Instrukcja użytkownika

Aplikacja Pipeline CRM #

Aplikacja Pipeline CRM jest modułem pozwalającym na wizualne zarządzanie procesem sprzedaży. Pozwala na zaplanowanie sprzedaży w najbliższym okresie, a także na obserwowanie postępów handlowców w realizacji założonych celów.

Pipeline daje możliwość dodawania nowych leadów sprzedażowych, obserwowania szans sprzedaży według ich faz oraz prognozowanego okresu ich zamknięcia. Pozwala na podgląd otrzymanych zapytań ofertowych, tworzenie ofert handlowych z szablonów oraz analizowanie raportów sprzedaży.

Pipeline FAZY #

Zakładka pozwalająca handlowcowi zarządzać swoimi leadami, a przełożonemu obserwować na jakim etapie znajdują się sprawy sprzedażowe.

Filtry

Filtry pozwalają na ograniczenie widoku leadów. Po kliknięciu w nazwę filtra zostaną wyświetlone jego dodatkowe opcje. Aby uruchomić filtr należy zaznaczyć checkbox obok jego nazwy oraz dodatkowo wybranych opcji szczegółowych. W wykorzystaniu znajdują się następujące filtry:

  • Opiekun – handlowiec, który jest odpowiedzialny za prowadzenie sprzedaży
  • Prognozowany czas – pozwala na wybranie roku i miesiąca, dla którego mają zostać wyświetlone leady na podstawie pola Prognozowana data
  • Zdarzenia na dziś – pozwala wyświetlić leady, dla których na dziś zaplanowano zadania, spotkania bądź rozmowy telefoniczne
  • Zdarzenia przeterminowane – wyświetla leady, dla których istnieją zadania, które nie zostały oznaczone jako załatwione
  • Zdarzenia – najbliższy tydzień – wyświetla leday, dla których istnieją zadania zaplanowane do wykonania w najbliższym tygodniu
  • Data dodania – pozwala na wybranie roku i miesiąca, dla którego mają zostać wyświetlone leady na podstawie daty ich dodania
  • Region – wyświetla leady na podstawie określonego regionu, do którego są dopisane
Fazy

Zakładka fazy została podzielona na pięć kolumn: zapytanie, przegląd oferty, oferta złożona, negocjacje, realizacja. Kolumny te odpowiadają etapom sprzedaży w przedsiębiorstwie.

Każda z faz wyświetla podsumowanie dotyczące liczby leadów na danym etapie zgodnie z zastosowanymi filtrami, a także wartość wyświetlanych leadów.

Po dodaniu leada otrzymuje on status Zapytanie i znajduje się w odpowiadającej mu kolumnie. Jeśli w trakcie procesu sprzedaży istnieje konieczność przeniesienia leada do innej fazy, można to zrobić na trzy sposoby:

  1. Przeciągnij i upuść – kliknij lewym klawiszem myszki w leada i trzymając przeciągnij go do właściwej kolumny, a następnie upuść. Status leada zmieni się automatycznie.
  2. Zmiana statusu na podglądzie leada. Po dwukrotnym kliknięciu w leada i najechaniu kursorem na pole statusu należy kliknąć w ikonę jego edycji. Wyświetli się okno z możliwością zmiany statusu. Po zapisaniu i odświeżeniu widoku zakładki Pipeline – Fazy za pomocą przycisku Odśwież lead zmieni swoje miejsce w tabeli.
  3. Zmiana statusu podczas edycji szczegółów leada. Po zapisaniu i odświeżeniu widoku zakładki Pipeline – Fazy za pomocą przycisku Odśwież lead zmieni swoje miejsce w tabeli.

Dostępnymi statusami można zarządzać – modyfikować, usuwać i dodawać nowe. Można to zrobić z poziomu Centrum -> Narzędzia -> Panel sterowania -> Ogólne -> Statusy, gdzie należy odfiltrować statusy dla Podtyp dla spraw -> Pipeline.

Działania – etykiety

Leady w tabeli mogą być oznaczone kolorową etykietą i tekstem: zaplanuj lub działaj.

Wyświetlenie oznaczonego na pomarańczowo zaplanuj oznacza, że do terminarza tego leada nie dodano jeszcze żadnych zadań, spotkań czy zaplanowanych telefonów.

Gdy lead jest oznaczony zielonym działaj oznacza to, że na dziś są zaplanowanie działania z tym tematem sprzedażowym.

Jeśli lead oznaczono czerwonym działaj oznacza to, że istnieją przeterminowane działania, których czas wykonania minął i nie zostały one oznaczone jako załatwione.

