Elektroniczny obieg dokumentów

Dokumenty #

Moduł Dokumenty jest wirtualnym biurkiem, które zapewnia przepływ informacji w firmie. Oferuje możliwość tworzenia i dostępu do elektronicznych dokumentów wg podziału na stanowiska w strukturze organizacyjnej. Stanowi skrzynkę nadawczą i odbiorczą dla dokumentów, oraz archiwum w którym pracownik może m.in.: dodać nowe dokumenty, odebrać nadesłane oraz sprawdzić jaki ma stan dany dokument przekazany dalej. Skrzynka podzielona jest na intuicyjne w obsłudze foldery zapewniające realizację wszystkich potrzeb i procesów w elektronicznym obiegu dokumentów.

Skrzynka dokumentów w module Dokumenty

Dostęp do aplikacji jest możliwy dla użytkowników posiadających prawo do modułu Dokumenty np. po dodaniu użytkownika do grupy PRACOWNICY lub KORESPONDENCJA – DOKUMENTY.

Przeglądanie listy dokumentów #

Lista dokumentów (mogą to być pisma, faktury, umowy, skany dokumentacji papierowej, różne kategorie dokumentów księgowych) prezentuje swoją zawartość w postaci tabeli z konfigurowalną listą kolumn z danymi, wyszukiwarką i filtrami. W danych na liście znajdziemy również odnośniki do powiązanych obiektów (klienta, sprawy, załączników). W domyślnym widoku dostępne są:

  • Szczegóły dokumentu – zielona strzałka symbolizuje dokument przychodzący, czerwona – wychodzący. Dodatkowo, po skierowaniu kursora myszki na strzałkę, odczytamy informacje, m.in. o dacie i godzinie pierwszego przeczytania dokumentu.
  • Informację o typie dokumentu – czy jest to pismo, faktura, notatka itd. – w postaci ikony. Pełny opis rodzaju dokumentu wyświetla się po skierowaniu kursora myszki na ikonę
  • Informację o tym, czy dokument jest w sprawie. Jeśli tak, wyświetlana jest ikona walizki, której kliknięcie otwiera sprawę. Jeśli skierujemy kursor myszki na ikonę i klikniemy odnośnik Sprawdź powiązania do innych spraw, zobaczymy listę spraw, z którymi powiązany jest dokument.
  • Informację o dacie rejestracji w dzienniku dokumentu przychodzącego lub wychodzącego. Informacja wyświetla się w postaci ikony dziennika. Po skierowaniu na nią kursora odczytamy szczegóły na temat dziennika i dacie rejestracji dokumentu.
  • Informację o załącznikach. Jeśli dokument posiada załączniki, w kolumnie zobaczymy ikonę spinacza. Po skierowaniu na nią kursora możemy wyświetlić listę linków do załączników, które pobierzemy bez konieczności wchodzenia do dokumentu.

To, które kolumny użytkownik chce zobaczyć, możliwe jest do wyboru poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy w nagłówek tabeli i oznaczenie checkboxem wybranych kolumn.

Zawartość tabeli możemy ograniczyć poprzez wykorzystanie paneli nawigacyjnych umieszczonych po lewej stronie. Domyślnie, po wejściu w aplikację system kieruje nas na zakładkę ROBOCZE.

Dodatkowo do dyspozycji mamy również Filtry dostępne dla każdej z zakładek pozwalające na zawężenie listy wyników do typu oraz rodzaju dokumentów, dat dodania do systemu bądź w zależności od zarejestrowania w dzienniku.

ROBOCZE #

W zakładce ROBOCZE wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały przez nas utworzone oraz nadal znajdują się na naszym stanowisku (nie zostały przekazane innemu użytkownikowi).

DO ZAŁATWIENIA #

Wyświetlane są tutaj wszystkie dokumenty z elektronicznego obiegu dokumentów, które zostały nam przekazane bądź są do wykonania przez nas poprzez akcję workflow dla zdefiniowanych procesów biznesowych (procedur).

Dokumenty są oznaczone kolorem szarym wtedy, gdy są do wykonania przez nas przez akcję workflow, a my nie jesteśmy autorem dokumentu.

Dokumenty są pogrubione wtedy, gdy zostały przekazane do wykonania, a użytkownik który je otrzymał nie ich jeszcze nie otworzył.

Obieg dokumentów - widoczne pogrubione nieodczytane dokumenty

Dodatkowo, domyślnie pojawia się kolumna Otrzymane od wyświetlająca imię i nazwisko użytkownika, który przekazał dokument.

