Elektroniczny obieg faktur

Wprowadzenie #

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur należy rozpocząć od uruchomienia pierwszej konfiguracji, która pozwoli dopasować aplikację do procesów biznesowych w firmie. Jeśli to jest już wykonane, można otworzyć moduł Faktury zakupu. Aplikacja elektroniczny obieg faktur kosztowych składa się z następujących zakładek:

WPROWADZANIE – miejsce wprowadzania do systemu skanów faktur papierowych i wykonywania OCR

REJESTRACJA – dokumenty wprowadzone do systemu, ale jeszcze nie przekazane do opisu

W OBIEGU – faktury, które są w trakcie obiegu

ZAKOŃCZONE – faktury o statusie zakończone

WSZYSTKIE – wszystkie faktury, niezależnie w  jakim statusie się znajdują

PROFORMY – zarejestrowane proformy

ANALIZY – raporty czasu przebiegu, pozwala na statystyczny wgląd w procesy

Elektroniczny obieg faktur - widok głównej listy dokumentów

w górnej części modułu znajdują się przyciski:

  1. Zmień typ dokumentu – zmienia typ dokumentu księgowego
  2. Sprawdź podatnika – sprawdza podatnika wraz z kontem bankowym z białą listą
  3. Biała lista – historia weryfikacji faktur
  4. Analizy kosztów – daje możliwość zbiorczego analizowania faktur
  5. Export XLS – eksportowanie widocznych faktur do formatu XLS
  6. Odśwież – odświeża widok
  7. Filtr daty wpływu – filtr zawsze włączony i pokazuje faktury z wybranego miesiąca (domyślnie bieżący miesiąc)
  8. Kolumny – widoczne kolumny można włączać lub wyłączać klikając prawym klawiszem myszy na nazwę kolumny
  9. Filtry – pokaż/ukryj filtry
  10. Szukaj – szuka faktur po wpisanych frazach

Przebieg elektronicznego obiegu faktur #

Rejestracja #

Elektroniczny obieg faktur rozpoczyna się od przejęcia faktury z wiadomości e mail lub od dodania skanu faktury papierowej, poprzez przeciągnięcie jednego lub wielu plików PDF do listy. System dokonuje rozpoznania tekstu za pomocą mechanizmu OCR. Wykorzystanie mechanizmu zapewnia korzyści w postaci oszczędności czasu na wprowadzanie dokumentów papierowych. W ustawieniach można zmienić tryb rozpoznawania dopasowując opcje: Jedna strona na jeden dokument, Dwie strony na jeden dokument, Wiele stron na jeden dokument, Automatyczny – za pomocą kodów kreskowych.

Użytkownik systemu poprzez panel podglądu i metrykę dokonuje weryfikacji i ewentualnej korekty danych. Może także na zmianę domyślnego Typu dokumentu (Faktura zakupu, Sprzedaży, Korekta).

Wykorzystanie modułu OCR w obiegu faktur - korzyści i oszczędności czasowe

Sprzedawca

Jeśli w danych na dokumencie jest NIP kontrahenta, który nie znajduje się w bazie klientów w systemie Ready, to dane zostaną automatycznie pobrane z elektronicznej bazy GUS. Zostanie utworzona automatycznie kartoteka dla nowego kontrahenta. Pole Sprzedawca może pozostać puste, jeśli na fakturze nie było informacji o NIP-ie, lub NIP nie został rozpoznany w bazie GUS. Podobnie może tak być w przypadku kontrahenta zagranicznego, którego danych firmy nie znaleziono w bazie GUS.

Nabywca

Firma skonfigurowana jako domyślna uzupełniana jest automatycznie. Może być również sterowana wyborem kontekstu w przypadku wielofirmowości.

Data wystawienia, Data sprzedaży

Jeśli pole zostanie źle rozpoznane, można zaznaczyć właściwe dane na fakturze i wskazać odpowiednie pole. Datę można również poprawić za pomocą formatki kalendarza.

Numer

Numery rejestrowanych faktur od tego samego kontrahenta w tym samym roku nie mogą się powtarzać. Jeśli się powtórzą to po kliknięciu przycisku UTWÓRZ FAKTURĘ, użytkownik otrzyma komunikat z informacją, że faktura o tym numerze została już wprowadzona do systemu. Za pomocą linka będzie mógł przenieść się do tej faktury.

