Bazowe elementy konfiguracji – konto użytkownika, struktura organizacyjna, powiadomienia

Konto użytkownika #

Aby przejść do ustawień konta aktualnie zalogowanego użytkownika należy kliknąć w przycisk w prawym górnym rogu okna, a następnie Edytuj profil.

Otwarte zostanie okno ustawień konta użytkownika.

Zakładka Ogólne #

Na zakładce Ogólne w oknie konta użytkownika znajdują się pola, w których można wprowadzić dodatkowe informacje kontaktowe, takie jak np.: nr telefonu, adres e-mail, nr pokoju i lokalizacja.

Przycisk Edycja otwiera bardziej rozbudowane okno edycji użytkownika z panelami ustawień: Grupy (grupy praw), Stanowisko (przypisanie do stanowiska w strukturze firmy), Prawa do struktury, Konta pocztowe.

Zdjęcie użytkownika #

Aby ustawić zdjęcie/awatar użytkownika, należy kliknąć przycisk  w polu Ustaw zdjęcie i wskazać plik z obrazkiem, który chcemy wykorzystać.

Powiadomienia #

Na tej zakładce znajdują się ustawienia wysyłanych dla użytkownika powiadomień o zadaniach, komentarzach i dokumentach.

Powiadomienia wyświetlane na panelu powiadomień biura. Panel powiadomień rozwijany jest przyciskiem, znajdującym się w prawym górnym rogu okna pulpitu.

Powiadomienia wysyłane na adres e-mail użytkownika.

Włączenie parametru Wysyłaj zbiorcze podsumowanie zadań na mój adres e-mail powoduje wysyłkę raz dziennie informacji o niezrealizowanych zadaniach.

Zastępstwo #

W tej zakładce można ustawić osoby zastępujące, ze wskazaniem okresów, w których zastępstwo będzie obowiązywać.

Struktura organizacyjna #

Aby przejść do Struktury organizacyjnej, należy zalogować się na konto Administratora Biznesowego. Następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy w Centrum, które znajduje się w prawym górnym rogu pulpitu.

 

Tworzenie struktury organizacyjnej #

Strukturę organizacyjną buduje się w oknie zarządzania strukturą organizacyjną. Ekran ten składa się z Paska narzędzi, podglądu drzewa struktury organizacyjnej oraz formularza dodawania/edycji elementu struktury.

Aby dodać nowy element struktury, należy zaznaczyć na drzewku jednostkę, która ma być nadrzędna dla tworzonej, po czym kliknąć ikonę Nowa Pasku narzędzi. Po wypełnieniu wyświetlonego po prawej stronie formularza należy zapisać zmiany.

Znaczenie pól:

  • Symbol – wartość w tym polu będzie m.in. elementem nazwy teczki tworzonej dla działu.
  • Nadrzędna – pole uzupełniane automatycznie i nieedytowalne, jego zawartość wynika z pozycji zaznaczonej na drzewku po lewej stronie.
  • Repozytorium – zaznaczenie checkboxa oznacza możliwość tworzenia teczek. Zalecane jest zaznaczanie tej opcji dla komórek organizacyjnych (pracownicy tych komórek będą automatycznie mieć możliwość zakładania teczek).
  • Jednostka rozliczeniowa – jednostka rozliczeniowa ma charakter informacyjny. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dane tworzonej/edytowanej jednostki będą wyświetlane np. na raportach.
  • Dane jednostki – pole uzupełniane w przypadku udostępnienia systemu jednostce zewnętrznej. Należy wskazać tę jednostkę poprzez wybranie jej z bazy kontaktów (wystarczy wpisanie nazwy) lub – jeśli taka nie istnieje – należy ją dodać po kliknięciu ikony, wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku Zapisz.
  • Typ jednostki – lista elementów opisana poniżej.

 

Możliwe typy jednostek organizacyjnych oraz ich znaczenie:

  • Organizacja – najwyższa w strukturze jednostka, składająca się z komórek organizacyjnych i stanowisk.
  • Komórka organizacyjna – jednostka tworzona jako podrzędna dla organizacji, mogąca mieć charakter hierarchiczny, a zatem może być złożona z podrzędnych komórek organizacyjnych i stanowisk.
  • Stanowisko – funkcja, jaką pracownik pełni w organizacji, może mieć budowę hierarchiczną.

