Stara prawda biznesowa mówi, że czas to pieniądz. A jeśli pieniądz, to za wykonaną w określonym czasie usługę, opisaną w umowie. Nic więc dziwnego, że w dobie cyfryzacji pojawiła się potrzeba wdrażania systemów, które będą wspierały nie tylko archiwizację umów, ale również proces ich tworzenia i obiegu. Co zrobić, by mieć kontrolę nad procesem negocjacji umów i na które rozwiązania warto zwrócić uwagę?

Spis treści:

• Przez trudy negocjacji do finalizacji umowy
• Negocjacje umowy – częste problemy
• Od projektu umowy do efektywnego zarządzania
• Umowy to więcej niż archiwum

Przez trudy negocjacji do finalizacji umowy

Podstawą każdej transakcji jest umowa, która przez każdego klienta jest indywidualnie negocjowana. Pierwszym problemem jest właściwa numeracja umów, gdy w zespole handlowym pracuje więcej niż jedna osoba. Jak radzą sobie firmy z tym problemem? Najczęściej zapisując na dysku kolejne wersje i dodając do nazwy pliku nowy numer lub datę wysłania dokumentu. Łatwo się w tym pogubić.

Może się też zdarzyć, że przypadkiem nadpiszesz zmiany we wcześniejszym dokumencie. W międzyczasie Twój klient dzwoni i mówi, że w związku z ostatnią propozycją chciałby przywrócić postanowienia z poprzednich dokumentów, zachowując w niektórych miejscach nowe ustalenia. Co robisz w takiej sytuacji? Porównujesz wersje i kopiujesz poszczególne ustalenia do nowej mutacji umowy. Proces wyszukiwania właściwych zapisów jest czasochłonny. A przecież Ty nie pracujesz tylko nad tą jedną umową!

Albo inna sytuacja: pewnego dnia musisz jechać do klienta i cały dzień spędzisz poza firmą. W tym czasie dzwoni do Ciebie klient, który chciał omówić warunki umowy. Ponieważ nie odmawiasz rozmowy, próbujesz robić dobrą minę do złej gry i przeszukujesz szybko swoją skrzynkę email na telefonie, by znaleźć wersję dokumentu, o której rozmawiacie. Niestety, nie udaje Ci się, więc umawiasz się z klientem, że zaraz oddzwonisz. W tym czasie kontaktujesz się z kolegami, by wysłali Ci właściwy draft, ponieważ masz ograniczony dostęp do dokumentacji. Pech chce, że dostajesz umowę, ale bez naniesionych nowych zmian. I jesteś zmuszony przełożyć rozmowę z klientem na czas, kiedy będziesz przed komputerem i odnajdziesz właściwy dokument. Opisane powyżej sytuacje prowadzą do opóźnień i błędów w procesie negocjacji umowy.

Negocjacje umowy – częste problemy

Innym problemem, związanym z inicjowaniem obiegu dokumentów, jest brak jasnej procedury pracy nad umowami. Często wydaje się nam, że akceptacja prawna gwarantuje bezpieczeństwo zawieranych porozumień. Jednak równie ważna jest obsługa merytoryczna umowy, jej zaopiniowanie oraz ocena ryzyka związanego z jej zawarciem. Pominięcie niektórych etapów, co często wynika z braku workflow umów, może prowadzić do niedotrzymania terminów, utraty kontraktów i powstania niezgodności. To z kolei zwiększa ryzyko prawne, związane np. z pominięciem krytycznej klauzuli lub niespełnieniem wymogu regulacyjnego. Skutkiem tego typu zaniedbań są często kosztowne konsekwencje finansowe.

A co z archiwizacją? Gdy umowa zostanie już podpisana, trzeba ją także zarejestrować w dzienniku i schować do właściwego segregatora. Niezbędne postanowienia, sporządzone np. w formie notatki, zostaną przekazane do działu realizacji umowy, jak i do księgowości. W takim przypadku musisz liczyć się z tym, że tego typu informacje mogą zginąć w stosie firmowej dokumentacji i suma summarum także Ty, jako negocjujący umowę, będziesz zobowiązany do pilnowania, czy wszystkie postanowienia zostały zrealizowane.

