Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi może sprawić, że pracownicy staną się bardziej produktywni, a Twoje przedsiębiorstwo zacznie notować jeszcze lepsze wyniki. Właśnie w tym pomaga elektroniczny obieg dokumentów. Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, na czym polega to rozwiązanie i odkryj jego kluczowe zalety!

Spis treści:

• Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?
• Na czym polega procesowanie dokumentów?
• Jakie zalety ma system obiegu dokumentów?
• Dla kogo jest narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów?

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

Większa efektywność pracy to jeden z najważniejszych celów każdej firmy. W jego osiągnięciu pomaga system elektronicznego obiegu dokumentów. Takie narzędzie zapewnia porządek, a do tego znacznie przyspiesza poszczególne procesy. Warto też zwrócić uwagę na to, że taki sposób przekazywania informacji można wykorzystać w wielu różnych działach – nie tylko w księgowości czy HR,  ale także całej firmie. Za jego pomocą łatwo poprawić dostęp do danych, zoptymalizować procesy biznesowe i skontrolować poszczególne zadania. Jest to możliwe dzięki temu, że upoważnione osoby mają ciągły dostęp do udostępnionych im dokumentów.

Zauważ także, że taki program ma naprawdę szerokie zastosowanie. Przy jego pomocy wszystkie firmowe dokumenty można zgromadzić w jednym miejscu. Dotyczy to zarówno korespondencji, jak i faktur, umów, wniosków, list obecności, systemu zarządzania służbowymi telefonami czy rezerwacjami aut.

Na czym polega procesowanie dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na sprawne wykonywanie wielu zadań, ponieważ wszystkie ważne informacje przechowywane są w chmurze. W ten sposób pracownicy nie muszą już chodzić od gabinetu do gabinetu, aby uzyskać kolejny podpis. Te działania można zautomatyzować na podstawie wypracowanego schematu. Pozwala to na zachowanie wewnętrznych procedur i maksymalnego bezpieczeństwa danych, bez ryzyka utraty dynamiki zespołu.

Zalety tego rozwiązania warto prześledzić na przykładzie procesu związanego z rozliczaniem faktur. W tradycyjnych systemach sekretariat bądź dział obsługi otrzymuje fakturę, przesyła ją do księgowości, a stąd dokument trafia do prezesa, po czym znów zostaje wysłany do księgowości lub sekretariatu, gdzie podlega archiwizacji. Łatwo może tu dojść do zgubienia lub zniszczenia faktury czy nawet do niedotrzymania terminów. Zupełnie inaczej jest, gdy w Twojej firmie działa elektroniczne procesowanie dokumentów.

Jakie zalety ma system obiegu dokumentów?

Sprawniejsza archiwizacja dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia sprawne archiwizowanie dokumentów. Dzięki niemu nie musisz obawiać się tego, że z czasem gdzieś się zawieruszą. Jednocześnie wiele osób może mieć do nich dostęp – wystarczy, że administrator nada im odpowiednie uprawnienia. To nie tylko rozwiązuje szereg problemów, ale też zwiększa dynamikę zespołu. Warto też dodać, że program do archiwizacji dokumentów jest łatwy w obsłudze, co umożliwia szybkie wykonanie zadania. Oprócz tego upoważnieni pracownicy mogą skorzystać z intuicyjnej wyszukiwarki, która pozwala im na bezproblemowe znalezienie danego dokumentu.

 

Procesowanie dokumentów zapewnia oszczędności

Czy wiesz, że elektroniczny obieg dokumentów zapewnia także całkiem spore oszczędności? Tak naprawdę jest to ważne w przypadku każdej organizacji. Tradycyjny obieg wymaga poświęcenia dużej ilości czasu na akceptację wniosków, szukanie odpowiedniej wersji pism czy zatwierdzanie faktur. Wdrożenie elektronicznego systemu faktur online sprawia, że wszystkie potrzebne dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a przede wszystkim ich obieg podlega wcześniej ustalonemu porządkowi. Dodatkowo każdy pracownik otrzymuje instrukcje, co powinien zrobić i w jaki sposób trzeba dokonać akceptacji. Taki automatyzm zapewnia sporo oszczędności – zarówno jeśli chodzi o czas, jak i pieniądze.

