Instrukcja użytkownika

Wstęp #

Celem aplikacji Delegacje jest zarządzaniem poleceniami wyjazdu oraz rozliczeniami delegacji przedsiębiorstwa. W zależności od złożoności procesu w danej firmie, polecenie wyjazdu może odbywać się wraz z akceptacją przełożonego bądź może ona nie być konieczna do odbycia delegacji.

Aplikacja Delegacje pozwala również na wykonanie rozliczenia delegacji – wyliczenie diety w zależności od użytych parametrów, zsumowanie wartości faktur powiązanych z wyjazdem służbowym oraz ryczałtów.

 Grupy ról  w aplikacji #

Opisane w instrukcji funkcje zostały podzielone wg ról w procesie  – grupy osób, które wykonują opisane poniżej czynności:

  1. Księgowość – grupa osób rozliczająca delegacje.
  2. Wypłata zaliczki – grupa osób odpowiedzialna za wypłaty zaliczek z kasy.
  3. Nadzór procesu – grupa osób posiadających pełne uprawnienia do wszystkich dokumentów delegacji.

Dodatkowo, delegacja opisana jest poprzez role:

  1. Delegowany – osoba wyjeżdżająca na delegację. Domyślnie, jest to osoba, która tworzy dokument delegacji.
  2. Zlecający delegację – osoba akceptująca wniosek o wyjazd służbowy (delegację). Domyślnie, jest to przełożony delegowanego.

Opis aplikacji #

Aplikacja Delegacje składa się z czterech zakładek:

MOJE – gdzie wyświetlone zostają wszystkie delegacje, które użytkownik utworzył, lub w których jest wybrany jako delegowany.

MOJEGO DZIAŁU – gdzie wyświetlone zostają wszystkie delegacje, wszystkich osób będących w dziale zalogowanego użytkownika.

ROZLICZONE – gdzie wyświetlone zostają wszystkie delegacje zakończone, do których użytkownik ma uprawnienie.

WSZYSTKIE – gdzie wyświetlone zostają wszystkie delegacje, do których użytkownik ma uprawnienie.

Zakładka MOJE składa się dodatkowo z kolejnych przycisków:

Nowa – przycisk do tworzenia nowego dokumentu delegacji krajowej oraz zagranicznej

Anuluj/Usuń – przycisk pozwalający na unieważnienie delegacji (ustawienie statusu dokumentu na ANULOWANA oraz wyłączenie procesu workflow bądź na usunięcie delegacji)

Kopiuj Delegację – przycisk pozwala na utworzenie nowej delegacji uzupełnionej o wartości z dowolnego, wybranego dokumentu. Tak powstały dokument zawiera m.in.  podstawowe informacje o delegacji, w przypadku wybrania delegacji zagranicznej – miejsca pobytu oraz wniosek i pozycje zaliczki. Taki dokument również przechodzi przez proces workflow.

 

 Dodanie nowego dokumentu delegacji krajowej #

Aby dodać nowy dokument delegacji, przechodzimy do zakładki MOJE, wybieramy przycisk Nowa, a z listy rozwijanej wybieramy Delegacja krajowa.

Spowoduje to, utworzenie się nowego dokumentu delegacji z uzupełnionymi podstawowymi polami jak data, czas trwania zlecenia bądź użytkownik delegowany.

Aby uzupełnić resztę informacji bądź poprawić te, które zostały już wpisane, wybieramy przycisk Edytuj, następnie uzupełniamy niezbędne informacje i klikamy Zapisz.

Znaczenie poszczególnych pól:

Spółka – pole pojawia się wtedy, gdy firma posiada kilka spółek zdefiniowanych w systemie. W takim przypadku, na każdej delegacji konieczne jest wybranie odpowiedniej spółki, w której zatrudniony jest użytkownik.

Zlecający – domyślnie jest to przełożony użytkownika. Pole konfigurowalne, może zostać zakryte, co uniemożliwi wybór innego akceptanta. Istnieje również możliwość utworzenia własnych reguł akceptacji delegacji.

Delegowany – domyślnie, jest to zalogowany użytkownik.