Jeśli lead nie posiada wyświetlonej etykiety oznacza to, że istnieją zaplanowane działania, których termin realizacji jeszcze nie nadszedł i nie są one przeterminowane.

Kliknięcie w kolorową etykietę spowoduje rozwinięcie listy z możliwością zaplanowania nowego działania: zadania, spotkania bądź telefonu.

Wygrane / Przegrane

Sprawa sprzedażowa na jej zakończenie może zostać oznaczona jako wygrana bądź przegrana. Oznaczenie leada można wykonać na dwa sposoby:

  1. Przeciągnij i upuść. Kliknij lewym klawiszem myszki w leada i trzymając przeciągnij w dół okna, a następnie upuść na polu Wygrane lub Przegrane.

    W przypadku oznaczenia sprawy jako przegranej, użytkownik zostanie poproszony o wybranie lub podanie powodu dlaczego sprawa zakończyła się porażką. Może też oznaczyć tę sprawę jako zamkniętą.
  2. Oznacz jako wygrane bądź przegrane na podsumowaniu sprawy sprzedażowej. Kliknij dwukrotnie w leada i wyświetl jego podsumowanie. Skorzystaj z przycisków Wygrana lub Przegrana, aby oznaczyć leada i wybierz, czy chcesz zamknąć sprawę.

Pipeline CZAS #

Zakładka, która pozwala na przegląd planowanej i zrealizowanej sprzedaży w kontekście miesięcznego okresu realizacji sprzedaży.

Zakładka przedstawia miesięczne okresy – miesiąc poprzedni, obecny oraz dwa kolejne. Każda kolumna w wyświetlonej tabeli prezentuje jeden miesiąc, a w nim sprawy sprzedażowe, których prognozowana data zamknięcia określona jest właśnie na ten miesiąc.

Sprawy sprzedażowe można przerzucać między okresami za pomocą metody przeciągnij i upuść. Przeniesienie leada do innego okresu spowoduje automatyczną zmianę prognozowanej daty zamknięcia.

Nagłówki kolumn prezentują informacje takie jak:

  • plan – oczekiwana wartość sprzedaży w prezentowanym miesiącu, możliwa do określenia po skorzystaniu z funkcji plan sprzedaży
  • realizacja – prezentuje wartość realizacji sprzedaży w miesiącu
  • pipeline – informuje o sumie prognozowanej wartości sprzedaży w miesiącu
  • różnica – wyświetla informację o różnicy między planem a pipeline
Filtry
  • Status – pozwala na wyświetlenie leadów na podstawie fazy sprzedaży, w której się znajdują
  • Opiekun – handlowiec, który jest odpowiedzialny za prowadzenie sprzedaży
  • Region – wyświetla leady na podstawie określonego regionu, do którego są dopisane
Plan sprzedaży

Aby dodać nowy Plan sprzedaży kliknij na przycisk Plan sprzedaży w zakładce Pipeline – Czas, a następnie + Nowy.

Uzupełnij Rok oraz Miesiąc, dla którego tworzysz plan sprzedaży oraz określi oczekiwaną wartość. Dzięki temu w kolumnach okresu w zakładce Pipline – Czas będziesz mógł weryfikować postępy sprzedaży względem założonego planu.

Jeśli chcesz edytować już stworzony plan, wybierz go z listy i kliknij Edytuj lub kliknij w wiersz tabeli dwuketonie.

Zapytania #

Zakładka zapytania prezentuje tabelę z zapisanymi zapytaniami ofertowymi, które najczęściej trafiają do firmy np. w formie mailowej.

Tabela prezentuje dokumenty, które zostały dodane jako zapytanie ofertowe i zostały połączone z leadem sprzedażowym.

Aby dodać zapytanie ofertowe należy otworzyć dokument przychodzący i wybrać przycisk Uruchom procedurę.

Następnie z rozwijanej listy wybrać procedurę „Zapytanie ofertowe” i uruchomić procedurę.

Po uruchomieniu procedury, po prawej stronie dokumentu pojawi się szarfa procedury, która poprowadzi handlowca przez ustalony schemat przyłączenia zapytania do istniejącego leada bądź stworzenie nowego.

         

Po zakończeniu procedury dokument źródłowy będzie widoczny jako zapytanie ofertowe w zakładce Zapytania w aplikacji Pipeline.

