą postęp wykonania zadania w danym momencie.
  • Jeśli zadanie ma charakter kamienia milowego w projekcie, zaznaczamy checkbox oznacz jako kamień milowy.

Zakładka Komentarze oraz Załączniki jest analogiczna do tych samych zakładek znajdujących się na Dokumentach bądź Sprawach.

Przyciski dostępne na pasku narzędzi

N pasku narzędzi widoczne są następujące przyciski:

Utwórz zdarzenie powiązane – opcja ta pozwala na utworzenie zdarzenia typu Zadanie, Rozmowa telefoniczna lub Spotkanie, które będzie powiązane z edytowanym zdarzeniem. Informacja o powiązaniu wyświetlana jest w postaci przycisku Otwórz w prawym dolnym rogu w oknie zadania, które utworzono jako powiązane.

Usuń edytowanego zdarzenia – usunięte zadania nie są widoczne w systemie i możliwe do przywrócenia.

Cykl – możliwość utworzenia zdarzenia powtarzającego się (np. zebranie zarządu odbywające się w każdy poniedziałek) w określonych odstępach czasu.

Możliwe opcje do zdefiniowania:

Cykl – w jakich odstępach czasowych oczekujemy pojawienia się zdarzenia (np. dzienny, tygodniowy – w tym przypadku zaznaczamy, w jakie dni tygodnia, miesięczny bądź roczny).

Wzorzec – opcje dostępne w zależności od wybranego cyklu, dla cyklu dziennego istnieje możliwość wybrania co ile dni zdarzenie ma się pojawić w kalendarzu.

Początek – data, od której rozpoczyna się obliczanie cyklu zdarzeń

Koniec – informacja o zakończeniu trwania cyklu zdarzeń.

Przyciski dostępne na zdarzeniu

We wszystkich zdarzeniach pojawiają się przyciski OZNACZ JAKO ZAŁATWIONE, ZAPISZ I ZAMKNIJ oraz ZAPISZ:

Przycisk OZNACZ JAKO ZAŁATWIONE – wybierany w przypadku wykonania danego zdarzenia. Wybranie tej opcji spowoduje oznaczenie zdarzenia tagiem wykonane oraz schowanie zdarzenia z kalendarza.

Chcąc zobaczyć również wykonane zdarzenia, należy wybrać filtr Załatwione na widoku kalendarza w pasku narzędzi.

Oznaczenie zdarzenia jako wykonane / załatwione jest odwracalne – istnieje możliwość wycofania tej zmiany poprzez wybranie przycisku OZNACZ JAKO NIEZAŁATWIONE.

Przycisk ZAPISZ I ZAMKNIJ – powoduje zapisanie zmian i zamknięcie zdarzenia, natomiast przycisk ZAPISZ zapisuje wprowadzone zmiany nie zamykając zdarzenia.

Przy każdym zapisaniu zmian pojawia się informacja, czy powiadomić uczestników zdarzenia o wprowadzonych zmianach:

W przypadku wykonania rozmowy telefonicznej pojawia się przycisk PONOWNY KONTAKT pozwalający na szybkie zaplanowanie nowego zdarzenia typu zadanie

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!