Dokąd – informacja o docelowym miejscu wyjazdu – może to być zarówno nazwa miejscowości, jak również kontrahent wybrany z naszej bazy klientów zdefiniowanych w systemie.

Cel – powód, dla którego użytkownik odbywa delegację. Jest to pole tekstowe, obowiązkowe do uzupełnienia.

Wyjazd – data oraz dokładna godzina wyjazdu na delegację spod siedziby firmy

Przyjazd – data oraz dokładna godzina przyjazdu z delegacji do siedziby firmy

Wybierz środek transportu – lista wielokrotnego wyboru wszystkich środków transportu, z których użytkownik korzystał będąc na wyjeździe. Na liście znajdują się: pociąg, autobus, samolot oraz zdefiniowane samochody prywatne pracowników.

 

Dodanie nowej delegacji zagranicznej #

Aby dodać nowy dokument delegacji, przejdź do zakładki MOJE, wybierz przycisk Nowa, a z listy rozwijanej wybierz Delegacja zagraniczna.

Powyższa akcja spowoduje dodanie dokumentu delegacji zagranicznej, który oprócz podstawowych informacji o delegacji zawiera również informacje o miejscach pobytów zagranicznych.

W pierwszym kroku, uzupełniamy podstawowe dane o delegacji tak, jak to zostało opisane w pkt. 4. Następnie uzupełniamy miejsca pobytu zagranicznego – w tym celu klikamy w funkcję Dodaj pobyt.

Znaczenie poszczególnych pól:

Od – data przyjazdu do kraju zagranicznego

Do – data wyjazdu z kraju zagranicznego

Kraj – wybór z listy miejsc docelowych delegacji

Cel – powód, dla którego użytkownik został wydelegowany do wybranego kraju

Samochód prywatny #

W przypadku podróży służbowej samochodem prywatnym pracownik może dodać samochód do zasobów, poprzez kliknięcie w ikonę + przy wyborze zasobów.  Pokaże poniższe okno dialogowe, w którym uzupełniamy wszystkie pola, zgodnie z rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie zwrotu kosztów.

 


Dodanie samochodu prywatnego do zasobów

Edycja danych samochodu prywatnego

Po zapisaniu automatycznie zostanie wybrany wprowadzony samochód na delegacji.

Wnioskowanie o zaliczkę #

Częstą praktyką w firmach jest wystawianie wniosku o zaliczkę.

W tym celu, po wprowadzaniu danych do dokumentu delegacji, wybieramy przycisk DODAJ WNIOSEK O ZALICZKĘ.

We wniosku o zaliczkę uzupełniamy pola:

Zaliczkę pobierze – informacja o pracowniku, który otrzyma zaliczkę. Domyślnie podpowiada się delegowany pracownik.

Cel pobrania zaliczki – pole tekstowe, w którym umieszczamy informację o tym, po co potrzebujemy zaliczkę.

Kwota – wartość zaliczki.

Preferowany termin wypłaty – termin wypłaty zaliczki

Forma wypłaty – Lista opcji do wyboru: Gotówka bądź przelew. W przypadku wybrania przelewu, pokazuje się dodatkowe pole do wpisania numeru konta.

Nr konta – miejsce na nr konta bankowego w przypadku wybrania formy wypłaty przelew.

 

Po zapisaniu zmian, na dokumencie delegacji, oprócz wniosku o zaliczkę pokazują się nam również pozycje zaliczki.

Mamy również dostępne akcje – dodanie nowej pozycji, edycja oraz usunięcie już wprowadzonej.

Edycja kwoty na pozycji spowoduje zmianę kwoty zaliczki.

Procesowanie delegacji z zaliczką #

Osoba wprowadzająca dokument delegacji potwierdza uzupełnienie wymaganych danych i wysyła polecenie do akceptacji poprzez wybranie na workflow opcji WYŚLIJ DO AKCEPTACJI

Czynność ta sprawia, że delegacja otrzymuje status W AKCEPTACJI, a kolejny etap w procesie wykonuje osoba odpowiedzialna za akceptację dokumentu. Dodatkowo, po wykonaniu tej akcji system wygeneruje numer dla delegacji.