Oferty #

Zakładka oferty jest bazą wygenerowanych dokumentów oferta i pozwala na ich zbiorcze przeglądanie oraz filtrowanie, dzięki czemu ograniczone zostaną wyświetlone oferty. Dostępne filtry to: miesiąc wystawienia oferty, handlowiec prowadzący ofertę, dział odpowiedzialny za ofertę, termin jej ważności oraz status.

Oferty prezentowane są w formie tabelarycznej. Każdą z ofert można otworzyć po dwukrotnym kliknięciu na wybrany wiersz. Z jej szczegółami można zapoznać się także, po rozwinięciu dodatkowych informacji, klikając w strzałkę przed numerem oferty.

Tabela prezentuje informacje dotyczące numeru oferty, przedmiotu, klienta, wartości, terminu złożenia, terminu ważności, prowadzącego oraz statusu.

Po rozwinięciu dodatkowych informacji otrzymamy dane nt. produktów oferty, ich symboli, ilości oraz wartości.

Proces dodania oferty został opisany tutaj.

 

Dashboard #

Zakładka, która pozwala na dokładną analizę realizowanej sprzedaży poprzez analizę wyczerpujących raportów w formie wykresów, tabel i grafik oraz możliwością stosowania filtrów.

Nowe leady

Raport nowych leadów prezentowany jest w ujęciu ilościowym i wartościowym. Filtry pozwalają na wybranie okresu prezentowanych danych – rok lub miesiąc, a także na wybranie handlowca, dla którego raport wyświetlić. Po wybraniu handlowca raporty pozwalają na porównywanie wyników pracownika z wynikami całego działu.

 

Wykresy i tabele prezentują ilościowe i wartościowe informacje zbiorcze dotyczące wszystkich pracowników oraz wybranego pracownika i dotyczą:

  • nowych leadów pozyskanych przez wszystkich pracowników w okresie czasu
  • nowych leadów pozyskanych przez wybranego pracownika w okresie czasu
  • źródeł pozyskania leada np. kampania, polecenie, konferencja itp.
  • form kontaktu z klientem
  • segmentu pozyskanych leadów

 

Wyniki

Raport wyników prezentowany jest w ujęciu ilościowym i wartościowym. Filtry pozwalają na wybranie okresu prezentowanych danych – rok lub miesiąc, a także na wybranie handlowca, dla którego raport wyświetlić. Po wybraniu handlowca raporty pozwalają na porównywanie wyników pracownika z wynikami całego działu.

Wykresy i tabele prezentują ilościowe i wartościowe informacje zbiorcze dotyczące wszystkich pracowników oraz wybranego pracownika i dotyczą:

  • wygranych i przegranych spraw przez dział handlowy i wybranego pracownika
  • powodów porażki dla działu i pracownika
  • wygrane wg. źródeł kontaktu, formy kontaktu i segmentu (dla działu i pracownika)
  • przegrane wg. źródeł kontaktu, formy kontaktu i segmentu (dla działu i pracownika)

 

Konwersja

Raport konwersji prezentowany jest w ujęciu ilościowym i wartościowym w formie lejka sprzedażowego. Filtry pozwalają na wybranie daty dodania leada, formy kontaktu, źródła kontaktu, segmentu leada oraz wyświetlenie wygranych i przegranych spraw sprzedażowych. W przypadku wyświetlenia konwersji w ujęciu wartościowym istnieje możliwość nałożenia filtra określającego konkretnego handlowca.

Raport konwersji wyświetla lejek sprzedażowy pozwalający na zebranie informacji nt. ilości leadów i ich wartości w wybranym okresie w kontekście etapu sprzedaży.

 

Zakończone

Raport zakończonych prezentuje tabelę ze sprawami sprzedażowymi, które zostały zamknięte. Wyświetlone rekordy można ograniczyć poprzez zastosowanie filtrów: wyniku (wygrany, przegrany), pracownik, segment, źródło i data zamknięcia.

Wiersze raportu prezentują poszczególne sprawy sprzedażowe, a kolumny nazwę leada, odpowiedzialnego pracownika, nazwę klienta, prognozowaną wartość sprzedaży, datę zamknięcia, segment leada, źródło kontaktu i powód porażki.

Dwukrotne kliknięcie w wiersz spowoduje otwarcie podsumowania sprawy sprzedażowej.

 

Plan realizacji

Plan realizacji prezentuje tabelę ze sprawami sprzedażowymi, dla których został ustalony budżet. Pozwala na zbiorcze zapoznanie się z budżetem przypisanym do leadów w podziale na lata oraz miesiące, a także z sumą wartości bużetów poszczególnych leadów w danym okresie.