Wartość netto, VAT, brutto

Kwota netto zaczytywana jest ze skanu faktury. W przypadku błędnej informacji lub pustego pola, możemy taką informację uzupełnić ręcznie.

Waluta

Pole Waluta jest polem słownikowym i wymagane jest do prawidłowego rozpoznania przez OCR, aby waluta była wcześniej wprowadzona do bazy.

Forma płatności

W tym polu odczytywana jest informacja o formie płatności (np. Przelew, Gotówka, Karta). Pole jest słownikiem, do którego można wprowadzić nowe pozycje klikając przycisk plus obok pola lub w Ustawieniach aplikacji. Jeśli chcemy aby system mógł automatycznie przeliczyć liczbę dni od daty wystawienia faktury, wówczas należy wprowadzić do słownika pozycje o określonej liczbie dni, np. przelew do 7, 14, 21 i 30 dni w polu Płatne do dnia .

Termin

Informacja w polu Termin pobiera informację o terminie płatności, jeśli jednak pole zostanie błędnie uzupełnione to klikając w pole Termin możemy wskazać poprawną datę z kalendarza.

Konto bankowe

Informacja o koncie bankowym jest pobierana automatycznie z dokumentu faktury, następnie walidowana jest jego suma kontrolna i jeśli wszystko się zgadza, konto jest automatycznie dodawane do kartoteki Sprzedawcy – zakładka Konta.

Przycisk UTWÓRZ FAKTURĘ  zapisuje informacje i rozpoczyna proces obiegu faktury.

Okno faktur kosztowych zawiera Menu z opcjami:

  1. Zapisz – zapisuje zmiany wprowadzone w zakładce szczegóły i po dodaniu załącznika.
  2. Uprawnienia – informacja o obecnych uprawnieniach do dokumentu, oraz możliwość ich zmiany
  3. Restart procedury – możliwość uruchomienia procedury obiegu faktur od początku, bez utraty danych.
  4. Usunięcie dokumentu – usunięcie dokumentu możliwe jest dla osób z grupy Księgowość i osoby rejestrującej fakturę, jeśli faktura nie została przekazana do opisu merytorycznego.
  5. Drukowanie historii dekretacji – drukowanie historii obiegu i opisu kosztowego dokumentu.
  6. Powiadomienie – wysłanie powiadomienia do pracownika z linkiem do dokumentu.
  7. Informacja o procesie – historia przebiegu procesu.
  8. Historia dokumentu – szczegółowe informacje, w tym otwarcie dokumentu przez każdego użytkownika.
  9. Historia zmian pól – historia jakie dane na fakturze zostały zmienione.
  10. Procedura – aktualny etap do wykonania, osoba przypisana do etapu i akcja umożliwiająca przejście do kolejnego etapu.

Zakładki

  • Dokument –  podgląd dokumentu i przebieg procesu
  • Szczegóły – wszystkie pola nagłówka faktury oraz podział VAT (ikona Sumy)
  • Pozycje – zakładka dostępna dla aplikacji Zakupy – pozwala na rozliczenie zamówienia
  • Koszty – miejsce do wprowadzania dekretacji faktury na koszty
  • Powiązania – powiązanie z innymi dokumentami: umową, delegacją, wnioskiem zakupowym. Możliwość utworzenia płatności.
  • Załączniki – skan faktury i inne załączniki
  • Komentarze – komentarze wprowadzone przez pracowników w trakcie obiegu

Elektroniczny obieg - widok faktury zakupu i uruchomionej ścieżki

Jeśli wszystkie dane wymagane przez system są wprowadzone, to po kliknięciu POTWIERDŹ WPROWADZONE DANE, można przejść do kolejnego etapu. Faktura zostanie zarejestrowana w Dzienniku faktur przychodzących i otrzyma indywidualny numer ewidencyjny.

Wybór osoby merytorycznej #

W zależności od wybranej konfiguracji, elektroniczny obieg faktur podpowiada właściwy kolejny etap. W przypadku konfiguracji „Wybór osoby merytorycznej”, pracownik rejestrujący wybiera osobę merytoryczną, dlatego kolejnym krokiem jest wybór z listy pracowników osoby, która opisze fakturę kosztowo. Faktura może być przekazana do kilku użytkowników równocześnie. Na szarfie są dostępne dwa pola do wyboru:

  • Osoby opisujące merytorycznie dokument.
  • Lista dystrybucyjna – przygotowana wcześniej gotowa lista pracowników, do których przekażemy faktury. Na przykład: Kierownicy – zawierać może wszystkich kierowników działów.