ZLECONE #

Wyświetlane są tutaj dokumenty, które użytkownik zlecił innemu użytkownikowi do wykonania poprzez system obiegu dokumentów tworząc zadanie powiązane z dokumentem. Np. korzystając z aplikacji poczty bądź przekazując dokument z zaznaczeniem o utworzeniu zadania.

Obieg dokumentów - widoczne zlecone do wykonania dokumenty

Dodatkowe kolumny pojawiające się dla tego widoku to:

  • Przekazane do, czyli informacja dla jakiego użytkownika przekazano dokument wraz z zadaniem powiązanym.
  • Stan załatwienia powiązanego zadania, czyli oznaczenie, czy zadanie zostało już wykonane (kolor zielony), czy jeszcze nie (kolor szary). Klikając w ikonę zadania, można otworzyć powiązane zadanie.

ZAŁATWIONE oraz USUNIĘTE #

W zakładce ZAŁATWIONE wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały oznaczone jako „załatwione” bądź zostały przekazane do wykonania innemu użytkownikowi bez utworzenia zadania.

W zakładce USUNIĘTE wyświetlane są wszystkie dokumenty, które zostały usunięte czyli przeniesione do kosza. Na liście dokumentów wyświetlają się jako przekreślone wpisy.

Z tego miejsca istnieje możliwość całkowitego usunięcia z systemu dokumentu bądź przywrócenie dokumentu z kosza. W tym celu należy zaznaczyć wybrany dokument i kliknąć w przycisk Kosz.

Elektroniczny obieg dokumentów - usuwanie i przywracanie z kosza

WSZYSTKIE #

System elektronicznego obiegu dokumentów Ready pozwala na przeglądanie skrzynek pozostałych pracowników, do których zostało nadane uprawnienie (uprawnienia do stanowisk na kartotece użytkownika). Po rozwinięciu zakładki można zobaczyć pole wyboru zawierające osoby na udostępnionych stanowiskach, a pod nią szczegółowy widok drzewka dokumentów na tym stanowisku:

System obiegu dokumentów - możliwość przeglądu dokumentów z innych stanowisk

  • Biurko – zawierające dokumenty z folderów poniżej dla wyświetlonego użytkownika (w tym przypadku NOWAK Jan)
  • Nadesłane – dokumenty otrzymane od innych użytkowników, w tym dokumenty nieprzeczytane
  • Załatwione, czyli dokumenty przekazane do innych użytkowników
  • Robocze – dokumenty, które nie zostały załatwione, czyli nieprzekazane do innych użytkowników
  • Kosz – dokumenty przeniesione do kosza
  • Workflow – dokumenty do wykonania poprzez obieg dokumentów z nadanymi procedurami Workflow.
  • Zarchiwizowana poczta email – folder zawierający zarchiwizowane wiadomości email
  • Udostępnione przez – dokumenty, udostępnione dla zalogowanego użytkownika
  • Udostępnione dla – dokumenty, które zalogowany użytkownik udostępnił w obiegu dokumentów w firmie.

 

Dokument typu Pismo #

Aby dodać nowy dokument, należy wybrać opcję  Nowy w Pasku narzędzi i z rozwiniętej listy wybrać pożądany typ dokumentu. W zależności od typu dokumentu, zostaje wyświetlony odpowiednio zdefiniowany formularz.

Dokument typu Pismo (przychodzące oraz wychodzące):

Obieg dokumentów - formatka Pismo

Opis dostępnych pól:

  • Nadawca – pole typu wyszukiwarka. W przypadku dokumentu wychodzącego domyślnie będzie to adres naszej firmy.
  • Odbiorca – pole typu wyszukiwarka. Dla pisma wychodzącego można wskazać większą ilość odbiorców klikając odnośnik umieszczony po prawej stronie. W przypadku pisma przychodzącego na liście wyświetli się adres naszej firmy.
  • Numer pisma – numer zewnętrzny korespondencji. Dotyczy korespondencji przychodzącej.
  • Numer dokumentu – pole wypełniane automatycznie przez system na podstawie zdefiniowanego szablonu numeracji.
  • Opis – tytuł dokumentu. Po nim najczęściej będzie można zidentyfikować dokumentów elektroniczny obieg.
  • Kategoria – lista typów dokumentów, np. wniosek, oświadczenie.
  • Miejsce przechowywania dokumentu – informacja, gdzie fizycznie przechowujemy dokument.
  • Sprawa – pole typu wyszukiwarka. Wybranie w tym polu numeru sprawy spowoduje podpięcie dokumentu do tej sprawy
  • Uwagi – miejsce na dodatkowe informacje o dokumencie
  • Data pisma – dla pisma przychodzącego, data sporządzenia pisma przez nadawcę.
  • Data wpływu – data otrzymania pisma przychodzącego.
  • Termin odpowiedzi – informacja o tym, do kiedy powinna zostać udzielona odpowiedź na korespondencję.

