Pierwsze kroki

Niniejsza sekcja zawiera opis procesu tworzenia polecenia i rozliczania delegacji. Proces ten obejmuje utworzenie dokumentu delegacji, rozliczenie delegacji po jej odbyciu oraz uruchomienie obiegu tego rozliczenia.

Grupy ról  w aplikacji

Opisane w instrukcji funkcje zostały podzielone wg ról w procesie  – grupy osób, które wykonują opisane poniżej czynności:

  1. Księgowość – grupa osób rozliczająca delegacje.
  2. Wypłata zaliczki – grupa osób odpowiedzialna za wypłaty zaliczek z kasy.
  3. Nadzór procesu – grupa osób posiadających pełne uprawnienia do wszystkich dokumentów delegacji.

Dodatkowo, delegacja opisana jest poprzez role:

  1. Delegowany – osoba wyjeżdżająca na delegację. Domyślnie, jest to osoba, która tworzy dokument delegacji.
  2. Zlecający delegację – osoba akceptująca wniosek o wyjazd służbowy (delegację). Domyślnie, jest to przełożony delegowanego.

Dodanie nowego dokumentu delegacji krajowej

Aby dodać nowy dokument delegacji, przechodzimy do zakładki MOJE, wybieramy przycisk Nowa, a z listy rozwijanej wybieramy Delegacja krajowa.

Spowoduje to, utworzenie się nowego dokumentu delegacji z uzupełnionymi podstawowymi polami jak data, czas trwania zlecenia bądź użytkownik delegowany.

Aby uzupełnić resztę informacji bądź poprawić te, które zostały już wpisane, wybieramy przycisk Edytuj, następnie uzupełniamy niezbędne informacje i klikamy Zapisz.

Znaczenie poszczególnych pól:

Spółka – pole pojawia się wtedy, gdy firma posiada kilka spółek zdefiniowanych w systemie. W takim przypadku, na każdej delegacji konieczne jest wybranie odpowiedniej spółki, w której zatrudniony jest użytkownik.

Zlecający – domyślnie jest to przełożony użytkownika. Pole konfigurowalne, może zostać zakryte, co uniemożliwi wybór innego akceptanta. Istnieje również możliwość utworzenia własnych reguł akceptacji delegacji.

Delegowany – domyślnie, jest to zalogowany użytkownik.

Dokąd – informacja o docelowym miejscu wyjazdu – może to być zarówno nazwa miejscowości, jak również kontrahent wybrany z naszej bazy klientów zdefiniowanych w systemie.

Cel – powód, dla którego użytkownik odbywa delegację. Jest to pole tekstowe, obowiązkowe do uzupełnienia.

Wyjazd – data oraz dokładna godzina wyjazdu na delegację spod siedziby firmy

Przyjazd – data oraz dokładna godzina przyjazdu z delegacji do siedziby firmy

Wybierz środek transportu – lista wielokrotnego wyboru wszystkich środków transportu, z których użytkownik korzystał będąc na wyjeździe. Na liście znajdują się: pociąg, autobus, samolot oraz zdefiniowane samochody prywatne pracowników.

Rozliczenie delegacji krajowej

Rozliczenie delegacji krajowej wykonuje pracownik delegowany po powrocie z wyjazdu.

W tym celu klika w przycisk ROZLICZ DELEGACJĘ.

Funkcja ta powoduje pojawienie się dodatkowych zakładek – Dieta, Koszty podróży, Podsumowanie. Dodatkowo status delegacji ustawia się na W ROZLICZENIU oraz uruchamia się nowy proces Rozliczenie delegacji.

Wyliczenie diety dla delegacji krajowej

W celu przygotowania rozliczenia delegacji, delegowany wylicza sobie dietę, uzupełnia ryczałty za nocleg lub przejazdy oraz dodaje rachunki / faktury.

Aby to wykonać, przechodzimy  do zakładki Dieta. W tym miejscu pojawia się dokładna informacja o dacie oraz godzinie wyjazdu, jak i o dacie oraz godzinie zakończenia delegacji.

Przycisk PRZELICZ DIETĘ pozwala nam wprowadzić poprawki w datach bądź godzinach delegacji.

Po zatwierdzeniu pojawia się informacja o stawce, przeliczonym czasie delegacji oraz zapewnionych posiłkach.

Wybierając ikonę ołówka w Akcjach możemy wprowadzić posiłki, jakie zostały zapewnione podczas delegacji, co spowoduje ponowne wyliczenie się diety.