 

 

 

Proces obsługi leada #

Dodanie nowego leada #

Po uruchomieniu aplikacji Pipeline należy użyć przycisku + Nowy, aby dodać nowego leada sprzedażowego. Pojawi się okno wprowadzenia szczegółów.

  • Wybieramy pipline, do którego będzie przypisany nowy lead – sprawa sprzedażowa. Tworzenie pipelinu, czyli teczki zostało opisane w rozdziale Konfiguracja.
  • Uzupełnić należy także nazwę leadu, która będzie wyświetlana w aplikacji
  • klient – daje możliwość przypisania leada do istniejącego bądź nowego klienta
  • planowana wartość – pozwala na uzupełnienie spodziewanej wartości sprzedaży
  • waluta – pozwala na wskazanie waluty
  • handlowiec – pozwala na wybranie z listy handlowca prowadzącego tego leada sprzedażowego

Po zapisaniu nowego leada będzie on widoczny w pipeline na pierwszej fazie sprzedaży – Zapytanie

Podsumowanie leada #

Po dwukrotnym kliknięciu na leada wyświetli się okno jego podsumowania.

Podsumowanie zawiera takie elementy jak:

  • Nazwa leada
  • Numer leada – możliwy do autmatycznego wygenerowania podczas edycji leada
  • Przyciski oznaczenia leada jako Wygrany lub Przegrany
  • Status – informacja o etapie sprzedaży
  • Osoba odpowiedzialna
  • Klient
  • Osoba kontaktowa – osoba po stronie klienta
  • Prognozowana wartość – określona przy tworzeniu leada
  • Prognozowana data zamknięcia sprzedaży – możliwa do edycji
  • Dodane przez – osoba, która dodała leada sprzedażowego
  • Data wszczęcia – data rozpoczęcia sprawy sprzedażowej
  • Termin realizacji – określony, możliwy do edycji termin wykonania sprzedaży
  • Teczka – pipeline, w którym zapisany jest lead
  • Sprawa nadrzędna – leada można przypisać także do innej sprawy w celach organizacyjnych np. związanej ze współpracą z danym klientem
  • Do realizacji pozostało – liczba dni pozostałych do realizacji sprzedaży określona na podstawie terminu realizacji

Po kliknięciu Edytuj wyświetli się okno edycji wprowadzonego leada pozwalające na dokonanie zmian określonych pól

Po zaznaczeniu pola Generuj znak i zapisaniu zmian, sprawa otrzyma numer systemowy.

Pole Szacunek pozwala na określenie stopnia zaawansowania sprawy sprzedażowej i zbliżania się jej do finalizacji.

Po zapisaniu zmian w oknie leada widoczne są także inne zakładki:

  • Terminarz – pozwala na organizowanie procesu sprzedaży poprzez ustalanie zadań do realizacji, spotkań, odnotowywania rozmów telefonicznych czy dodawania przypomnień. Rozwiązanie działa tak samo jak w przypadku aplikacji Sprawy.
  • Dokumenty – pozwala na tworzenie i przechowywanie dokumentów związanych z leadem, a w szczególności dokumentów handlowych takich jak: zapytania ofertowe, oferty i zamówienia
  • Produkty – pozwala na dodanie produktów lub usług, które są przedmiotem sprawy sprzedażowej i daje możliwość wygenerowania dokumentu oferty zawierającego wybrane produkty i usługi. Baza produktów wymaga rozszerzenia Ready Business.
  • Komentarze – możliwość wymiany uwag z współpracownikami nt. tego leada
  • Budżet leada – pozwala na dodanie budżetu leada w ujęciu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym.

Procedura przygotowania sprzedaży #

Po otwarciu leada sprzedażowego, po prawej stronie widoczna jest wstęga procedury, która poprowadzi handlowca przez proces sprzedaży podpowiadając jakie czynności powinien wykonać.

  • pozyskanie leada
  • prezentacja produktu/usługi
  • ofertowanie
  • decyzja klienta – akceptacja, odłożenie decyzji, odrzucenie oferty, rezygnacja z projektu

Przygotowanie oferty #

Aplikacja Pipeline pozwala na przygotowanie oferty i jej wygenerowanie na dwa sposoby.

  1. Dodając dokument oferty w zakładce Dokumenty -> Nowy -> Finanse i handel -> Oferta

  2. Tworząc ofertę w zakładce Produkty -> Generuj -> Oferta po wcześniejszym dodaniu listy produktów i usług na listę

 

 

Ad. 1 Podczas generowania oferty przez zakładkę Dokumenty -> Nowy -> Finanse i handel -> Oferta wyświetli się okno tworzenia oferty.

