Podczas rozmów z klientami, którzy napotykają trudności w rejestracji korespondencji oraz zarządzaniu obiegiem dokumentów w firmie, często pojawiają się trzy wspólne problemy. Czego dotyczą i jak je rozwiązać? Jakie korzyści w kontekście cyfryzacji przedsiębiorstwa może przynieść wdrożenie dziennika elektronicznego? Przeczytaj ten poradnik i poznaj odpowiedzi na te i inne pytania!

 

Spis treści:

• Obieg dokumentów w firmie – najważniejsze wyzwania
• Ewidencja korespondencji w firmie
• Papierowa książka korespondencyjna i Excel – czy to wystarczy?
• Symfonia Obieg Dokumentów nie tylko rejestruje, lecz również porządkuje firmową korespondencję
• Dzienniki Symfonia Obieg Dokumentów – zadania i zalety

Obieg dokumentów w firmie – najważniejsze wyzwania

Szybki obieg dokumentów ma kluczowe znaczenie z perspektywy funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Z jego wdrożeniem wiąże się jednak wiele problemów. Pierwszy wynika z tego, że na każdy z procesów patrzymy osobno, a nie całościowo.  Wtedy często pojawiają się pytania: czy do każdego z procesów lepiej wybrać osobny program, czy może raczej korzystać z jednego rozwiązania?

Drugi problem dotyczy natomiast obsługi klientów.  W wielu firmach, podczas ewidencjonowania poczty przychodzącej i wychodzącej, korzysta się ze spisu w arkuszu Excel. To rozwiązanie nie pozwala jednak rejestrować odbioru pisma. Z tego względu konieczne staje się utrzymanie papierowego dziennika. I tu pojawia się kolejne pytanie: czy są systemy, które dają możliwość potwierdzenia odbioru dokumentu?

Firmy, w których obieg dokumentów został już scyfryzowany, nierzadko mają natomiast problem z samą obsługą systemu. Bo jak, w oprogramowaniu obejmującym wszystko, skonfigurować zaledwie wycinek, którego potrzebujemy w danym momencie? W dalszej części naszego poradnika szczegółowo analizujemy powyższe zagadnienia.

Ewidencja korespondencji w firmie

Najważniejszymi kryteriami wyboru programu do obiegu dokumentów są: wielkość organizacji, ilość przetwarzanych dokumentów oraz potrzeby związane z rejestracją, opisywaniem i archiwizowaniem. Poniżej przedstawiamy sposoby organizacji ewidencji pism i wprowadzania ich do obiegu w firmach i instytucjach. Zauważymy tutaj, jak różni się zakres obowiązków poszczególnych rozwiązań:

	Miejsca występowania takiego rozwiązania	Zakres obowiązków
Recepcja	– w biurowcach i kompleksach biznesowych, gdzie mamy kilka lub kilkanaście firm, – w dużych firmach i spółkach, – w instytucjach państwowych jako biuro podawcze,	– przyjmowanie i rejestracja pism przychodzących bez otwierania ich, – przekazanie pism osobom upoważnionym w danej firmie/organizacji do odbioru poczty, – bez rejestracji korespondencji wychodzącej,
Kancelaria	– w firmach, które mają wyspecjalizowaną komórkę/ dział do odbioru i wysyłki korespondencji, – w urzędach, jednostkach i organizacjach państwowych,	– prowadzenie rejestru poczty przychodzącej i wychodzącej, – przekazywanie przesyłek przychodzących zgodnie z wytycznymi np. instrukcji kancelaryjnej do odpowiedniej osoby lub departamentu/działu, – wpisywanie pism do wysłania do książki pocztowej lub wprowadzanie danych do EKN,
Sekretariat	– w średnich i dużych firmach jako biura zarządów, – w urzędach i instytucjach jako sekretariaty wydziałów,	– ewidencjonowanie poczty przychodzącej i wychodzącej, – wprowadzanie pism do obiegu dokumentów, – nadzorowanie procesu przygotowania odpowiedzi na pismo i akceptacji tej odpowiedzi, – przygotowanie korespondencji do wysyłki, uzupełnianie książki pocztowej lub wpisywanie danych do EKN.

 

Znając konkretne różnice w sposobach rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a także obiegu dokumentów, możemy dopasować wybór rozwiązania do potrzeb danej firmy czy instytucji.

Papierowa książka korespondencyjna i Excel – czy to wystarczy?