Od projektu umowy do efektywnego zarządzania

Spróbujmy przyjrzeć się powyższym sytuacjom, ale tym razem używając do zarządzania umowami systemu Symfonia Obieg Dokumentów z aplikacją Umowy. Rozwiązanie znacząco usprawnia procedurę negocjowania umowy. W systemie zaplanowano dwie ścieżki procedowania porozumień z klientami, które wybierasz na etapie konfiguracji aplikacji. Dzięki temu masz zawsze pewność, że umowa trafia do właściwej osoby i nie zostanie pominięty żaden krok w jej opiniowaniu.

Każda wersja umowy jest zapisywana w systemie, co ułatwia odtworzenie historii jej zmian oraz samego przebiegu procesu negocjacji. W ten sposób nie musisz tracić czasu na porównywanie kolejnych wersji. Eliminujesz również ryzyko przypadkowego nadpisania nowych ustaleń w poprzedniej edycji.

A co, jeśli akurat pracujesz zdalnie i klient chce omówić warunki kontraktu? To też nie będzie stanowiło problemu. Każda wersja umowy jest dostępna w systemie i w aplikacji mobilnej Symfonia Obieg Dokumentów. Nawet będąc poza firmą, możesz przeglądać dokumenty, sprawdzić teczkę Klienta lub wybrać właściwą sprawę, gdzie znajdziesz dokument. W ten sposób do rozmów z klientami będziesz przygotowany na bieżąco.

Podpisaną już umowę możesz natomiast zarejestrować w bazie. W ten sposób nie tylko unikniesz sytuacji, że dokument gdzieś się zgubi, lecz również zapewnisz dostęp do znajdujących się w nim informacji osobom uprawnionym, np. z działu realizacji czy księgowości.

Scentralizowany system zarządzania umowami pomaga także w zapewnieniu zgodności. Dzięki niemu możesz upewnić się, że umowy spełniają wymogi prawne i regulacyjne oraz monitorować, czy proces ich realizacji przebiega zgodnie z potwierdzonymi warunkami. Dodatkowo oprogramowanie zapewnia lepszą kontrolę nad całym cyklem życia kontraktu, a dzięki powiadomieniom o kluczowych kamieniach milowych umożliwia śledzenie statusów każdej umowy i monitorowanie jej wykonania.

Umowy to więcej niż archiwum

Niezawodny system do zarządzania umowami jest niezbędny w każdym  przedsiębiorstwie, które ceni sobie wydajność, zgodność i zarządzanie ryzykiem. Właśnie dlatego wdrożenie Symfonia Obieg Dokumentów z aplikacją Umowy, może przynieść firmie, takiej jak Twoja, wiele korzyści. Do tych najważniejszych należą:

• usprawniony proces negocjowania umów, dzięki możliwości definiowania ról i obowiązków poszczególnych osób w zespole, a także konfigurowania procesu związanego z obiegiem dokumentów czy monitorowania realizacji wynegocjowanej umowy,
• łatwa kontrola wersji umowy i możliwość śledzenia jej historii, co zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów w procesie negocjacji,
• szybka i bezbłędna komunikacja między zespołami sprzedaży, zespołami prawnymi i innymi interesariuszami,
• skuteczne zarządzanie zgodnością i ryzykiem, dzięki możliwości weryfikacji, czy umowy zawierają wszystkie niezbędne klauzule oraz są przeglądane i zatwierdzane przez zespoły prawne,
• stały wgląd w cykl życia kontraktu, co pozwala na śledzenie postępów negocjacji, monitorowanie daty wygaśnięcia oraz zapewnienie odpowiedniej archiwizacji i przechowywania umów do wykorzystania w przyszłości.

Scentralizowany system zarządzania umowami od Symfonii usprawnia proces obiegu dokumentów oraz negocjacji z klientami. Wdrażając takie rozwiązanie, możesz z łatwością i pewnością poruszać się w gąszczu kontraktów, wiedząc, że dysponujesz narzędziami i procesami do sprawnego i efektywnego zarządzania nimi.