Osoba akceptująca delegację, może zobaczyć dokument m.in. w panelu workflow, gdzie ma możliwość wykonania szybkiej akcji. Poniżej, na zrzucie ekranu szczegółowe informacje:

Niebieskie przyciski pozwalają na wyświetlenie odpowiednich zakładek dokumentu: Zakładka Polecenie z wszystkimi podstawowymi informacjami o delegacji, historia dokumentu oraz dodane komentarze.

Przyciski Akceptuję i Nie akceptuję – powodują akcję na panelu workflow.

Akceptacja delegacji przenosi dokument do kolejnej osoby w procesie – użytkownika odpowiedzialnego za wypłacenie zaliczki delegowanemu.

Na tym etapie delegacja otrzymuje status WYPŁATA ZALICZKI oraz zmienia się status akceptacji na POLECENIE ZAAKCEPTOWANE.

Po wypłaceniu zaliczki, użytkownik potwierdza akcję klikając POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE na panelu workflow.

Wypłata zaliczki kończy proces dla wniosku polecenia wyjazdu służbowego.

W kolejnym kroku, po zakończeniu delegacji przechodzimy do rozliczenia wyjazdu.

 

Niezaakceptowanie dokumentu delegacji powoduje pojawienie się informacji o napisaniu komentarza z powodem odrzucenia.

Kiedy już uzupełnimy powód odrzucenia wniosku, możemy wybrać na szarfie opcję NIE AKCEPTUJĘ

Odrzucona delegacja wraca do etapu UZUPEŁNIENIE POLECENIA WYJAZDU do wprowadzenia poprawki dla użytkownika, który wygenerował delegację w systemie.

Delegacja otrzymuje status ODRZUCENIE POLECENIA.

Rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej #

Rozliczenie delegacji krajowej wykonuje pracownik delegowany po powrocie z wyjazdu.

W tym celu klika w przycisk ROZLICZ DELEGACJĘ.

Funkcja ta powoduje pojawienie się dodatkowych zakładek – Dieta, Koszty podróży, Podsumowanie. Dodatkowo status delegacji ustawia się na W ROZLICZENIU oraz uruchamia się nowy proces Rozliczenie delegacji.

Wyliczenie diety dla delegacji krajowej #

W celu przygotowania rozliczenia delegacji, delegowany wylicza sobie dietę, uzupełnia ryczałty za nocleg lub przejazdy oraz dodaje rachunki / faktury.

Aby to wykonać, przechodzimy  do zakładki Dieta. W tym miejscu pojawia się dokładna informacja o dacie oraz godzinie wyjazdu, jak i o dacie oraz godzinie zakończenia delegacji.

Przycisk PRZELICZ DIETĘ pozwala nam wprowadzić poprawki w datach bądź godzinach delegacji.

Po zatwierdzeniu pojawia się informacja o stawce, przeliczonym czasie delegacji oraz zapewnionych posiłkach.

Wybierając ikonę ołówka w Akcjach możemy wprowadzić posiłki, jakie zostały zapewnione podczas delegacji, co spowoduje ponowne wyliczenie się diety.

W zależności od tego, co wybierzemy przeliczona zostanie dieta:

Brak – nie zostały zapewnione żadne posiłki

Pełne – wszystkie posiłki zostały zapewnione

Częściowe – pojawia się informacja do uzupełnienia z dokładną liczbą posiłków – śniadań, obiadów i kolacji

Wyliczenie diety dla delegacji zagranicznej #

Wyliczenie diety dla delegacji zagranicznej odbywa się w analogiczny sposób jak wyliczenie diety dla delegacji krajowej – przechodzimy  do zakładki Dieta. W tym miejscu pojawia się dokładna informacja o dacie oraz godzinie rozpoczęcia delegacji, wyjazdu z kraju, jak i o dacie oraz godzinie powrotu do kraju i zakończenia delegacji.

Przycisk PRZELICZ DIETĘ pozwala nam wprowadzić poprawki w datach bądź godzinach delegacji.

Po zatwierdzeniu pojawia się informacja o stawce, przeliczonym czasie delegacji oraz zapewnionych posiłkach osobno dla diety krajowej oraz zagranicznej.