 

Edycja elementów struktury organizacyjnej #

Aby modyfikować informacje o jednostce organizacyjnej, należy zaznaczyć ją na drzewku i kliknąć ikonę Edycja Pasku narzędzi. Zmiany dokonywane są w formularzu Dane jednostki, tożsamym z formularzem dodawania nowej jednostki.

Istnieje możliwość przemieszczania elementów struktury w obrębie drzewka – w górę, w dół lub w dowolne miejsce. W celu przeniesienia wybranej jednostki, zaznacza się ją na drzewku i przesuwa, klikając niebieskie strzałki Pasku narzędzi. Taka zmiana spowoduje jedynie zmianę wizualną struktury, nie wpływa na jej funkcjonalność.

Po kliknięciu strzałki Przenieś otwierane jest drzewko, na którym należy wskazać jednostkę, która ma być nadrzędna dla przenoszonej.

Usuwanie elementów struktury organizacyjnej #

Aby usunąć jednostkę organizacyjną, należy zaznaczyć ją na drzewie i kliknąć ikonę Usuń w Pasku narzędzi. Jednostka ta jest usuwana wraz ze wszystkimi elementami podrzędnymi. Jeśli usunięte zostanie stanowisko, usunięte zostanie również powiązanie pracownika z tym stanowiskiem, o ile wcześniej takie istniało.

Przywracanie usuniętych stanowisk #

Usunięte jednostki mogą być przywracane. W tym celu należy je wyświetlić na drzewku, zaznaczając filtr Pokaż usunięte stanowiska.  Następnie należy zaznaczyć jednostkę i kliknąć ikonę przywróć.

 

Jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną w firmie? #

Chcąc poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną firmy konieczne jest podzielenie tego procesu na poszczególne etapy:

1. Dodanie organizacji – etap niezbędny przy obsłudze wielu spółek w przedsiębiorstwie. Domyślnie zawsze instaluje się główna organizacja, nazwana zgodnie z nazwą firmy, która została podana przy procesie instalacji.

Dodając spółkę konieczne jest zwrócenie uwagi na to, aby typ jednostki był ustawiony jako Organizacja. Dodatkowo, warto zaznaczyć opcję Jednostka rozliczenia oraz wybrać z bazy kontrahentów Dane jednostki.

Dzięki wypełnieniu tej funkcjonalności, system domyślnie będzie podpowiadał nadawcę/odbiorcę podczas rejestracji pism, bądź nabywcę przy rejestracji faktur.

2. Wprowadzenie działów, czyli komórek organizacyjnych, które docelowo będą gromadzić grupy osób, posiadających te same role w firmie.

Dodając działy warto pamiętać o uzupełnieniu symbolu działu – jest to niezbędne do generowania numeracji dla spraw, oraz zaznaczeniu opcji W tej jednostce będzie można zakładać teczki po to, aby użytkownicy mogli korzystać ze spraw powiązanymi ze swoimi działami.

3. Dodanie stanowisk, czyli ról, jaką pełnią pracownicy w firmie. Stanowiska przypisuje się do odpowiednich działów, zgodnie z zasadami panującymi w firmie.

Istnieje możliwość przygotowania drzewiastej struktury stanowisk, dla przykładu: w dziale księgowości, można utworzyć stanowisko Głównej Księgowej, a następnie stanowisko w stosunku do niej podległe – Księgowa.

 

Konta Użytkowników #

Aby przejść do elementu systemu Konta Użytkowników, należy wybrać opcję z centrum:

Lista kont użytkowników #

Po wejściu w opcję Konta Użytkowników otwiera się okno z listą użytkowników.

Poprzez kliknięcie w tytuł kolumny uruchamia się sortowanie malejące, po kolejnym – włącza się sortowanie wzrastające (okno tekstowe sortuje się alfabetycznie). Lista z kontami sortuje się według wyboru odpowiedniej kolumny.

