Umowy są nieodzownym elementem działalności każdej firmy. Dokumenty te, począwszy od umów o świadczenie usług czy sprzedaż produktów, aż po umowy o pracę i zlecenia, określają różne formy współpracy w przedsiębiorstwie. Przy tak wielu ich rodzajach łatwo się pogubić w słynnej papierkowej robocie. Nietrudno również o utratę ważnego kontraktu, a to może oznaczać spore problem. Jak poradzić sobie z tego typu wyzwaniami?

Spis treści:

• Wyzwania w zarządzaniu umowami
• Klasyczna archiwizacja jest konieczna, ale niekoniecznie wydajna
• Rejestruj umowy w systemie Symfonia Obieg Dokumentów
• Symfonia Obieg Dokumentów rejestruje, porządkuje i archiwizuje umowy

Wyzwania w zarządzaniu umowami

Wraz z rozwojem organizacji rośnie liczba dokumentów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Te pierwsze obejmują umowy z pracownikami, przepływy produktowe lub pieniężne, natomiast dokumenty zewnętrzne to najczęściej transakcje z kontrahentami. Niezależnie od ich rodzaju należy je starannie przechowywać, przestrzegając czasu określonego w przepisach prawa. Równie istotne jest zapewnienie możliwości szybkiego odnalezienia dokumentu oraz zabezpieczenie go przed dostaniem się w ręce osób nieupoważnionych.

Klasyczna archiwizacja jest konieczna, niekoniecznie wydajna

Ile razy zdarzyło Ci się, że kluczowa umowa „zniknęła” w stosie innych dokumentów? A może podczas rozliczania kontraktu nie raz trzeba było przeszukiwać dziesiątki segregatorów, aby znaleźć właściwy dokument? Firmy nieposiadające centralnego systemu rejestracji umów stają przed tego typu wyzwaniami każdego dnia. Najczęstszym rozwiązaniem jest przechowywanie kontraktów w segregatorach i szafkach na akta. Niestety, nie zapewnia to szybkiego dostępu do nich w razie potrzeby. Dodatkowo umowy są często podpisywane w przypadkowych miejscach i przez różne osoby. To wszystko niejednokrotnie prowadzi do niespójności i błędów w dokumentacji. Innym czasochłonnym procesem jest zarządzanie umowami. Wymaga ono od osób prowadzących archiwizację ręcznego sortowania i opisywania każdego dokumentu. A tu mogą pojawić się liczne błędy.

Sporo wyzwań wiąże się również z egzekwowaniem zapisów w umowach. Aby nie zapomnieć, jakie były warunki współpracy, często wypisujemy je w teczkach klienta/kontrahenta. Podobnie z kwotami oraz zabezpieczeniami umowy. Zwyczajowo uczulamy na takie zapisy dział księgowości, robiąc specjalne adnotacje lub przesyłając te informacje emailem. Co jednak jeśli taka adnotacja zginie w natłoku wpływającej do firmy dokumentacji? Albo my zapomnimy przy rozliczeniu o tak ważnej rzeczy, jaką jest np. kaucja? Najprościej byłoby tu przeglądać zapisy. Oczywiście wymaga to dostępu do dokumentu i czasu, którego w natłoku obowiązków służbowych mamy coraz mniej.

Rejestruj umowy w systemie Symfonia Obieg Dokumentów

Przyjrzyjmy się powyższym problemom jeszcze raz. „Znikające” w stosach papierów umowy po zarejestrowaniu w aplikacji Symfonia Obieg Dokumentów, pojawiają się na automatycznie wygenerowanej przez system liście. Ponadto w razie pytań o konkretny kontrakt elektroniczne archiwum umów pozwala łatwo go odszukać – wystarczy tylko pamiętać o odpowiednim ustawieniu filtrów czy list wyszukiwania.

Elektroniczna archiwizacja umów umożliwia też łatwe zarządzanie nimi, eliminując konieczność ręcznego sortowania i archiwizowania każdego dokumentu przez wyznaczonych pracowników. Zmniejsza to ryzyko błędów, takich jak nieprawidłowe opisy, czy też zgubienie załączników i aneksów.

A co z egzekwowaniem zapisów? Archiwizacja elektroniczna systemu Symfonia Obieg Dokumentów usprawnia także ten proces, dzięki wprowadzeniu adnotacji bezpośrednio przy umowie. Rejestrując nowy dokument, wyznaczony pracownik wprowadza od razu zapisane w nim zabezpieczenia. Dzięki temu dział księgowości, zamiast polegać na dołączonych do kontraktu adnotacjach lub notatkach, ma wszystkie istotne informacje w jednym miejscu – zarówno w teczce umowy, jak i kartotece klienta.

W systemie Symfonia Obieg Dokumentów mamy też możliwość powiązania faktury zakupu z konkretną umową. Co to oznacza w praktyce? Kiedy do firmy wpłynie faktura za wykonaną usługę, nie trzeba już przeszukiwać segregatorów, aby sprawdzić zgodność dokumentu księgowego. Łatwo również śledzić stan kosztów projektu, bo każda faktura jest od razu widoczna w systemie.

Warto wreszcie pamiętać, że elektroniczna archiwizacja umów zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, zwiększając ochronę kontraktów przed nieautoryzowanym dostępem. W systemie Symfonia Obieg Dokumentów, podczas pierwszego uruchomienia, najpierw utworzona zostaje struktura organizacyjna firmy. To właśnie na jej podstawie określany jest poziom uprawnień każdego pracownika. Pozwala to na konfigurację aplikacji tak, aby zapewnić dostęp tylko upoważnionym osobom, zmniejszając ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych i utraty ważnych dokumentów.

Symfonia Obieg Dokumentów rejestruje, porządkuje i archiwizuje umowy

Wdrażając elektroniczne archiwum umów, firmy mogą poprawić efektywność zarządzania dokumentami, a ważne informacje przestaną umykać. To zmniejszy ryzyko niedotrzymania warunków kontraktu. Jakie inne korzyści niesie za sobą elektroniczna archiwizacja umów w systemie Symfonia Obieg Dokumentów? Oto niektóre z nich:

• łatwy dostęp do umów, ponieważ centralny system umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, a także ułatwia ich wyszukiwanie w razie potrzeby,
• skrócenie czasu poświęconego na ręczne archiwizowanie i sortowanie umów. Zwiększa to wydajność pracy oraz zmniejsza ryzyko błędów
• lepszy wgląd w cykl życia umowy, co pozwala na stały monitoring zobowiązań umownych i ekspozycji na ryzyko,
• możliwość śledzenia ważnych kamieni milowych, takich jak daty odnowienia lub terminy płatności, co zapewnia wydajniejsze zarządzanie umowami. Zmniejsza to ryzyko straconych szans lub kosztownych błędów.

W świecie, w którym podstawą transakcji biznesowych są umowy, archiwizacja ich w centralnym systemie jest zatem niezbędną inwestycją.