Wybór kilku osób z różnych działów #

Każdy użytkownik otrzymuje „własny” proces opisu faktury – koszty nie muszą być rozpisane w 100%. Procedura nie pilnuje rozpisania kosztów w 100% ze względu na to, że wskazane osoby mogą nie „przyznać się” do części wydatków na fakturze, a nie można obarczać rozpisaniem tej części ostatniej osoby, która została wybrana do wprowadzenia opisu. W takim przypadku, faktura jest przekazywana bezpośrednio do wyjaśnienia przez Dział Księgowości (pomijając etap akceptacji) z informacją, że koszty na fakturze nie zostały wprowadzone w 100%.

Wybór kilku osób z jednego działu #

Oznacza to, że osoba odpowiedzialna za wybór osoby merytorycznej nie była pewna kto w wybranym dziale jest odpowiedzialny za wprowadzenie opisu kosztowego. W takim przypadku na etapie wyboru osoby merytorycznej może zostać wskazana więcej, niż jedna osoba z tej samej komórki. Faktura zostanie przekazana do wszystkich, ale przyjęcia faktury dokonać będzie mogła wyłącznie jedna – pierwsza osoba. Po przyjęciu dokumentu, faktura zostanie przypisana na stanowisko osoby, która zdecydowała się przyjąć fakturę i rozpisać koszty, u pozostałych użytkowników dokument zniknie z panelu Workflow.

Wybór z listy dystrybucyjnej #

Zasada podobna do wybrania kilku pracowników z działu, z tą różnicą, że w liście dystrybucyjnej jest wcześniej zdefiniowana grupa. Lista dystrybucyjna wykorzystywana jest w przypadku, gdy na etapie wyboru osoby merytorycznej wskazuje się zawsze te same osoby. Dzięki temu nie musimy każdorazowo wybierać tych samych pracowników do opisu faktury, tylko wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę.

W obiegu dokumentów zakupu wszystkie powyższe opcje można łączyć razem. Proces obiegu odpowiednio przypisze wskazane osoby na etapie opisu merytorycznego.

Obieg faktur - wybór osób na szarfie workflow (procesów biznesowych)

Opis merytoryczny #

Pracownik otrzymuje fakturę do przyjęcia do opisu merytorycznego. Jest ona widoczna po zalogowaniu się w portlecie Workflow.

Widok faktur w systemie - panel Workflow

W przypadku, gdy jako Osoby Merytoryczne wskazane zostały osoby z jednego działu, posiadają one jeden proces, na którym wymagane jest wprowadzenie opisu merytorycznego wyłącznie przez jedną osobę merytoryczną. Opisanie i zatwierdzenie oznacza zakończenie procesu i przekazanie faktury na kolejny etap akceptacji.

Jeśli wybrane Osoby Merytoryczne są z różnych działów, otrzymują własną, niezależną podprocedurę do wykonania, dzięki czemu koszty mogą zostać rozpisane przez wiele działów niezależnie od siebie.

  • PRZYJMUJĘ I OPISUJĘ KOSZTOWO –  pracownik przyjmuje fakturę do opisu kosztowego
  • INNA OSOBA MERYTORYCZNA – jeśli pracownik nie przyjmuje dokumentu, ale wie kto powinien go opisać. Opcji tej może użyć również kierownik działu, który chce przekazać dalej dokument do opisu.
  • NIE MOJA – pracownik zwraca dokument do osoby rejestrującej

Przyjęcie faktury do opisu kosztowego wiąże się z uzupełnieniem pozycji kosztowych na zakładce Koszty.

  1. Dodaj koszt – otwarcie formatki kosztu do wprowadzania pozycji kosztowych
  2. Nowy z istniejącego – utworzenie kosztu na podstawie istniejącego
  3. Usuniecie pozycji kosztu
  4. Uruchomuruchomienie wzorca kosztowego
  5. Nowy  – utworzenie nowego wzorca kosztowego na podstawie wprowadzonych danych w tej fakturze
  6. Import kosztów – możliwość importowania danych z pliku XLS

Elektroniczny obieg faktur - wprowadzanie kosztu do dokumentów

W polu Projekt/MPK/RK wprowadzany fragment słowa lub konta jaki chcemy wyszukać, a następnie klikamy przycisk ENTER. Zakres wyszukiwanych słowników zostanie ograniczony, z listy wskazujemy Projekt/MPK/RK, którym jesteśmy zainteresowani. Pozostałe pola znajdujące się na zakładce Koszty są uzupełniane automatycznie przez system. W razie konieczności rozpisania na kilka pozycji, można skorzystać z możliwości automatycznych obliczeń zmieniając dane w polu Wartość lub Udział.