Po lewej stronie okna znajduje się podgląd struktury organizacyjnej. Za pomocą dostępnych opcji można wykonywać akcje w widoku struktury organizacyjnej. Przycisk Rozwiń powoduje rozwinięcie całego widoku struktury, Zwiń powoduje ukrycie stanowisk oraz pracowników, natomiast Odśwież drzewko wczytuje ponownie widok. Pole Szukaj służy do wpisania szukanej frazy (pracownika, stanowiska). Po wpisaniu szukanego słowa i wciśnięciu Enter, zostanie podświetlona na żółto wyszukana pozycja.

Na prawo od tytułu „Struktura organizacyjna” są dostępne Filtry.

Informacje o licencji #

W celu sprawdzenia informacji o licencji, należy kliknąć w Informacja o licencji.

 

Dodanie nowego konta użytkownika #

Jeśli Użytkownik ma zamiar utworzyć nowe Konto, powinien wybrać opcję Nowe, co spowoduje uruchomienie się alertu z treścią „Czy chcesz skorzystać z kreatora dodawania nowego konta użytkownika w celu łatwiejszej obsługi?”.

W przypadku wyboru opcji TAK, uruchamia się Kreator tworzenia nowego konta użytkownika.

W Kreatorze wymaganymi polami do uzupełnienia są pola oznaczone czerwoną gwiazdką: Nazwa Konta (musi być adresem e-mail), Imię, Nazwisko, Hasło oraz Powtórz Hasło (Minimalna długość hasła to 6 znaków), które należy wypełnić. Dodatkowo można uzupełnić pola, takie jak: Inicjały, czy E-mail oraz dodać zdjęcie.

Aby dodać zdjęcie, należy wybrać ikonę lupy. Po kliknięciu otwiera się Eksplorator obrazków, w którym należy wybrać Dodaj i zaznaczyć plik do załadowania. Następnie kliknąć w dodaną pozycję pliku i wybrać przycisk Wybierz.

Po uzupełnieniu odpowiednich pół należy wcisnąć Dalej w lewym dolnym rogu okna kreatora. Kolejnym krokiem jest przydzielenie Pracownika do odpowiedniej grupy/grup za pomocą zaznaczenia checkboxa.

W przypadku wycofania grupy należy wybrać „x”, który znajduje się przy pozycji grupy dodanej. Wszystkie dodane grupy znajdują się po prawej stronie okna.

Należy pamiętać, aby każdy użytkownik znajdował się w grupie PRACOWNICY. Ta grupa pozwala na logowanie się do systemu.

Po przydzieleniu pracownika do odpowiednich grup, należy znowu wybrać Dalej, a system przechodzi do Kroku 3. Przydzielenie do stanowiska.

W kroku 3. Należy wpisać Nazwę stanowiska, a w Nadrzędny wybrać element z drzewa, a następnie kliknąć Dalej.

W ostatnim kroku pojawia się Podsumowanie ustawień, gdzie sprawdza się, czy walidacja przebiegła pomyślnie.

Należy kliknąć przycisk DALEJ w celu utworzenia konta. Jeżeli przebiegło ono pomyślnie, to system informuje alertem, że konto zostało utworzone poprawnie.

Jeżeli użytkownik nie chce skorzystać z kreatora dodawania nowego konta, to po kliknięciu Nowe i pojawieniu się alertu: Czy chcesz skorzystać z kreatora dodawania nowego konta użytkownika w celu łatwiejszej obsługi? wybiera NIE. Otwiera się okno Nowe konto.

Nazwa konta zostaje automatycznie nadawana, jednak istnieje możliwość jej edytowania i wpisania własnej. W oknie Ważne do należy wybrać termin ważności konta. W Typie konta można wybrać, czy jest to użytkownik systemu, portalu lub bez typu. Wymaganym polem, oprócz Nazwy konta jest hasło, imię i nazwisko, które należy uzupełnić. Po wybraniu opcji Polityka Hasła otwiera się okno, informujące o tworzonym haśle.

Po zapisaniu informacji o użytkowniku, pojawiają się nowe zakładki, w których można wybrać Grupę (sposób wyboru przedstawiono powyżej).

 

 

 

 

 

 

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!