Przycisk Z DYSKU pozwala na dołączenie skanu dokumentu (załącznika).

Po zapisaniu informacji, pojawiają się dodatkowe zakładki:

Dokument – zakładka zawierająca kluczowe informacje o dokumencie, m.in. podgląd załącznika, autor dokumentu, informacja o kontrahencie bądź sprawie.

Obieg dokumentow - podgląd metryki i obrazu dokumentu

W miejscu szarego pola Instrukcje / Informacje uzupelniaja sie instrukcje do wykonania dla użytkownika, przekazane poprzez obieg dokumentów (funkcja Przekaż -> Formularz dekretacji).

Załączniki – zakładka, która pozwala na zarządzanie dodanymi załącznikami do pisma.

 

Przekazywanie i dekretacja dokumentów #

Wprowadzane poprzez system elektronicznego obiegu dokumentów wszelkie dokumenty podlegają zazwyczaj dekretacji, co związane jest z ich przekazywaniem między pracownikami. Zarejestrowane w kancelarii pisma mogą np. wymagać dekretacji i akceptacji przez upoważnione osoby.

Aby przekazać zapisany w systemie elektronicznego obiegu dokumentów dokument (w tym nadesłany, który chcemy przekazać dalej):

  • klikamy element na liście prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybieramy pozycję Przekaż, lub

 

  • zaznaczamy dokument(y) na liście i klikamy ikonę Przekaż w Pasku narzędzi, lub

 

  • klikamy przycisk Przekaż w oknie edycji dokumentu.

Istotą elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość przekazywania dokumentów pomiędzy użytkownikami. Aby zapewnić ciągłość obiegu dokumentów w firmie w długim czasie, dokumenty przekazuje się na stanowiska. Dzięki temu wraz ze zmianą osoby na stanowisku, dokumenty nadal mogą być na tym stanowisku odnalezione.

Przekazywanie dokumentu poprzez elektroniczny obieg - formatka dekretacji

Odbiorców zaznacza się na drzewku w oknie Odbiorcy, po czym klika przycisk DoDW lub UDW nad oknami po prawej stronie, w zależności od tego, kto ma być głównym odbiorcą, otrzymać kopię lub ukrytą kopię.

Można też skorzystać z listy dystrybucyjnej, czyli listy wcześniej zdefiniowanych odbiorców – podczas konfiguracji aplikacji.

Uwaga!

Główny odbiorca może być tylko jeden. Odzwierciedla to „papierową” sytuację zakładającą, że jest tylko jeden oryginał.

Aby dodać treść, która wyświetli się w polu Instrukcje, można wprowadzić ją ręcznie lub wybrać pozycję z listy słownikowej. Proces ten skutkuje nadaniem na otrzymanym dokumencie adnotacji w sekcji Instrukcje.

W panelu można także tworzyć zadania związane z obiegiem dokumentu dla siebie lub innego pracownika – odbiorcy dokumentu. W tym celu uzupełnia się datę i godzinę rozpoczęcia zadania w polu Na kiedy. Dodanie zadania dla Wykonawcy powoduje, że otrzyma on zadanie w kalendarzu i – jeśli jest ustawiona opcja Przypomnienie – to w ustalony dzień osoba ta otrzyma monit. Przykładowym zadaniem może być utworzenie odpowiedzi na pismo po jego akceptacji.

Uwaga!

Po przekazaniu dokumentu, na stanowisku użytkownika pozostaje ślad (tzw. stan dokumentu w momencie przekazania), który wyświetli się na liście jako wyszarzony wiersz. Informację zwrotną o akceptacji lub uwagach, możemy przekazywać zwracając dokument po zapisaniu zmian lub dodając komentarz, który będzie widoczny na dokumencie „śladzie”.

Tworzenie dokumentu z wzoru/szablonu #

Różnica między wzorem a szablonem polega na tym, że w szablonie zdefiniowane są pewne pola, które uzupełniane są automatycznie na podstawie informacji zawartych w formularzu dokumentu typu PismoWzór natomiast jest dowolnym plikiem tekstowym, który zawiera jedynie tekst i grafikę (może to być np. tabela w pliku *.xlsx ze zdefiniowanymi nagłówkami).

