Kreator pierwszego uruchomienia

W pierwszej kolejności należy wykonać konfigurację obiegu faktur zakupu. W kafelce Konfiguracja obiegu faktur klikamy przycisk [Konfiguruj] i otwieramy okno konfiguracji, gdzie w szybki sposób możemy samodzielnie ustawić parametry procesu obiegu dokumentów.

Krok 1 – Wybór procesu obiegu faktury zakupu

Konfiguracja procesu rozpoczyna się od wyboru obiegu spośród 6 dostępnych, najczęściej wykorzystywanych procesów obiegu faktury zakupu. Konfigurator w kilku krokach pozwala na odpowiednie przygotowanie i dopasowanie tego procesu. Liczba kroków, jakie pojawiają się w trakcie konfiguracji, zależna jest od wybranej na początku opcji. Poniższy przykład konfiguracji przedstawia kroki dla pierwszego procesu obiegu. Podstawową konfigurację w dalszej kolejności będzie można można doprecyzować i rozbudować, korzystając z możliwości, udostępnionych w sekcji [Ścieżki procesu].

Krok 2 – Ustawienie pól obligatoryjnych na etapie wprowadzania faktury zakupu

Krok ten umożliwia wybór, które pola zarejestrowanej faktury zakupu mają być polami wymagalnymi.

Po zarejestrowaniu faktury zakupu nie będzie możliwe jej przeprocesowanie do kolejnego etapu bez uzupełniania wszystkich pól, które zostały zaznaczone jako obligatoryjne w powyższym oknie.

Krok 3 – Opis merytoryczny

Krok ten umożliwia konfigurację etapu Opis merytoryczny.

Na tym etapie procesu obiegu faktury zakupu można wskazać, w jaki sposób osoba merytoryczna będzie wybierana. Do wyboru jest kilka opcji:

  • Osoba wybrana przez pracownika rejestrującego fakturęopcja standardowa.
  • Osoba wykonująca poprzedni etap – przypadek, kiedy osoba rejestrująca opisuje również fakturę.
  • Osoby merytoryczne wybrane ręcznie z grupy – przypadek, kiedy pracownik rejestrujący może wskazać do opisu merytorycznego osoby z wybranej grupy.
  • Wybrana grupa – przypadek, kiedy faktura zostanie przekazana zawsze do opisu do osób
    z wybranej grupy.
  • Wybrani pracownicy – przypadek, kiedy faktura zostanie przekazana zawsze do opisu do wybranych osób.

Można również zaznaczyć weryfikację wypełnienia analityk na koszcie.

Następnie można określić, co ma się wydarzyć w przypadku, gdy pracownik, opisujący merytorycznie fakturę zakupu, otrzymał do opisu fakturę, która nie powinna zostać do niego przekazana. Do wyboru są dwie opcje:

  • Cofnij do osoby, która przekazała mu dokument.
  • Przekaż do Księgowości w celu wyjaśnienia.

Ostatnie ustawienie pozwala określić, czy aplikacja Faktury zakupu ma sprawdzać rozpisanie kosztu
w 100%.

Krok 4 – Akceptacja

Po opisie merytorycznym faktura zostanie przekazana do akceptacji. Wybór osób akceptujących może być automatyczny lub ręczny.

Do wyboru mamy kilka opcji:

  • Mapa akceptacji – zaawansowana funkcja, pozwalająca wybierać osoby akceptujące fakturę zakupu na podstawie danych, zawartych we wprowadzonym koszcie, oraz umożliwiająca kilkustopniową konfigurację akceptacji np. zależną od wartości faktury.
  • Osoby akceptujące wybierane ręcznie z wybranej grupy – przypadek, kiedy pracownik opisujący fakturę zakupu sam wybiera osobę akceptującą fakturę z listy osób wprowadzonych do wybranej grupy.
  • Osoby akceptujące wybierane ręcznie z grupy: Faktury – Akceptujący faktury wybierani ręcznie – przypadek, kiedy pracownik opisujący fakturę wybiera osobę, która zaakceptuje fakturę, ale wybór ograniczony jest do listy osób z grupy Faktury – Akceptujący – Akceptujący faktury wybierani ręcznie.
  • Przełożony opisującego koszt (wg struktury) – przypadek, kiedy akceptujący (przełożony) wybierany jest automatycznie na podstawie osoby, która dodała koszt do faktury. W przypadku tej opcji można również oznaczyć grupę użytkowników, która będzie wyłączona z akceptacji przełożonego (np. Zarząd).
  • Akceptuje jedna osoba z wybranej grupy – przypadek, kiedy faktura zostanie przekazana do wybranej grupy osób, a akceptacji dokonuje jedna z nich.
  • Wybrani pracownicy – przypadek, kiedy faktura zostanie zawsze przekazana do akceptacji
    do wybranych osób.
  • Bez akceptacji – przypadek, kiedy dany proces (ścieżka) nie będzie wymagać akceptacji.

Niezależnie od powyższych opcji, w przypadku gdy korzystamy z aplikacji Wnioski Zakupowe i do faktury zakupu zostanie dołączony Wniosek Zakupowy, który przekracza wartość tej faktury (czyli jest niezgodny), to do osób akceptujących daną fakturę zakupu, dołączana jest osoba akceptująca Wniosek Zakupowy. Więcej na ten temat znajduje się w artykule o powiązaniach.

Krok 5 – Weryfikacja Rachunkowa – Księgowość

Do etapu księgowości należy przypisać wybraną grupę księgowych, które rozliczają faktury zakupu.

Ostatnia opcja pozwala włączyć mechanizm przejmowania przez Księgową faktur do realizacji. Mechanizm ten umożliwia wybór i przejęcie przez poszczególne księgowe faktur z listy zarejestrowanych dokumentów księgowych.

Krok 6 – Ustawienia końcowe

Konfiguracja procesu obiegu faktury zakupu kończy się możliwością ustawienia kilku dodatkowych opcji. Nie są one obowiązkowe do uzupełniania. Do ich ustawienia można zawsze powrócić poprzez ponowną konfigurację lub przez zakładkę USTAWIENIA. Tam znajdują się wszystkie opcje, również te nie prezentowane na konfiguratorze, które można użyć przy bardziej złożonych procesach obiegu faktur zakupu.

Po zakończeniu konfiguracji można przejść do wprowadzenia pierwszej faktury zakupu do systemu.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!