Tego dnia na budowach panował chaos. Opóźniona dostawa materiałów budowlanych zmieniła harmonogram prac i rozładunku. Do tego wszystkiego podwykonawcy rozliczali się z kierownikami. Wśród nich Marek, który przekazywał sprawozdania z wykonanych prac oraz faktury. Obieg dokumentów na budowie może przyprawić o przysłowiowy ból głowy. Jak nad nim zapanować?

Spis treści:

• Zanim wdrożono system do obiegu faktur
• Obieg faktur na budowie – częste problemy
• Czas na zmiany! Obieg faktur na budowie nie musi być dłużej problemem
• Digitalizacja faktur nie tylko przy użyciu skanera

Zanim wdrożono system do obiegu faktur

Kierownicy budowy – Andrzej i Bartosz – z którymi współpracował Marek, potwierdzili przyjęcie prac. Przeprowadzili również swoją procedurę obiegu faktur i pozostałych dokumentów budowlanych. Tego, jak wyglądała, dowiesz się z poniższej tabeli.

Obieg faktur na budowie – częste problemy

Problem z podwykonawcą zaczął się kilkanaście dni później. Tego dnia Marek zauważył, że na koncie nie ma przelewu za wykonanie prac w domkach jednorodzinnych u Andrzeja, ale faktura z inwestycji prowadzonej przez Bartosza została opłacona. Napisał do działu inwestycji, dlaczego nie otrzymał przelewu za wykonanie pozostałych prac. Gdy uzyskał potwierdzenie, że płatność została zrealizowana, postanowił poczekać jeszcze kilka dni. Jednak te kilka dni zmieniło się w miesiąc, a na budowie Andrzeja zaczęły się opóźnienia. Podwykonawca odmawiał wykonania dalszych prac, ponieważ nie uzyskał wypłaty za poprzedni etap – i to pomimo licznych zapewnień z działu księgowości, że przelew został wysłany.

Dlaczego do tego doszło? W natłoku papierowej dokumentacji nietrudno o pomyłkę. Uznano, że protokół od Bartosza, był tym, który miał dostarczyć Andrzej. Ponieważ księgowość nie uzyskała na czas drugiego kompletu dokumentów, trudno było stwierdzić, czy wszystko zostało opłacone. Co zatem stało się z dokumentami, które powinien dostarczyć Andrzej? Faktura i protokół zawieruszyły się pośród innych dokumentów budowy. Czy historia Marka mogłaby mieć inny finał?

Czas na zmiany! Obieg faktur na budowie nie musi być dłużej problemem

Wyobraźmy sobie znów ten sam dzień – chaos na budowie, opóźniona dostawa i do tego rozliczenia z podwykonawcami. Pierwszym z rozwiązań, które mogłoby tu pomóc, jest kalendarz spotkań. Dzięki niemu łatwo uniknąć problemu z komunikacją i natłokiem spraw na budowie, które trzeba opanować w tym samym czasie.

Drugą rzeczą jest elektroniczna rejestracja dokumentów od podwykonawców i przekazanie ich do odpowiednich osób lub działów w firmie. Jak wygląda obieg faktur w systemie Symfonia Obieg Dokumentów?

Digitalizacja faktur nie jest tematem nowym, ale jej wdrożenie, przy zastosowaniu systemu do zarządzania dokumentacją w firmie, znacznie poprawa przepływ informacji w przedsiębiorstwie.

Dzięki  ewidencji danych finansowych, system nie tylko wie, że zapisano w nim fakturę z określonym numerem, ale również kto ją wystawił, do kiedy ją trzeba zapłacić, w jakiej kwocie itd. Te wszystkie dane mogą być udostępnione pracownikom po to, by mogli oni sprawnie przetworzyć każdą fakturę, zgodnie z obowiązującym w firmie sposobem obiegu dokumentów.

Digitalizacja faktur nie tylko przy użyciu skanera

Wdrożenie systemu Symfonia Obieg Dokumentów wraz z aplikacją mobilną wprowadza w firmie jedną platformę komunikacyjną, która pomaga w przechowywaniu i przekazywaniu istotnej dokumentacji. Możliwość skanowania faktury telefonem to przede wszystkim oszczędność czasu, wynikająca z szybkiego digitalizowania danych. Zaletą elektronicznego archiwizowania faktur jest natomiast łatwiejszy i szybszy dostęp do wyszukiwanych dokumentów na podstawie różnych parametrów i zdefiniowanych metadanych.

I na koniec najważniejsze — digitalizacja faktur to proces bezpieczny, ponieważ minimalizuje liczbę operacji manualnych oraz ogranicza ryzyko ewentualnego uszkodzenia i utraty dokumentów.