Szablon w systemie zarządzania dokumentami tworzy się dla pism wychodzących. W tym celu po zapisaniu pisma wychodzącego pojawia się dodatkowy przycisk Generuj plik.

Po kliknięciu i wybraniu opcji DOCX / RTF / HTML pojawia się okno ze zdefiniowanymi szablonami w Word dostępnymi w systemie.

Po wybraniu jednego z szablonów i potwierdzeniu wyboru przyciskiem Generuj przycisk zmienia swoją nazwę na Pobierz.

Aby móc wygenerować jeszcze raz plik z szablonu, należy kliknąć w trzy pionowe kropki i otworzyć Menu z dostępnymi opcjami: Generuj plik, Podgląd pliku.

Elektroniczny obieg Ready - opcje generowania i podglądu pliku

Po pobraniu i otworzeniu pliku w aplikacji Word, wygenerowany dokument zawiera uzupełnione informacje wynikające z danych uzupełnionych w systemie.

Plik z szablonu jest generowany automatycznie i zapisywany w postaci załącznika do dokumentu, natomiast wzór jest otwierany w edytorze tekstowym, po czym zapisywany w postaci załącznika do dokumentu.

Edycja wygenerowanego załącznika #

W przypadku, gdy wygenerowany dokument potrzebuje naniesienia zmian, można je wykonać poprzez pobranie pliku, naniesienie zmian, a następnie wgranie nowej wersji do systemu.

Aby wgrać nową wersję, należy przejść do zakładki Załączniki, odszukać wygenerowany dokument i prawym klawiszem myszy wybrać opcję Nowa wersja.

Następnie należy wgrać poprawiony dokument i kliknąć ZAPISZ W SYSTEMIE.

Po wprowadzonych zmianach, kolumna Wersja (można ją dodać klikając prawym klawiszem myszy w nagłówek) powinna wskazywać liczbę 2.

Elektroniczny obieg - wersje załącznika

Następnie, po kliknięciu prawym klawiszem myszy w edytowany plik i wybieraniu opcję Właściwości, można zobaczyć dokładnie te zmiany, które zostały naniesione wraz z poprzednią wersją pliku.

Po przejściu na zakładkę Wersje można zobaczyć wszystkie wprowadzone zmiany oraz użytkownika, który te zmiany wprowadził.

 

Wysyłanie dokumentów pocztą wprost z elektronicznego obiegu dokumentów #

Dokumenty, a ściślej mówiąc – załączniki, wyświetlane na liście załączników w oknie dokumentu, mogą być przesyłane jako załączniki do wiadomości Email. Wiadomość taką można utworzyć i wysłać na jeden ze sposobów:

  • wybierając pozycję Wyślij pocztą elektroniczną z menu rozwiniętego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy pozycji na liście dokumentów

 

  • z poziomu panelu zarządzania załącznikami

Tak utworzona wiadomość pocztowa będzie zawierała wybrany załącznik. Po uzupełnieniu tematu i adresata email jest gotowy do wysłania, klikając przycisk Wyślij.

Uprawnienia do dokumentów #

Dokumenty mogą być dodawane w kilku miejscach w systemie i być powiązane ze sprawami i/lub klientami. Biorąc po uwagę ten fakt oraz system uprawnień, świeżo utworzone dokumenty mogą być widoczne dla innych pracowników. Można rozważyć następujące sytuacje:

  • Po dodaniu dokumentu z poziomu aplikacji Dokumenty, jest on widoczny:
  • dla użytkowników, którzy mają prawo do naszego stanowiska, tzw. prawo do jednostki.
  • w przypadku powiązania dokumentu z klientem lub sprawą będzie on widoczny dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu zakładki Dokumenty kartoteki klienta lub sprawy.
  • Dokumenty dodane do kartoteki sprawy, są widoczne dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu Dokumentów tej sprawy.
  • Dokumenty dodane do kartoteki klienta, są widoczne dla użytkowników posiadających przywilej oglądania wszystkich danych klientów oraz dostęp do tego klienta.
  • Po utworzeniu dokumentu podczas rejestracji w dzienniku, dokument ten będzie mógł być odczytany przez innego użytkownika mającego dostęp do danego dziennika i któremu nie nadano ograniczenia oglądania dokumentów w Dzienniku (Uprawnienia systemowe dla użytkownika). Więcej o nadawaniu uprawnień do dokumentów: https://ready-os.com/pl/uprawnienia-w-ready_-self-explained/

Dla zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacyjnego, zalecane jest zapoznanie się z działaniem systemu uprawnień i wdrożenie odpowiedniej obsługi poprzez właściwą konfigurację i szkolenie pracowników.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!