W zależności od tego, co wybierzemy przeliczona zostanie dieta:

Brak – nie zostały zapewnione żadne posiłki

Pełne – wszystkie posiłki zostały zapewnione

Częściowe – pojawia się informacja do uzupełnienia z dokładną liczbą posiłków – śniadań, obiadów i kolacji

Ryczałty za noclegi oraz przejazdy krajowe

W kolejnej zakładce możemy uzupełnić ryczałty za noclegi oraz przejazdy w przypadku, gdy zostanie wybrany samochód prywatny. Jeśli na poleceniu w polach skąd i dokąd zostaną wybrani kontrahenci z bazy po kliknięciu Dodaj trasę system obliczy trasę na podstawie danych z Google Maps i wprowadzić dystans pomiędzy lokalizacjami.

Po zapisaniu możemy dodać drogę powrotną, którą system też na podpowie, uzupełniając dane.

Ewidencję możemy wydrukować i po podpisaniu przekazać wraz z rachunkami do Księgowości

Rachunki / Faktury

Dodatkowe koszty, na które mamy rachunek bądź fakturę możemy podpiąć pod delegację. Służy do tego zakładka Rachunki

W tym celu wybieramy zielony przycisk dodaj i wybieramy kategorię, czego dotyczy faktura.

Po wybraniu kategorii dodaje się dokument typu Faktura VAT, w której zmieniamy opis oraz kwotę klikając w te pola. Jeśli nie chcemy, aby faktura była brana do rozliczenia delegacji – odznaczamy zielony przycisk z prawej strony.

Podsumowanie kosztów delegacji krajowych

Po zapisaniu zmian, w zakładce Podsumowanie widzimy wartość delegacji z podziałem na poszczególne pozycje kosztów:

Procesowanie rozliczenia delegacji

Delegowany, po uzupełnieniu kosztów wyjazdu potwierdza wykonanie rozliczenia klikając w szarfie procedury POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

Następnie, dokument trafia do akceptacji przełożonego, który tak jak w przypadku polecenia wyjazdu, może zaakceptować rozliczenia na dwa sposoby:

– szybka akceptacja z panelu workflow (opisana w rozdziale Procesowanie delegacji z zaliczką)

– przechodząc do dokumentu i wybierając na dokumencie AKCEPTUJĘ.

W przypadku braku akceptacji rozliczenia, akceptant przechodzi na zakładkę komentarze, wpisuje powód odrzucenia rozliczenia delegacji, a następnie wybiera opcję NIE AKCEPTUJĘ.

Odrzucenie rozliczenia przez przełożonego przekierowuje delegację do etapu ROZLICZENIE DELEGACJI ze statusem ODRZUCENIE DELEGACJI do osoby inicjującej proces.

Po wprowadzeniu poprawki, przekazaniu rozliczenia do ponownej akceptacji oraz zaakceptowaniu rozliczenia przez przełożonego, procedura przechodzi do etapu akceptacji działu księgowości.

Akceptacja przez dział księgowości powoduje zakończenie procesu rozliczenia i zamknięcie dokumentu delegacji.

Natomiast, po wprowadzeniu komentarza z powodem odrzucenia i wybraniu opcji NIE, ROZLICZENIE WYMAGA POPRAWY delegacja zostaje przekierowana do etapu ROZLICZENIE DELEGACJI ze statusem ODRZUCENIE ROZLICZENIA.

Dodanie nowej delegacji zagranicznej

Aby dodać nowy dokument delegacji, przejdź do zakładki MOJE, wybierz przycisk Nowa, a z listy rozwijanej wybierz Delegacja zagraniczna.

Powyższa akcja spowoduje dodanie dokumentu delegacji zagranicznej, który oprócz podstawowych informacji o delegacji zawiera również informacje o miejscach pobytów zagranicznych.

W pierwszym kroku, uzupełniamy podstawowe dane o delegacji tak, jak to zostało opisane w pkt. 4. Następnie uzupełniamy miejsca pobytu zagranicznego – w tym celu klikamy w funkcję Dodaj pobyt.

Znaczenie poszczególnych pól:

Od – data przyjazdu do kraju zagranicznego

Do – data wyjazdu z kraju zagranicznego

Kraj – wybór z listy miejsc docelowych delegacji

Cel – powód, dla którego użytkownik został wydelegowany do wybranego kraju

Rozliczenie delegacji zagranicznej

Rozliczenie delegacji krajowej wykonuje pracownik delegowany po powrocie z wyjazdu.