Wybierając ikonę ołówka w Akcjach możemy wprowadzić posiłki, jakie zostały zapewnione podczas delegacji, co spowoduje ponowne przeliczenie się diety.

Ryczałty za noclegi oraz przejazdy krajowe #

W kolejnej zakładce możemy uzupełnić ryczałty za noclegi oraz przejazdy w przypadku, gdy zostanie wybrany samochód prywatny. Jeśli na poleceniu w polach skąd i dokąd zostaną wybrani kontrahenci z bazy po kliknięciu Dodaj trasę system obliczy trasę na podstawie danych z Google Maps i wprowadzić dystans pomiędzy lokalizacjami.

Po zapisaniu możemy dodać drogę powrotną, którą system też na podpowie, uzupełniając dane.

Ewidencję możemy wydrukować i po podpisaniu przekazać wraz z rachunkami do Księgowości

Ryczałty za noclegi oraz przejazdy zagraniczne #

W zakładce Koszty podróży możemy uzupełnić ryczałty za noclegi oraz przejazdy krajowe oraz zagraniczne w przypadku, gdy te koszty nie zostaną pokryte przez pracodawcę.

Rachunki / Faktury #

Dodatkowe koszty, na które mamy rachunek bądź fakturę możemy podpiąć pod delegację. Służy do tego zakładka Rachunki

 

W tym celu wybieramy zielony przycisk dodaj i wybieramy kategorię, czego dotyczy faktura.

Po wybraniu kategorii dodaje się dokument typu Faktura VAT, w której zmieniamy opis oraz kwotę klikając w te pola. Jeśli nie chcemy, aby faktura była brana do rozliczenia delegacji – odznaczamy zielony przycisk z prawej strony.

Podsumowanie kosztów delegacji krajowych #

Po zapisaniu zmian, w zakładce Podsumowanie widzimy wartość delegacji z podziałem na poszczególne pozycje kosztów:

Podsumowanie kosztów delegacji zagranicznej #

Wprowadzenie diety, ryczałtu za noclegi oraz fakturę o wartości 500zł.

Jeżeli koszty delegacji zagranicznych zostaną wprowadzone w innej walucie niż PLN, wartość zostanie przeliczona według daty rozliczenia, która znajduje się na zakładce Rachunki.

Poniżej rozliczenia delegacji, znajduje się informacja o walucie, dacie oraz wartości przelicznika.

Dodatkowo dla diety zagranicznej występuje informacja o podatkach pozostałych do zapłaty – w przypadku, gdy limity firmy różnią się od limitów ustawowych.

Procesowanie rozliczenia delegacji #

Delegowany, po uzupełnieniu kosztów wyjazdu potwierdza wykonanie rozliczenia klikając w szarfie procedury POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

Następnie, dokument trafia do akceptacji przełożonego, który tak jak w przypadku polecenia wyjazdu, może zaakceptować rozliczenia na dwa sposoby:

– szybka akceptacja z panelu workflow (opisana w rozdziale Procesowanie delegacji z zaliczką)

– przechodząc do dokumentu i wybierając na dokumencie AKCEPTUJĘ.

W przypadku braku akceptacji rozliczenia, akceptant przechodzi na zakładkę komentarze, wpisuje powód odrzucenia rozliczenia delegacji, a następnie wybiera opcję NIE AKCEPTUJĘ.

Odrzucenie rozliczenia przez przełożonego przekierowuje delegację do etapu ROZLICZENIE DELEGACJI ze statusem ODRZUCENIE DELEGACJI do osoby inicjującej proces.

Po wprowadzeniu poprawki, przekazaniu rozliczenia do ponownej akceptacji oraz zaakceptowaniu rozliczenia przez przełożonego, procedura przechodzi do etapu akceptacji działu księgowości.

Akceptacja przez dział księgowości powoduje zakończenie procesu rozliczenia i zamknięcie dokumentu delegacji.

Natomiast, po wprowadzeniu komentarza z powodem odrzucenia i wybraniu opcji NIE, ROZLICZENIE WYMAGA POPRAWY delegacja zostaje przekierowana do etapu ROZLICZENIE DELEGACJI ze statusem ODRZUCENIE ROZLICZENIA.

 

 

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!