Mimo nieuchronnej cyfryzacji nadal wiele firm korzysta z tradycyjnej, papierowej książki korespondencji. Ta metoda prowadzenia ewidencji poczty sprawdza się, gdy:

• w ciągu miesiąca firma dokonuje tylko kilku wpisów do rejestru,
• przedsiębiorstwo ma miejsce na przechowywanie kolejnych dzienników na półkach i cierpliwość do ich przeszukiwania.

Nieco bardziej nowoczesną metodą są zestawienia w arkuszach Excel. To rozwiązanie ma przewagę nad tradycyjną książką, ponieważ:

• wprowadzanie wpisów jest prostsze,
• filtrowanie danych i ich wyszukiwanie jest szybsze,
• sposób wyświetlania danych można łatwo sformatować i dopasować do osoby korzystającej z arkusza,
• istnieje możliwość wykonania kopii bezpieczeństwa arkusza,
• istnieje potrzeba udostępniania arkusza innym osobom.

Zestawienie w arkuszu Excel jest również przydatne, gdy chcemy prowadzić wysyłkę seryjną i nie wypisywać kopert ręcznie. Oba rozwiązania mogą okazać się wystarczające, ale nie są efektywne. Dlaczego?

 

Obieg dokumentów w firmie w praktyce

By zrozumieć kluczowe wyzwania, jakie wiążą się z obiegiem dokumentów, przeanalizujmy przypadek firmy, do której każdego dnia przychodzą różnego rodzaju przesyłki listowe. Pewnego razu w korespondencji znajdują się  trzy pisma ze spółki X. Jak je zarejestrować?

W papierowym dzienniku korespondencji przychodzącej musimy wpisać nazwę tej firmy trzy razy. To jednak nie wszystko, bo rejestrując pismo, warto również pamiętać o dodaniu danych, które później pomogą w odszukaniu konkretnego dokumentu. Każda przesyłka musi mieć też nadany numer w rejestrze. Jeśli nadawca dodał swój, również trzeba go odnotować. Oprócz tego wpisujemy  jeszcze datę wpływu pisma, a także datę dokumentu. Ta druga jest szczególnie ważna przy przetargach, czy w pismach urzędowych. Tak opisany dokument możemy dopiero uznać za zarejestrowany.

Nieco inaczej wygląda rejestracja w dzienniku poczty wychodzącej. Wyobraźmy sobie, że wspomnianej spółce X musimy odpisać na wszystkie trzy pisma i wysłać je oddzielnie. Jeśli korzystamy z papierowej książki poczty wychodzącej lub ze specjalnego arkusza Excel, to musimy trzykrotnie wpisać dane adresata, nadać numery rejestru i wskazać datę wysyłki. To jednak nie koniec, bo przecież tę przesyłkę trzeba jeszcze nadać. W tym celu sięgamy po Pocztową Książkę Nadawczą i wypełniamy kolejne rubryki. Jeśli z kolei wysyłamy list polecony z „R-ką”, to dodatkowo wklejamy stosowny numer z puli i wypełniamy osobny druk listu poleconego oraz zwrotki. Wszystko to robimy ręcznie, co sprawia, że proces jest czasochłonny.

 

Potwierdzenie odbioru przesyłki

Kolejnym ważnym procesem podczas rejestracji korespondencji przychodzącej jest jej przekazanie, czyli dekretacja do właściwej osoby lub działu. Wiąże się to z koniecznością potwierdzenia odbioru takiej przesyłki. W papierowej książce możemy to zrobić osobiście. Pojawia się tu jednak  problem czytelności podpisu, a wraz z tym ważne pytanie: czy przesyłkę odebrała osoba, do której była ona kierowana czy inny pracownik? Z kolei w pliku Excel nie podpiszemy osobiście odbioru poczty. Możemy jedynie dodać w kolumnie datę odbioru i wpisać dane pracownika, który odebrał taką pocztę.

 

Przechowywanie oryginałów i udostępnianie

Przekazanie pracownikom oryginału pisma jest ryzykowne, bo co jeśli dokument zginie albo zostanie zniszczony? Może pojawić się wtedy problem z jego odtworzeniem. Na szczęście po erze kserowania dokumentów, przyszedł czas na zdigitalizowane kopie wgrywane na dyski sieciowe. Tu jednak także pojawiają się pytania i wątpliwości, dotyczące np. kwestii bezpieczeństwa i dostępu do danych przez pracowników. Konieczność tworzenia wielu folderów z kolejnymi kopiami dokumentów owocuje natomiast bałaganem w plikach.

