Import umów z pliku

Program Ready_ umożliwia importowanie umów z pliku utworzonym w programie Microsoft Excela z rozszerzeniem XLS lub XLSX, jest to szczególnie przydatne jeśli rozpoczynamy pracę z modułem umów i mamy prowadzony wewnętrznie w firmie rejestr umów w MS Excel.

Szablon importu #

Pliku importu musi być odpowiednio przygotowany dla programu żeby aplikacja poprawnie zaimportowała dane w tym celu został przygotowany szablon do importu, który należy uzupełnić np kopiując kolumny danych z istniejącego spisu umów.

W celu pobrania szablonu przechodzimy do USTAWIENIA APLIKACJI/UMOWY/NARZĘDZIA  i uruchamiamy narzędzie do importu w którym znajduje się link do pobrania szablonu.

Szablon ma zdefiniowane kolumny ich nazwa nie mają znaczenia przy imporcie ale znaczenia ma ich kolejność, dlatego można zaimportować dane z własnego pliku MS Excel ale należy ułożyć dane w tej samej kolejności co w szablonie. W przypadku pustego pola lub pola, które dane przy imporcie zostaną odczytane jako błędne np błędnie wprowadzona data, umowa zostanie zaimportowana ale pole zostanie pominięte.

Opis kolumn i ich sposób weryfikacji przy imporcie #

  1. *Symbol teczki – pole obowiązkowe,  ponieważ w tej wskazanej teczce zostanie umowa utworzona. Symbol możemy odczytać z pierwszej zakładki TECZKI/KATEGORIE na poniższym zrzucie ekranu widać jest to BFiA.41
  2. Numer umowy – pole zawiera nasz wewnętrzny numer umowy – pole może być puste, jeśli zawiera numer musi być unikalne
  3. Numer umowy klienta – pole zawiera numer klienta – pole może być puste, jeśli zawiera numer  musi być unikalne
  4. *Opis umowy – pole tekstowe obowiązkowe
  5. Uwagi – pole tekstowe nie obowiązkowe
  6. Nasza firma NIP – (pole numeryczne bez dodatkowych znaków) nasz firma jeśli pole jest puste ustawiony zostanie firma do której przypisana jest licencja Ready_
  7. Kontrahent NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków, w przypadku braku kontrahenta w bazie Ready_ system pobierze dane z GUS i założy kartotekę kontrahenta.
  8. Data zawarcia – pole data
  9. Data obowiązywania Od – pole data
  10. Data obowiązywania Do – pole data jeśli pole jest puste umowa jest bezterminowa
  11. Wartość umowy – pole walutowe
  12. Rodzaj umowy – pole tekstowe – nazwa z istniejącego słownika rodzaju umów
  13. Status – pole tekstowe – nazwę z 4 dostępnych statusu należy wkleić w komórke (OCZEKUJĄCA, OBOWIĄZUJĄCA ,  ZAKOŃCZONA, ANULOWANA )
  14. % kaucji – pole numeryczne – umowna wartość zabezpieczenia
  15. Termin zwrotu kaucji – pole data

* Symbol teczki

Import cech umów #

Wraz z importem umów można zaimportować cechy umowy, przed przystąpieniem do importu należy utworzyć dla Spraw cechy, które chcemy zaimportować.
Kluczem importu jest nazwa cechy, którą należ skopiować i umieścić w nazwie kolumny P czyli po Terminie zwrotu Kaucji. Jeśli posiadamy więcej cech do kolejnych kolumn wprowadzamy kolejne nazwy cech.

System przy imporcie wyszuka odpowiednią cechę i ustawi jej wartość.

Obecnie możliwe do importu są Cechy o typie tekstowym, daty i list jednokrotnego wyboru

 

Usuwanie błędnego importu umów #

Jeśli import umów pomienie rekordy ze względu na błędne dane, możemy poprawić plik z danymi i ponownie zaimportować umowy. Nie jest konieczne każdorazowe usuwanie umów, jeśli każda umowa ma swój wewnętrzny numer, ponieważ system ponownie nie zaimportuje takiej umowy a tylko doda te, których nie ma jeszcze w swoim wykazie. Jednak import nie powoduje aktualizacji danych już istniejących, dlatego może istnieć konieczność usunięcia wszystkich umów w bazie.

Narzędzie usuwania umów pozwoli nam wykonać operację czyszczenia bazy i umożliwić ponowny import danych.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!