Instrukcja użytkownika

Aplikacja Dzienniki #

Aplikacja Dzienniki służy do rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących oraz wydruku książki pocztowej z wybranego zakresu czasu.

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa prowadzenie książki pocztowej sprawia, że przychodzące i wychodzące dokumenty są uporządkowane. Łatwo też uzyskać informację o tym, czy dane pismo lub faktura zostały wysłane, jeśli np. osoba odpowiedzialna wyszła wcześniej z biura.

Dostęp do aplikacji jest możliwy po dodaniu użytkownika do grupy KORESPONDENCJA – DZIENNIKI.

Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są:

  • Dziennik korespondencji przychodzącej
  • Dziennik korespondencji wychodzącej
  • Rejestr faktur przychodzących
  • Rejestr faktur wychodzących

Uwaga
Drzewo dzienników możemy rozbudowywać tworząc własne dzienniki w Ustawieniach aplikacji.

Rejestracja dokumentów w dzienniku #

Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym Dzienniki odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w Pasku narzędzi. W szczególności wybierzemy:

  • Korespondencję dla pism nadesłanych, rejestrowanych w dzienniku korespondencji przychodzącej
  • Faktura dla faktur rejestrowanych w rejestrze faktur przychodzących
  • Pismo dla pism rejestrowanych w dzienniku korespondencji wychodzącej

Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji przychodzącej pism w kwietniu 2020 roku.

Uwaga
Aby wyświetlić nowe miesiące na drzewie dzienników, klikamy ikonę Odśwież umieszczoną nad drzewem.

Korespondencja przychodząca #

Wybierając przycisk Korespondencja dla pism przychodzących otrzymujemy formularz jak na zdjęciu poniżej:

Formularz zawiera pola:

  • Nr ewidencyjny – Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu w dzienniku.
  • Nadawca – Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim – z listy kontrahentów – nadawcę pisma.
  • Kategoria – Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: Przekaż do, Opis oraz Typ zgodnie z definicją kategorii zdefiniowaną w Ustawieniach aplikacji.
  • Dotyczy – Temat pisma
  • Procedura – Wybór procedury definiującej obieg dokumentu. Na ten moment nieobsługiwana opcja w systemie – brak zdefiniowanych procedur dla pism.
  • Przekaż do – Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być przekazany dokument po zapisie formularza rejestracji.
  • Data pisma – Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie).
  • Termin odpowiedzi – data oczekiwanej odpowiedzi na pismo.
  • Znak pisma – Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej).
  • Forma kontaktu – Informacja o tym, jak wpłynęło pismo.
  • Nr „R-ki” – numer wynikający z umowy z pocztą dotyczy listu poleconego.
  • Uwagi – Miejsce na wpisanie dodatkowych informacji o piśmie.
  • Uszkodzona przesyłka – informacja o uszkodzeniu przesyłki.

Do panelu Załączniki dodajemy skan dokumentu pisma poprzez przycisk Dodaj bądź poprzez przeciągnięcie i upuszczenie dokumentu.

W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez ponownego otwierania okna. Kliknięcie OK powoduje rejestrację i zamknięcie okna.

Faktura zakupu #

Rejestracja faktury zakupu w dzienniku faktur przychodzących zawiera ten sam formularz, co faktura zakupu utworzona w aplikacji Faktury.

Faktury dodawane przez Bufor OCR na etapie Rejestracja Faktury są automatycznie rejestrowane w odpowiednim dzienniku faktur przychodzących.

Pismo wychodzące #

Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z formularzem dokumentu typu Pismo. Jeśli pismo istnieje już w systemie, korzystamy z formularza wyświetlonego po kliknięciu ikony Korespondencja, kiedy wybrany jest dziennik korespondencji wychodzącej. W pierwszym polu wyszukujemy dokument wpisując jego ID (ID odczytamy po kliknięciu znaku zapytania w prawym górnym rogu dokumentu) lub skanując kod kreskowy.

Jak w przypadku korespondencji przychodzącej, po wypełnieniu danych, klikamy Rejestruj lub Następny dokument.

Uwaga
Jeśli osoba tworząca pismo wychodzące wybrała sposób wysyłki na dokumencie, zawartość pola Dyspozycja będzie zawężona.

 

Przeglądanie, modyfikacja i anulowanie zarejestrowanych dokumentów #

Lista i wyszukiwanie wpisów

Wpisy do dzienników są wyświetlane w postaci listy. Nie należy mylić ich z rejestrowanymi dokumentami. Aby wyświetlić listę wpisów, musimy w panelu nawigacyjnym Dzienniki po lewej stronie wybrać konkretny dziennik, np. Dziennik korespondencji przychodzącej.

Wybranie dziennika na drzewku sprawi, że rozwinięte zostaną panele nawigacyjne Filtry oraz Foldery wyszukiwania, za pomocą których możemy zawężać listę wpisów.

Dodatkową opcją jest możliwość wyboru kolumn, które są widoczne na liście wpisów. Niektóre z nich warto wyświetlić w celu szybszego wyszukiwania dokumentów, np. Przekazano do bądź Link.

Kolumna Przekazano do – wyświetla osobę, na której stanowisku obecnie znajduje się dokument. Kolumna Link pozwala na szybkie otworzenie dokumentu (pod warunkiem posiadania uprawnienia do dokumentu).