Jak widać zarządzanie ewidencją korespondencji i obiegiem dokumentów w firmie może być trudnym zadaniem, szczególnie wtedy, gdy organizacja nie dysponuje systemem elektronicznym, a jedynie spisem w papierowym dzienniku czy w arkuszu Excel. Opisanych wyżej problemów można jednak uniknąć. Zobaczmy, jak w ich rozwiązaniu może pomóc system Symfonia Obieg Dokumentów.

Symfonia Obieg Dokumentów nie tylko rejestruje,  lecz również porządkuje firmową korespondencję

Jak już wcześniej wspominaliśmy, jednym z kryteriów wyboru elektronicznego dziennika korespondencji oraz systemu wspomagającego obiegu dokumentów w firmie, jest sposób obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Zobaczmy zatem, jak dla poszczególnych komórek w firmie uporządkowano proces w systemie Symfonia Obieg Dokumentów:

	Zakres obowiązków	Rozwiązanie w Symfonia Obieg Dokumentów
Recepcja	– przyjmowanie i rejestracja pism przychodzących bez otwierania ich, – przekazanie pism osobom upoważnionym w danej firmie/organizacji do odbioru poczty,	Moduł Dzienniki, który pomaga w szybkiej rejestracji poczty przychodzącej wraz z potwierdzeniem jej odbioru.
Kancelaria	– prowadzenie rejestru poczty przychodzącej i wychodzącej, – przekazywanie przesyłek przychodzących zgodnie z wytycznymi np. instrukcji kancelaryjnej do odpowiedniej osoby lub departamentu/działu, – wpisywanie pism do wysłania do książki pocztowej lub wprowadzanie danych do EKN,	Elektroniczna rejestracja poczty wychodzącej i przychodzącej oraz wypełnianie Pocztowej Książki Nadawczej.
Sekretariat	– ewidencjonowanie poczty przychodzącej i wychodzącej, – wprowadzanie pism do obiegu dokumentów, – nadzorowanie procesu przygotowania odpowiedzi na pismo i akceptacji tej odpowiedzi, – przygotowanie korespondencji do wysyłki, uzupełnianie książki pocztowej lub wpisywanie danych do EKN.	Zapewnienie sprawnego obiegu firmowej dokumentacji oraz szybkiego dostępu do najważniejszych informacji.

 

Wróćmy na chwilę do naszej historii. Do firmy wpływają pisma, w tym trzy ze spółki X. Uruchamiamy moduł Dzienniki i… zamiast ręcznie wpisywać dane, możemy wybrać je z listy klientów. Jeśli nadawca nie znajduje się jeszcze w bazie, w szybki i prosty sposób dodamy go za pomocą modułu Klienci, np. pobierając informacje bezpośrednio z bazy GUS. Raz wpisany kontrahent pozostaje w bazie, a wszystkie dokumenty, jakie zarejestrujemy, będą dostępne w jego teczce. To rozwiązanie znacznie ułatwia wyszukiwanie informacji o dotychczasowej korespondencji. Poszczególne pisma możemy też opatrzyć komentarzem, dodać notatki, jeśli jest to wymagane. Ustawimy również datę odpowiedzi i przypomnienie.

W systemie Symfonia Obieg Dokumentów znajdziemy także moduł Kancelaria, który umożliwia masowe skanowanie dokumentów, a wbudowany silnik OCR potrafi oddzielić kolejne dokumenty np. po kodach kreskowych. A co z potwierdzeniem odbioru? Skorzystamy z dwóch funkcji:

• „Przekaż do: ”, która wyświetli się u odbierającego jako powiadomienie o przesyłce,
• „Podpis”, gdzie osoba odbierająca potwierdzi odbiór pisma, podpisując się w wyznaczonym polu.

Podczas zarządzania korespondencją w firmie musimy ponadto dbać o ochronę danych osobowych. I nie chodzi tu tylko o adres firmy, ale także o to, kto napisał pismo i w jakiej sprawie. Właśnie dlatego w systemie Symfonia Obieg Dokumentów, już podczas pierwszej konfiguracji tworzymy strukturę organizacyjną firmy, która odzwierciedla później poziomy uprawnień do zgromadzonych w bazie dokumentów. Uprawniania możemy przy tym nadawać zarówno grupom, jak i konkretnym pracownikom. Dzięki temu zawsze wiemy, komu są udostępniane dokumenty oraz kto ma do nich pełny wgląd, a kto ograniczony.