W tym celu klika w przycisk ROZLICZ DELEGACJĘ.

Funkcja ta powoduje pojawienie się dodatkowych zakładek – Dieta, Koszty podróży, Podsumowanie. Dodatkowo status delegacji ustawia się na W ROZLICZENIU oraz uruchamia się nowy proces Rozliczenie delegacji.

Wyliczenie diety dla delegacji zagranicznej

Wyliczenie diety dla delegacji zagranicznej odbywa się w analogiczny sposób jak wyliczenie diety dla delegacji krajowej – przechodzimy  do zakładki Dieta. W tym miejscu pojawia się dokładna informacja o dacie oraz godzinie rozpoczęcia delegacji, wyjazdu z kraju, jak i o dacie oraz godzinie powrotu do kraju i zakończenia delegacji.

Przycisk PRZELICZ DIETĘ pozwala nam wprowadzić poprawki w datach bądź godzinach delegacji.

Po zatwierdzeniu pojawia się informacja o stawce, przeliczonym czasie delegacji oraz zapewnionych posiłkach osobno dla diety krajowej oraz zagranicznej.

Wybierając ikonę ołówka w Akcjach możemy wprowadzić posiłki, jakie zostały zapewnione podczas delegacji, co spowoduje ponowne przeliczenie się diety.

Ryczałty za noclegi oraz przejazdy zagraniczne

W zakładce Koszty podróży możemy uzupełnić ryczałty za noclegi oraz przejazdy krajowe oraz zagraniczne w przypadku, gdy te koszty nie zostaną pokryte przez pracodawcę.

Rachunki / Faktury

Dodatkowe koszty, na które mamy rachunek bądź fakturę możemy podpiąć pod delegację. Służy do tego zakładka Rachunki

 

W tym celu wybieramy zielony przycisk dodaj i wybieramy kategorię, czego dotyczy faktura.

Po wybraniu kategorii dodaje się dokument typu Faktura VAT, w której zmieniamy opis oraz kwotę klikając w te pola. Jeśli nie chcemy, aby faktura była brana do rozliczenia delegacji – odznaczamy zielony przycisk z prawej strony.

Podsumowanie kosztów delegacji zagranicznej

Wprowadzenie diety, ryczałtu za noclegi oraz fakturę o wartości 500zł.

Jeżeli koszty delegacji zagranicznych zostaną wprowadzone w innej walucie niż PLN, wartość zostanie przeliczona według daty rozliczenia, która znajduje się na zakładce Rachunki.

Poniżej rozliczenia delegacji, znajduje się informacja o walucie, dacie oraz wartości przelicznika.

Dodatkowo dla diety zagranicznej występuje informacja o podatkach pozostałych do zapłaty – w przypadku, gdy limity firmy różnią się od limitów ustawowych.

Procesowanie rozliczenia delegacji

Delegowany, po uzupełnieniu kosztów wyjazdu potwierdza wykonanie rozliczenia klikając w szarfie procedury POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.

Następnie, dokument trafia do akceptacji przełożonego, który tak jak w przypadku polecenia wyjazdu, może zaakceptować rozliczenia na dwa sposoby:

– szybka akceptacja z panelu workflow (opisana w rozdziale Procesowanie delegacji z zaliczką)

– przechodząc do dokumentu i wybierając na dokumencie AKCEPTUJĘ.

W przypadku braku akceptacji rozliczenia, akceptant przechodzi na zakładkę komentarze, wpisuje powód odrzucenia rozliczenia delegacji, a następnie wybiera opcję NIE AKCEPTUJĘ.

Odrzucenie rozliczenia przez przełożonego przekierowuje delegację do etapu ROZLICZENIE DELEGACJI ze statusem ODRZUCENIE DELEGACJI do osoby inicjującej proces.

Po wprowadzeniu poprawki, przekazaniu rozliczenia do ponownej akceptacji oraz zaakceptowaniu rozliczenia przez przełożonego, procedura przechodzi do etapu akceptacji działu księgowości.

Akceptacja przez dział księgowości powoduje zakończenie procesu rozliczenia i zamknięcie dokumentu delegacji.

Natomiast, po wprowadzeniu komentarza z powodem odrzucenia i wybraniu opcji NIE, ROZLICZENIE WYMAGA POPRAWY delegacja zostaje przekierowana do etapu ROZLICZENIE DELEGACJI ze statusem ODRZUCENIE ROZLICZENIA.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!