Dziennik – Nr ewidencyjny

Rejestracja w dzienniku korespondencji przychodzącej służy do zarejestrowania wpływu faktury do organizacji, nadania numeru wewnętrznego, oraz wprowadzenia daty wpływu.
System skonfigurowany jest po instalacji do standardowej rejestracji faktur w jednym dzienniku dla wszystkich faktur wprowadzanych do systemu. Ten rodzaj konfiguracji, spełnia wymagania
firmy gdzie jest jedno miejsce wpływu dokumentów (jedna siedziba) i mamy jedną jednostkę rozliczeniową nie ma wielofirmowości.
Tak skonfigurowany system rejestruje dokument w Dzienniku automatycznie po wykonaniu etapu workflow „POTWIERDŹ WPROWADZONE DANE”, rejestracja w Dzienniku uniemożliwia usunięcie dokumentu z systemu, pracownikowi wprowadzającemu dokument, dlatego rejestracja w Dzienniku jest wykonana dopiero po wykonaniu pierwszego etapu procedury. Dokument zarejestrowany możliwy jest do usunięcia tylko przez Księgowość

Dobrą praktyką jest wpisanie numeru dziennikowego na fakturę papierową w celu łatwego odszukania faktury elektronicznej posiadając oryginał dokumentu.

Domyślny numer dziennikowy wygląda tak: FP/1/12/2019,
FP – faktura przychodząca
1 – numer dokumentu w miesiącu
12 – miesiąc
2019 – rok

Dodatkowe Ustawienia aplikacji: #

Czy automatycznie rejestrować faktury w Dzienniku po dodaniu dokumentu do systemu ?
Możliwa jest zmiana zachowania rejestracji w Dzienniku na AUTOMATYCZNA po utworzeniu faktury przez OCR, numer odrazu nadawany jest przez system dzięki czemu możemy odrazu nanieś numer na dokument papierowy,
jednak taki dokument może usunąć już tylko osoba posiadająca uprawnienia do modułu Dzienniki lub będąca w grupie KSIĘGOWOŚĆ.

Wielofirmowość #

Możemy skonfigurować numerację dla każdej firmy oddzielnie, w tym celu w Dziennikach tworzymy nowy dziennik faktur przychodzących i nazywam go tak żeby odróżnić go od innych dzienników.

W znak akt wprowadzamy unikalny symbol dla dziennika i wybieramy jednostkę dla której dziennik jest przeznaczony. Tak przygotowujemy dla każdej spółki jeden dziennik faktur przychodzących.
Po takiej konfiguracji faktura dla danej spółki będzie rejestrowana w odpowiednim dzienniku

MAPA DZIENNIKÓW – faktury poufne #

Najbardziej zaawansowanym sposobem konfiguracji dzienników, jest przypisane Dziennika do typu dokumentu do typu dokumentu księgowego lub do grupy.
Wybrany typ dokumentu może być rejestrowany w zdefiniowanym dzienniku, przykładem może być faktura poufna (b2b), którą nie chcemy żeby osoby mające dostęp do dzienników miały wgląd w listę takich faktur.
W tym celu utworzony dziennik dla faktur poufnych udostępniamy tylko uprawnionej grupie a w MAPIE DZIENNIKÓW definiujemy jak poniżej na zrzucie ekranu.

Uwaga: przy konfiguracji mapy należy wyłączyć opcję ustawień globalnych – Automatycznego rejestracja dokumentu w Dzienniku po dodaniu do systemu, ponieważ dokument zarejestruje się w domyślnym
dzienniku zanim pracownik zdąży ustawić Typ dokumentu księgowego.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!