Dokument w części pierwszej uzupełnia się automatycznie dostępnymi danymi, a jego numer domyślnie generuje się po zapisaniu.

Dokumentowi oferty można nadać status. Dostępnymi statusami można zarządzać – modyfikować, usuwać i dodawać nowe. Można to zrobić z poziomu Centrum -> Narzędzia -> Panel sterowania -> Ogólne -> Statusy, gdzie należy odfiltrować statusy dla Podtyp dla dokumentu -> Oferta.

Wracając do formularza oferty i przechodząc do części drugiej – Towary / Usługi i klikając Edytuj pozycje zostaniesz przeniesiony do zakładki Pozycje. Poprzez przycisk „+” dodajemy do oferty produkty/usługi, które chcemy, aby znalazły się w wygenerowanej ofercie. W wyświetlonym oknie wyszukujemy produkt dostępny w bazie produktów lub dodajemy nowy. Proces dodawania produktów do bazy został opisany w Konfiguracji. Baza produktów wymaga rozszerzenia Ready Business.

Po zaczytaniu szczegółów produktu, można je zapisać bądź samodzielnie ustalić cenę i ilości, a także zastosować cennik przypisany danemu klientowi.

Po dodaniu pozycji oferty należy wrócić na zakładkę Szczegóły. W części trzeciej można dodać warunki handlowe przygotowywanej oferty.

W części czwartej wygenerować należy plik z ofertą zawierającą wprowadzone pozycje produktowe i pozostałe szczegóły oferty. Plik może być generowany w formie zamkniętej PDF, bądź w formie pliku otwartego np. DOCS. Informacje na temat przygotowania szablonów dokumentów można znaleźć tutaj. Wygenerowany dokument jest zapisywany i widoczny w zakładce załączniki.

W części piątej użytkownik ma możliwość uruchomienia procedury akceptacji oferty. Daje to możliwość automatycznego przekierowania przygotowanej oferty do akceptanta.

W części szóstej, jeśli użytkownik korzysta z systemowej aplikacji Poczta, może utworzyć wiadomość e-mail z automatycznie dodanym dokumentem oferty w załączniku i jeszcze szybciej przekazać ją klientowi.

 

Ad. 2 W przypadku tworzenia oferty w zakładce Produkty należy dodać za pomocą „+” pozycje oferty z bazy produktów i usług. Następnie można skorzystać z opcji Generuj -> Oferta, co spowoduje otwarcie okna z dokumentem oferty z sześcioma częściami, które zostały opisane wcześniej.

Można także bezpośrednio wygenerować plik z ofertą po naciśnięciu przycisku Z szablonu. Spowoduje to wyświetlenie okna Generowanie pliku, gdzie należy wybrać szablon dokumentu. Plik może być generowany w formie zamkniętej PDF, bądź w formie pliku otwartego np. DOCS. Informacje na temat przygotowania szablonów dokumentów można znaleźć tutaj.

Wygenerowanie pliku bez zaznaczenia checkboxa „załącznik w mailu” spowoduje pobranie go na dysk lokalny komputera. Gdy zaznaczymy checkbox „załącznik w mailu”, po wygenerowaniu pliku wyświetli się okno tworzenia wiadomości e-mail z dołączonym automatycznie dokumentem oferty.

 

Przygotowanie zamówienia #

Aby wygenerować formularz zamówienia na podstawie wcześniej przygotowanej oferty, należy otworzyć ofertę przechodząc do leada i zakładki Dokumenty. W wyświetlonym oknie oferty przechodzimy do Menu -> Generuj -> Zamówienie obce (od klienta).

Pojawi się okno dodawania zamówienia, w którym można uzupełnić wybrane pola, które pojawią się na dokumencie zamówienia. W zakładce pozycje można dokonać zmian w zakresie produktów i usług, które mają znaleźć się na zamówieniu.

Korzystając z przycisku Drukuj -> Generuj plik z szablonu można wygenerować, a następnie pobrać lub wysłać mailem plik z dokumentem zamówienia, tak jak zostało to opisane w sekcji dotyczącej przygotowania oferty. Plik może być generowany w formie zamkniętej PDF, bądź w formie pliku otwartego np. DOCS. Informacje na temat przygotowania szablonów dokumentów można znaleźć tutaj.

Dokument zamówienia można stworzyć też od podstaw przechodząc w oknie leada do zakładki Dokumenty -> Nowy -> Finanse i handel -> Zamówienie  i uzupełniając formularz wszystkimi niezbędnymi danymi.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!