 

Obieg dokumentów w firmie zwiększa pewność

System elektronicznego obiegu dokumentów daje też większą pewność. Nie musisz już dłużej przejmować się tym, że pismo się zniszczy lub zgubi. Szczególnie często dochodzi do takich sytuacji w firmach, w których w ciągu miesiąca przepływają setki czy nawet tysiące dokumentów. Wówczas naprawdę nie jest trudno o pomyłkę. Jednak taki błąd może być dla Ciebie bardzo kosztowny, dlatego elektroniczny obieg dokumentów skutecznie pozwoli Ci pozbyć się tego typu obaw. Gdy raz wprowadzisz dokument do systemu, to już tam zostanie, a w archiwum znajdziesz go dosłownie w ciągu kilku sekund.

Rejestracja dokumentów poprawia ich dostępność

Wykorzystywanie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów daje Ci nieograniczony dostęp do wszelkich informacji, znajdujących się w systemie. Możesz się nim cieszyć nawet wtedy, gdy pracujesz zdalnie lub w trakcie wyjazdu służbowego. Jednocześnie nie musisz obawiać się tego, że jakieś informacje trafią do niepowołanych osób. Wystarczy, że nadasz użytkownikom systemu konkretne uprawnienia.

 

Procesy biznesowe znacznie przyspieszają

Procesy biznesowe znacznie przyspieszą, jeśli w firmie zaczniesz wykorzystywać inteligentne narzędzia. W Symfonia Obieg Dokumentów akceptacja umowy wymaga dosłownie kilku kliknięć, co zajmuje parę sekund. Ponieważ to system wykona wiele czasochłonnych obowiązków, uda Ci się poprawić dynamikę zespołu. Dotyczy to nie tylko przesyłania poszczególnych wniosków czy faktur, ale również tworzenia ich kopii, wysłania do konkretnych działów, kontrolowanie miejsca, gdzie się znajdują oraz ich archiwizowania.

 

Sprawniejsze zarządzanie firmą

Jednym z głównych czynników, przemawiających za wykorzystywaniem elektronicznego obiegu dokumentów jest widoczna pomoc w zarządzaniu firmą. Z takim narzędziem zyskasz łatwiejszy dostęp do wielu raportów, a nawet sprawdzisz, czy pracownicy wykonali swoje zadania. To nie tylko ułatwi zarządzanie, ale też pozwoli Ci wyciągnąć wnioski i zwiększyć produktywność zespołu. Zwróć również uwagę na to, że istnieje możliwość stosowania elektronicznego obiegu dokumentów w wielu organizacjach czy oddziałach. Dzięki temu będziesz w stanie obsługiwać kilka procesów. To na pewno ułatwi Ci zarządzanie informacjami z jednego miejsca – bez konieczności ciągłej zmiany paneli administracyjnych czy kolejnych systemów.

 

Dla kogo jest narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów?

Tak naprawdę każda firma może skorzystać z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest system zarządzania obiegiem dokumentów. Sprawdzi się on zarówno w małych, średnich, jak i dużych przedsiębiorstwach. Zalet takiego rozwiązania jest mnóstwo. System przyspieszy przepływ dokumentów, które muszą przejść przez wiele działów, co niepotrzebnie wydłuża procesy biznesowe. Pamiętaj również o tym, że program do archiwizacji dokumentów przydaje się w firmach, które pracują zdalnie bądź hybrydowo, a także w tych, mających kilka mniejszych oddziałów. Wówczas jeszcze ważniejszy staje się szybki dostęp do danych, znajdujących się w chmurze.