Udział (%) – system domyślnie wprowadza udział w 100%, jednak w przypadku gdy mamy kilka pozycji kosztowych możemy określić ich % udział, tym samym automatycznie będzie przeliczana informacja w polu Wartość;

Wartość – jeśli nie posiadamy na fakturze % udziału, tylko informację o wartości pozycji kosztowych, możemy uzupełnić pole Wartość, tym samym automatycznie zostanie uzupełnione pole Udział (%);

Po zapisaniu informacji pozycje kosztowe zostaną wprowadzone na zakładce Koszty.

Po uzupełnieniu pozycji kosztowych decydujemy czy faktura wymaga weryfikacji ze strony jeszcze jednej Osoby Merytorycznej, czy została ona poprawnie opisana. Prawidłowo opisaną fakturę zatwierdzamy przyciskiem TAK na procedurze. Po zatwierdzeniu faktura przekazywana jest do Akceptanta, który przypisywany jest automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanej reguły.

W przypadku dodania kosztu na inny dział (MPK), właściciel tego MPK otrzyma powiadomienie o dodaniu takiego kosztu

Akceptacja #

Pracownik akceptujący fakturę po zalogowaniu się do systemu może poprzez portlet Workflow na pulpicie w szybki sposób zaakceptować albo odrzucić fakturę.

Obieg dokumentów zakupu pozwala na podjęcie następujących akcji:

Akceptuję – akceptacja  kosztu i faktury.

Proszę o wyjaśnienie – przekazanie do wybranej osoby w celu wyjaśnienia (np. poprzez napisanie komentarza).

Nie akceptuję – odrzucenie faktury, wiąże się z dodaniem komentarza i przekazaniem z powrotem faktury do opisującego.

Elektroniczny obieg faktur - panel workflow i aplikacja mobilna

Fakturę można też otworzyć w celu wglądu w dane faktury klikając niebieską ikonę w lewym górnym rogu plakietki workflow.

Akceptacja oraz pozostałe akcje dostępne poprzez system obiegu, może odbywać się również przez aplikację mobilną Ready.

Weryfikacja Rachunkowa – Księgowość #

Kiedy wszyscy pracownicy zaakceptują fakturę, zostanie przekazana do Księgowości. To z reguły ostatni etap który kończy obieg faktur kosztowych. Pracownicy księgowości ze względu na pracę na dużej ilości dokumentów mogą pracować w zakładce W OBIEGU filtrując listę statusem W KSIĘGOWOŚCI. Pracownik może wykonać na procedurze następujące czynności:

FAKTURA POPRAWNA – przekazuje do kolejnego etapu procedury, jeśli WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA jest ostatnim etapem faktura otrzyma status ZAKOŃCZONO i zostanie zamknięta do edycji.

DO PONOWNEGO OPISU MERYTORYCZNEGO – aby skierować obieg faktur powtórnie do opisu merytorycznego lub przekazać do dowolnego pracownika, który ma wykonać opis jeśli np. opis jest błędny.

DO AKCEPTACJI – aby przekazać fakturę do dodatkowej akceptacji. Jest to akceptacja niezależna od skonfigurowanego procesu akceptacji. Księgowość może wskazać dowolną osobę, która ma dodatkowo zatwierdzić fakturę.

ZWROT DO REJESTRUJĄCEGO FV– aby zwrócić faktury w firmie do sekretariatu np. w przypadku zwrotu do kontrahenta.

ANULOWANIE DOKUMENTU – aby zakończyć obieg faktur i ustawić status faktury na ANULOWANA.

Integracja obiegu faktur z systemami ERP #

Fakturę można wyeksportować do zewnętrznego systemu. Może to być jeden z popularnych programów księgowych: Sage ERP lub Comarch Optima, dla których dostępne są standardowe rozwiązania: schematy księgowania i szablony eksportu. Integracja elektronicznego obiegu faktur z systemami ERP możliwa jest do realizacji w ramach wdrożenia. Wdrożenie systemu realizowane może być przez firmę eDokumenty lub jedną z wybranych firm partnerskich.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!