Systemy klasy DMS to rozwiązania, po które często sięgają firmy chcące wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Jakie korzyści można dzięki nim uzyskać? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj narzędzia, które pozwolą Ci zapanować nad przysłowiowymi papierami w Twojej firmie!

 Spis treści

• DMS – system z którym możesz wiele zyskać
• Korzyści wynikające z wdrożenia systemu DMS w praktyce
• DMS – cyfryzacja Twojej firmy na wyciągnięcie ręki

DMS – system, z którym możesz wiele zyskać

Document Managment System to system opracowany z myślą o zarządzaniu dokumentami. Pozwala w prosty i szybki sposób zaprowadzić porządek w „papierach”, zapewniając przy tym bezproblemowy przepływ informacji oraz łatwy dostęp do umów czy faktur. W wielu firmach system DMS stanowi bazę danych, która nie tylko gromadzi dokumenty, ale także umożliwia ich udostępnianie i wyszukiwanie za pomocą kryteriów czy słów kluczowych. Dzięki temu wszystkie pisma można mieć zawsze pod ręką – niezależnie od tego czy zostały sporządzone w wersji elektronicznej, czy papierowej.

Tym, co zasługuje na uwagę, jest także workflow systemu DMS.  Pozwala on bowiem na przekazywanie dokumentów nie tylko do poszczególnych pracowników, działów czy oddziałów przedsiębiorstwa, ale dostawców zewnętrznych czy kontrahentów. Architektura systemu została opracowana w taki sposób, aby każdy użytkownik mógł korzystać z dostępnych zasobów w ramach nadanych mu uprawnień i priorytetów. Dodatkowo dokumenty są odpowiednio klasyfikowane i należycie archiwizowane, co ułatwia pracę każdego dnia.

Nowoczesne rozwiązanie na stare problemy

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów jest mało efektywny – nie dość, że zajmuje dużo czasu, to jeszcze zwiększa koszty związane z utrzymaniem firmy (np. te,  wynikające z eksploatacji drukarek, zużycia papieru itp.). Odpowiedzią na te wyzwania często okazuje się właśnie wdrożenie systemu DMS. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko usprawnić przepływ informacji, ale często stanowi pierwszy krok w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstwa.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu DMS w praktyce

Każdy przedsiębiorca zna powiedzenie, że czas to pieniądz. Właśnie dlatego w biznesie, od niepamiętnych czasów, poszukuje się rozwiązań, które pozwalają działać szybko i skutecznie, a przy tym zapewniają dużą elastyczność. Cyfryzacja firmy z systemem DMS znacząco w tym pomaga. Wykorzystanie rozwiązań cyfrowych sprawia, że nawet wtedy, gdy nie mamy bezpośredniego dostępu do biura lub kontakt z innymi pracownikami jest utrudniony, możemy z powodzeniem działać, korzystając z elektronicznych baz danych.

Zalety systemów DMS doceniają w szczególności osoby zajmujące się sprzedażą usług lub produktów, które często pracują poza biurem. Dzięki natychmiastowemu dostępowi do dokumentów nie muszą już przed każdym spotkaniem z klientem przesyłać sobie warunków umowy, ofert ani też zapisywać ich w pamięci smartfonów. Do każdego z tych plików mogą łatwo dotrzeć za pomocą systemu DMS lub zintegrowanej z nim aplikacji mobilnej.

Korzystanie z DMS pozwala wreszcie usprawnić zarządzanie firmą i zwiększa wydajność pracy. To wszystko wpływa na jakość współpracy z kontrahentami. Wprowadzenie digitalizacji do biznesu – w formie elektronicznego, zautomatyzowanego systemu obiegu dokumentów – to zatem doskonały krok w przyszłość i cyfryzację Twojej firmy.

DMS – cyfryzacja Twojej firmy na wyciągnięcie ręki

System DMS to rozwiązanie, które pomaga oszczędzać czas, eliminując przy tym wiele problemów, jakie wiązały się z tradycyjnym obiegiem dokumentów. Jego wdrożenie pozwala m.in.:

• wprowadzić jedną, centralną bazę, w której przechowywane są wszystkie ważne dokumenty i informacje,
• zadbać o bezpieczeństwo i pełną kontrolę danych,
• ograniczyć liczbę papierowych dokumentów, rozwiązując przy tym problemy z ich przechowywaniem czy gubieniem,
• zapewnić efektywność w zarządzaniu umowami, a także usprawnić ich szybki przepływ,
• zautomatyzować rutynowe czynności oraz wyeliminować błędy wynikające z pomyłek czy pośpiechu pracowników,
• zapewnić terminowość realizacji zadań i pracy,
• zyskać bezpośredni dostęp do dokumentów i danych bez względu na miejsce, w którym się znajdujemy – system działa bowiem także na urządzeniach mobilnych.

System DMS – pierwszy krok w stronę cyfryzacji firmy

System DMS to wsparcie dla każdego przedsiębiorstwa – bez względu na jego rozmiar, lokalizację czy charakter działalności. Zapewnia nie tylko elektroniczny obieg dokumentów, ale także usprawnia procesy związane z zarządzaniem korespondencją i pismami, tworzeniem umów, procedowaniem faktur zakupowych i ich obsługą, czy wreszcie zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Z dobrze zaprojektowanym systemem można z łatwością wprowadzać dane i dokumenty, swobodnie je modyfikować czy tworzyć nowe szablony procesów dopasowanych do potrzeb firmy. Innowacyjny system DMS pozwala też pracować z dowolnego miejsca – wystarczy tylko zalogować się za pomocą przeglądarki lub skorzystać z aplikacji. W praktyce duże znaczenie mają również funkcje obsługi dokumentów, takie jak OCR, współpraca z drukarkami, skanerami czy innymi komputerami, automatyczna rejestracja umów czy też integracja z rozwiązaniami zewnętrznymi, jak np. oprogramowanie ERP.