Modyfikacja wpisu

Aby edytować wpis, możemy wykonać jedną z czynności:

  • dwukrotnie kliknąć pozycję na liście lewym przyciskiem myszy
  • zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć ikonę Edytuj w Pasku narzędzi
  • kliknąć pozycję na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybrać pozycję Edytuj.

Zmian we wpisie dokonujemy w oknie edycji wpisu, które zawiera pola takie, jak formularz rejestracji korespondencji.

Dodatkowo możemy wprowadzić zmiany w rejestrowanym dokumencie. Formularz edycji wyświetlany jest po kliknięciu przycisku Otwórz dokument w lewym dolnym rogu okna wpisu.

Uwaga
Zmiany dokonane we wpisie w dzienniku będą widoczne w kartotece dokumentu, jednak zmiany na dokumencie nie zostaną przeniesione na wpis w dzienniku.

Anulowanie i usuwanie wpisów

Każdy wpis w dzienniku może zostać anulowany. Usunięciu podlega jedynie ostatnio dodany wpis.

Aby anulować wpisy, zaznaczamy je na liście przytrzymując klawisz Ctrl, po czym klikamy przycisk Anuluj wpis(y) w Pasku narzędzi. Chęć wykonania operacji zatwierdzamy klikając przycisk Tak w wyświetlonym oknie.

Uwaga
Anulowanych wpisów nie można przywrócić.

Uwaga
Anulowane wpisy są wyświetlane na liście w formie wyszarzonych przekreślonych wierszy i nie mogą być ukrywane.

Aby usunąć ostatnio dodany wpis, zaznaczamy go na liście i klikamy ikonę Usuń w Pasku narzędzi. Operacja ta nie wymaga zatwierdzenia, a usuniętego wpisu nie można przywrócić.

 

Wydruk dzienników, książki pocztowej i kopert #

Aplikacja Dzienniki pozwala na drukowanie:

  • Dziennika
  • Książki pocztowej
  • Koperty

Odpowiednią pozycję wybieramy z menu rozwiniętego po kliknięciu ikony Drukuj w Pasku narzędzi.

Wydruk dziennika

Listę wpisów do dziennika możemy wydrukować w formie tabeli w widoku takim, jak aktualnie wyświetlany na naszym ekranie. Aby tego dokonać, z menu Drukuj wybieramy:

  • Dziennik, jeżeli chcemy wydrukować pełną listę wpisów bez względu na datę dodania
  • Dziennik na dzisiaj, jeżeli chcemy wydrukować listę zawężoną do wpisów z bieżącą datą.

W pierwszym przypadku ilość wydrukowanych wpisów możemy dodatkowo zawęzić do zaznaczonych wcześniej na liście. Zakres wybieramy klikając przycisk Zaznaczone lub Wszystkie w oknie wyświetlonym po wybraniu typu wydruku.

Uwaga
Wydruk dotyczy tylko danych tabeli, tzn. zaznaczenie filtrów po lewej stronie nie spowoduje, że wydrukowane zostaną również elementy, które nie spełniają kryteriów filtrowania.

Wydruk książki pocztowej
Przed wydrukiem książki pocztowej należy upewnić się, że dla każdego dokumentu zostało wypełnione pole Dyspozycja oraz Nr R-ki w przypadku przesyłek poleconych. Pola te są elementami formularza dokumentu lub formularza edycji wpisu.

Aby wydrukować książkę pocztową, wybieramy z menu Drukuj w Pasku narzędzi odpowiednią opcję:

  • Książka pocztowa, jeśli chcemy, aby wydruk zawierał wszystkie wpisy bez względu na datę dodania
  • Kreator wydruku książki pocztowej, jeśli chcemy skorzystać z kreatora
  • Książka pocztowa na dzisiaj, jeśli chcemy, aby wydruk zawierał jedynie wpisy z bieżącą datą
  • Książka pocztowa InPost – dla przesyłek InPost.

Podobnie jak dla wydruku dzienników, w pierwszym i ostatnim przypadku ilość wydrukowanych wpisów możemy dodatkowo zawęzić do zaznaczonych wcześniej na liście. Zakres wybieramy klikając przycisk Zaznaczone lub Wszystkie w oknie wyświetlonym po wybraniu typu wydruku.

Wydruk kopert

Aby wydrukować kopertę, w której wyślemy dokument:

  • klikamy wpis na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy Drukuj kopertę lub
  • wybieramy z menu Drukuj pozycję Koperty.

Miejsce każdego elementu na kopercie jest ściśle określone i nie może być zmieniane. Logo zmieniamy w Panel sterowania -> Dokumenty -> Konfiguracja wydruku kopert.

W górnej części okna określamy:

  • czy koperta ma zostać zaadresowana do osoby/firmy wskazanej w polu Odbiorca, czy dla innej osoby (opcja Wydrukuj dla kontaktu)
  • jakie elementy mają zostać nadrukowane – zaznaczając odpowiednie checkboxy (zaznaczanie/odznaczanie elementów powoduje aktualizację podglądu w dolnej części)
  • rozmiar czcionki dla adresu
  • rozmiar koperty.

Aby wydrukować zwrotkę, z listy Rozmiar koperty wybieramy element typu ZPO.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!