I na koniec czynność, która spędza sen z powiek przy rejestracji korespondencji wychodzącej – Książka Pocztowa. W systemie Symfonia Obieg Dokumentów, przy rejestracji pisma wychodzącego i dyspozycji do wysłania, automatycznie wypełnia się także Pocztowa Książka Nadawcza, którą możemy wygenerować i wydrukować. Jeśli natomiast firma korzysta z systemu Elektroniczny Nadawca, to dzięki integracji z Symfonia Obieg Dokumentów plik można od razu wysłać do EKN.

Dzienniki Symfonia Obieg Dokumentów – zadania i zalety

Elektroniczny dziennik korespondencji jest elementem kultury organizacyjnej firmy. Dlaczego? Ponieważ od tego,  jaki wybierzemy program, zależy komfort pracy recepcji, kancelarii czy sekretariatu.

 

Zadania dziennika korespondencji

System Symfonia Obieg Dokumentów nie ogranicza się jedynie do ewidencjonowania poczty – może też pomóc w obiegu dokumentacji w firmie. Dzięki niemu zwiększa się wydajność osób zajmujących się ewidencjonowaniem korespondencji. Jest to możliwe za sprawą automatycznego adresowania kopert, obliczania opłat pocztowych bądź kurierskich, drukowania nalepek adresowych oraz innych dokumentów, takich jak książka pocztowa.

W systemie wszystkie niezbędne informacje są przechowywane w teczce klienta oraz w sprawach, których dokumenty dotyczą. W ten sposób łatwo można dowiedzieć się, czy odpowiedzialny pracownik odebrał przesyłkę, czy nadano odpowiedź na pismo, kiedy została wysłana odpowiedź i na jaki adres. Jednocześnie z łatwością da się ograniczyć lub udzielić prawo dostępu do tych danych.

W przypadku wielofirmowości nie trzeba zakładać osobnych kont dla poszczególnych spółek oraz ich dzienników. W systemie można bowiem stworzyć jedną wspólną przestrzeń, z której będą korzystały wszystkie sekretariaty.

 

Zalety elektronicznego dziennika korespondencji

Rejestrując korespondencję w papierowych  dziennikach, musimy niejednokrotnie wpisywać te same dane. To sprzyja wielu pomyłkom, np. w adresie czy nazwie firmy. W systemie Symfonia Obieg Dokumentów te dane są wypełniane automatycznie. To nie tylko skraca czas szukania potrzebnych informacji przez użytkownika, lecz również ogranicza ryzyko błędów.

Osoba rejestrująca pismo może również korzystać z funkcji „Przekaż do: ”, dzięki czemu adresat otrzyma powiadomienie w strumieniu powiadomień, a także zobaczy dokument na liście w module Dokumenty. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w firmach, w których wykorzystuje się automatyczne instrukcje dekretacji, czyli przykazania pism.

W tradycyjnych dziennikach korespondencji wyszukanie informacji jest czasochłonne i wymaga posiadania wiedzy m.in. o dacie wpływu pisma czy jego nadawcy. W elektronicznym dzienniku, dzięki możliwości filtrowania, łatwo odnaleźć interesujące nas pismo w kilka chwil. Wystarczy wybrać opcję znajdowania po kodzie kreskowym, danych kontrahenta, dacie lub adresie. Ponadto wszystkie informacje i pisma zapisywane są automatycznie w teczkach klientów i sprawach.

Pożądaną funkcją, a zarazem zaletą elektronicznego dziennika korespondencji, jest możliwość generowania numerów „R-k” na listy polecone. Firmy, które decydują się na umowę z Pocztą Polską, otrzymują pulę numerów naklejanych następnie na koperty i zwrotki. W systemie, podczas wydruku koperty oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru, możemy wygenerować taki numer i go nadrukować. Zostanie on również zapisany w książce pocztowej.

Czasochłonnym procesem jest ręczne wypełnianie książki pocztowej przed wysłaniem pisma. Tutaj również mogą zdarzyć się pomyłki nie tylko w danych firmy, ale również rodzaju listu, jaki jest wysyłany. W systemie SOD Pocztowa Książka Nadawcza wypełnia się automatycznie, co znacznie skraca czas przygotowania wysyłki.