Opis aplikacji

Aplikacja „Faktury Zakupów” umożliwia przeprowadzenie w szybki i w pełni konfigurowalny sposób obieg faktury zakupów.

Specyfikacja funkcjonalności

Workflow

  • Wybór procedury zależny od typu dokumentu księgowego, jednostki rozliczeniowej firmy (spółki), formy płatności, kwoty, kontrahenta
  • Skrócony proces obiegu dla stałych faktur poprzez zdefiniowanie dedykowanej ścieżki
  • Automatyczne ustawianie statusów dla faktury na każdym etapie obiegu
  • Pobieranie listy wprowadzonych faktur w XLS
  • Wydruk dekretacji faktury i historii zmian pól na szczegółach faktury

Wprowadzanie OCR

  • Wprowadzanie faktur z email lub plików PDF do OCR
  • Automatyczna rejestracja faktury w dziennikach faktur przychodzących i nadawanie indywidualnego konfigurowalnego wewnętrznego numeru dziennikowego
  • Możliwość rejestracji ręcznej w dzienniku faktur przychodzących
  • Numeracja faktur indywidualna dla każdej spółki
  • Rejestracja za pomocą kodów kreskowych więcej
  • Automatyczny lub ręczny wybór ścieżki obiegu
  • Faktura powtarzalna automatycznie rozpisze fakturę kosztowo więcej

Wybór osoby merytorycznej

  • Możliwość wyboru wielu osób opisujących fakturę
  • Łączenie wybranych osób z jednego działu do jednego etapu (wystarczy, że jedna osoba pobierze dokument do opisu, to pozostałe nie muszą już wykonywać opisu)
  • Koszty mogą być rozpisane niezależnie i równocześnie przez wiele osób z różnych działów
  • Listy dystrybucyjne – stałe listy osób, do których możemy wysłać faktury, np. Dział Marketingu, Kierownicy, Logistyka

Opis kosztowy merytoryczny

  • Koszty mogą być rozpisane niezależnie przez wiele osób z różnych działów
  • Opisanie faktury z wykorzystaniem wbudowanych słowników – Projekt, MPK, RK i pięciu dodatkowych analityk
  • Możliwość ograniczenia dla użytkownika widoczności listy kont analitycznych, co wpływa na zmniejszenie ilości błędów przy uzupełnianiu kosztów
  • Weryfikacja rozpisania w 100% kosztów
  • Weryfikacja wypełnienia wymaganych analityk na koszcie
  • Import kosztów z szablonu XLS więcej
  • Import kosztów z załączników XLS do faktur paliwowych dla szablonów Orlen i BP więcej
  • Wzorce kosztowe procentowe lub kosztowe rozpisujące całą fakturę lub wybraną pozycję kosztową indywidualne lub dostępne dla wszystkich pracowników więcej
  • Powiadomienie właściciela MPK o dodaniu kosztu na jego MPK przez osoby z innego działu

Akceptacja faktury

  • Wielostopniowa automatyczna mapa akceptacji wybierająca osobę(y) na podstawie więcej
    • Kwoty kosztu
    • MPK
    • RK
    • Numer projektu
    • Dodatkowej analityki
    • Osoby opisującej koszt
    • Kontrahenta
  • Możliwość przypisania mapy akceptacji do zdefiniowanej ścieżki (np. inna mapa akceptacji dla faktur gotówkowych a inna dla przelewowych)
  • Odrzucenie kosztu powoduje przekazanie faktury do osoby opisujące danych koszt
  • Koszty zaakceptowane nie podlegają podwójnej akceptacji jeśli po odrzuceniu nie były zmieniane
  • Dedykowana plakietka dla osób akceptujących umożliwiające szybkie zapoznanie się z fakturę i jej akceptację bez jej otwierania
  • Grupowanie faktur do akceptacji i możliwości akceptacji zbiorczej np dla wybranego opisującego koszt czy rodzaju kosztu
  • Akceptacja z aplikacji mobilnej

Księgowość

  • Pełne uprawnienia i przegląd faktur na każdym etapie obiegu dokumentu
  • Możliwość przekazania faktury błędnie opisanej do wybranej osoby opisującej
  • Możliwość przekazania faktury do wybranego akceptanta
  • Automatyczne sprawdzenie czy podatnik jest czynnym płatnikiem VAT
  • Automatyczne lub ręczne sprawdzenie konta bankowego z białą listą
  • Dla osób z Księgowości rejestrujących fakturę możliwość pominięcia etapów opisu merytocznego i akceptacji np w przypadku faktur z energie, stałych opłat
  • Możliwość włączenia pobierania faktury do realizacji przez jedną osobę z Księgowości

Uprawnienia do faktur

  • Dostęp do faktur w których procesie brałem udział
  • Przełożony ma dostęp do faktur swoich podwładnych
  • Możliwość przydzielania uprawnienia do podglądu faktury dla działu pracownika, który opisywał lub akceptował fakturę
  • Ograniczenie dostępu do faktur (np. B2B) do osoby wprowadzającej, akceptującej i księgowości. Tzw faktury poufne
  • Możliwość przypisania grupy mającej dostęp do wszystkich faktur danej ścieżki
  • Możliwość przypisania grupy mającej dostęp do wszystkich faktur danej jednostki rozliczeniowej

Wysyłanie powiadomień dot. Faktur

  • Ustawianie powiadomienia na email o każdej fakturze do akceptacji
  • Powiadomienie na aplikacji mobilnej o fakturze do akceptacji
  • Możliwość włączenia zbiorczy email do pracownika o nie opisanych fakturach
  • Możliwość włączenia zbiorczy email do pracownika o przeterminowanych fakturach

Proformy

  • Rozpoznanie niepowiązanych faktur Proform z fakturami zakupu więcej
  • Lista powiązanych i nie powiązanych faktur proform

Powiązania

  • Dołączenie do faktury wniosku zakupowego i akceptacja faktury jeśli kwota wniosku jest przekroczona przez akceptanta wniosku
  • Powiązanie faktury z umową
  • Powiązanie z delegacją jak fakturę stanowiącą część delegacji  lub powiązanie w celach określenia całkowitego kosztu delegacji
  • Powiązanie z innymi dokumentami lub sprawą

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!